Welche Arten von Bestandsaufnahmen gibt es?
Bestandsaufnahmen stellen Unternehmen oft vor grosse Herausforderungen. OMS Retail begleitet Sie als Full-Service-Dienstleister in allen Verfahren – von der klassischen Stichtags-Bestandsaufnahme über die zeitlich verlegte Variante bis hin zu anspruchsvollen Stichprobenverfahren.
Mit über 20 Jahren Erfahrung, moderner Technologie und mehr als 900 Mitarbeitenden gewährleisten wir europaweit strukturierte Bestandsaufnahmen, verlässliche Ergebnisse und eine spürbare Entlastung Ihrer internen Ressourcen.
Themenübersicht
- Bedeutung einer ordnungsgemäßen Bestandsaufnahme
- Überblick über die Arten von Bestandsaufnahmen
- Vorteile eines Dienstleisters für Bestandsaufnahmen
- In vier Schritten zur erfolgreichen Bestandsaufnahme
- Häufige Fragen zu Verfahren für Bestandsaufnahmen
- OMS Retail: Ihr Partner für prüfungssichere Bestandsaufnahmen
1. Bedeutung einer ordnungsgemäßen Bestandsaufnahme
Eine ordnungsgemässe Bestandsaufnahme ist für den Detailhandel unverzichtbar und erfüllt mehrere zentrale Funktionen:
- Gesetzliche Pflicht & Bilanzsicherheit: Grundlage für einen verlässlichen Jahresabschluss.
- Vermeidung von Verlusten: Schwund, Diebstahl und Fehler werden sichtbar.
- Datenqualität für die Warenwirtschaft: Exakte Bestände sichern Planung und Disposition.
- Reibungslose Abläufe & Vertrauen: Störungen werden minimiert, Vertrauen gestärkt.
Damit wird die Bestandsaufnahme zu einem wichtigen Instrument, das rechtliche Sicherheit schafft, Verluste reduziert und die Basis für erfolgreiche Geschäftsentscheidungen bildet.
Unser Full-Service-Ansatz umfasst alle gängigen Arten der Bestandsaufnahme. So können wir für jedes Handelsmodell die optimale Lösung bereitstellen, Abläufe vereinfachen und Ihr Team deutlich entlasten.
2. Überblick über die Arten von Bestandsaufnahmen
Im Handelsrecht sind verschiedene Arten der Bestandsaufnahme zulässig. Die wichtigsten sind Stichtags-, zeitlich verlegte und Stichproben-Bestandsaufnahme. Während alle Verfahren spezifische Anforderungen erfüllen, werden im Detailhandel vor allem Stichtags- und verlegte Bestandsaufnahmen eingesetzt:
Permanente Inventur
Die softwarebasierte permanente Bestandsaufnahme erfasst Zu- und Abgänge laufend und erleichtert so den Jahresabschluss. Voraussetzung ist ein zuverlässiges Warenwirtschaftssystem mit lückenloser Dokumentation – verbunden mit sehr hohem organisatorischem und buchhalterischem Aufwand. Während wir bei OMS Retail Sie bei klassischen Bestandsaufnahme-Methoden persönlich unterstützen, stellt die permanente Bestandsaufnahme eine Alternative für den Handel dar.
3. Vorteile eines Dienstleisters für Bestandsaufnahmen
Eine Bestandsaufnahme im Detailhandel ist mit erheblichem organisatorischem und personellem Aufwand verbunden. Besonders bei Stichtags-Bestandsaufnahmen oder komplexen Filialstrukturen erfordert sie eine präzise Planung, viele Mitarbeitende und eine klare Koordination. Wird der Prozess ausschliesslich intern durchgeführt, steigt das Risiko von Überlastungen, Fehlern und unvollständigen Ergebnissen.
Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister wie OMS Retail reduziert diesen Aufwand deutlich. Externe Bestandsaufnahme-Teams arbeiten nach erprobten Standards, bringen die notwendige Technik mit und gewährleisten eine rechtskonforme sowie prüfungssichere Durchführung. So erhalten Sie verlässliche Resultate, ohne Ihr eigenes Personal übermässig zu binden.
4. In vier Schritten zur erfolgreichen Bestandsaufnahme
Ein strukturierter Ablauf stellt sicher, dass Ihre Bestandsaufnahme effizient und fehlerfrei durchgeführt wird. Bei OMS Retail betreut Sie ein zentrales Team von der Anfrage bis zum Abschluss. Der typische Projektablauf gliedert sich in vier Schritte:
5. Häufige Fragen zu Verfahren für Bestandsaufnahmen
Wann genau müssen Sie als Händler eine Bestandsaufnahme durchführen? Wie finden Sie den besten Zeitpunkt, und wie lange dauert die Zählung in der Regel? Kann Ihr Geschäft währenddessen geöffnet bleiben – und was bedeutet eigentlich eine Stichproben-Bestandsaufnahme? In unseren FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen zu Planung, Ablauf und rechtlichen Vorgaben.
Muss ich als Händler jedes Jahr eine Bestandsaufnahme durchführen?
Grundsätzlich ja. In Österreich verlangt § 191 UGB, dass Unternehmer zu Beginn und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar erstellen – das heißt eine vollständige Bestandsaufnahme.
§ 192 UGB regelt ergänzend, dass Vermögensgegenstände im Regelfall körperlich zu erfassen sind, und erlaubt in bestimmten Fällen auch andere Verfahren wie Stichproben oder vor- bzw. nachverlegte Anlagen, sofern sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
Auch bei Unternehmensgründung, Verkauf oder Auflösung ist eine Bestandsaufnahme notwendig.
Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Bestandsaufnahme?
Der ideale Zeitpunkt hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Klassisch erfolgt die Bestandsaufnahme zum Jahresende, weil dann der Jahresabschluss gemacht wird. Viele Händler wählen Termine direkt nach Weihnachten oder zu Jahresbeginn.
Wichtig ist, dass der Lagerbestand zum Zählzeitpunkt möglichst niedrig und der Betrieb ruhig ist – dann geht die Zählung schneller. Saisonbetriebe führen die Bestandsaufnahme oft nach der Hauptsaison durch, wenn das Lager überschaubarer ist. Nach § 192 UGB dürfen Sie auch einen Termin wählen, der innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres liegt, und den Bestand rechnerisch auf den Stichtag fort- oder zurückrechnen.
Optimal ist ein Termin, der die Abläufe kaum stört: etwa an Ruhetagen, abends, nachts oder ausserhalb der Öffnungszeiten. So bleibt das Geschäft geöffnet und der Kundenverkehr beeinträchtigt die Zählung nicht.
Kurz gesagt: Planen Sie die Bestandsaufnahme in eine ruhige Phase und stimmen Sie den Termin frühzeitig intern sowie mit Ihrem Dienstleister ab.
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme in der Regel?
Die Dauer einer Bestandsaufnahme hängt von der Größe der Verkaufs- oder Lagerfläche und von der Anzahl der Artikel ab. In einem kleinen Geschäft kann die Zählung in zwei bis drei Stunden erledigt sein, während ein grosser Supermarkt mehrere Stunden bis hin zu einem ganzen Arbeitstag benötigt.
Mit Unterstützung eines professionellen Teams lässt sich die Dauer deutlich verkürzen – geübte Helfer erfassen oft einen kompletten Markt innerhalb weniger Stunden. Entscheidend ist die Vorbereitung: Sind die Waren ordentlich sortiert und gekennzeichnet, geht es schneller.
Auch die gewählte Methode spielt eine Rolle: Bei einer Stichproben-Bestandsaufnahme (sofern zulässig) reduziert sich die Zählzeit, während eine Vollaufnahme naturgemäss länger dauert. Ein Dienstleister wie OMS Retail kann im Vorfeld meist recht genau einschätzen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird.
Planen Sie dennoch einen Zeitpuffer ein – falls ungeplante Nacharbeiten nötig werden – und starten Sie möglichst früh am Tag, um bei Bedarf bis zum Abend fertig zu sein.
Kann ich mein Geschäft während der Bestandsaufnahme geöffnet lassen?
Die Dauer einer Bestandsaufnahme hängt von der Größe der Verkaufs- oder Lagerfläche und von der Anzahl der Artikel ab. In einem kleinen Geschäft kann die Zählung in zwei bis drei Stunden erledigt sein, während ein grosser Supermarkt mehrere Stunden bis hin zu einem ganzen Arbeitstag benötigt.
Mit Unterstützung eines professionellen Teams lässt sich die Dauer deutlich verkürzen – geübte Helfer erfassen oft einen kompletten Markt innerhalb weniger Stunden. Entscheidend ist die Vorbereitung: Sind die Waren ordentlich sortiert und gekennzeichnet, geht es schneller.
Auch die gewählte Methode spielt eine Rolle: Bei einer Stichproben-Bestandsaufnahme (sofern zulässig) reduziert sich die Zählzeit, während eine Vollaufnahme naturgemäss länger dauert. Ein Dienstleister wie OMS Retail kann im Vorfeld meist recht genau einschätzen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird.
Planen Sie dennoch einen Zeitpuffer ein – falls ungeplante Nacharbeiten nötig werden – und starten Sie möglichst früh am Tag, um bei Bedarf bis zum Abend fertig zu sein.
Unter welchen Voraussetzungen ist eine Stichprobeninventur erlaubt?
Die Stichproben-Bestandsaufnahme ist eine Methode, bei der nur ein Teil der Bestände gezählt wird und daraus der Gesamtbestand geschätzt wird. Sie ist in Österreich erlaubt (§ 192 UGB Abs. 4), sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. zuverlässig geführt sein; zudem darf das Verfahren nur mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden erfolgen. Das Ergebnis muss hinsichtlich Art, Menge und Wert dem einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommen.
Für grosse Lager mit vielen gleichartigen Artikeln eignet sich die Stichproben-Bestandsaufnahme besonders gut. Für kleine oder mittelgroße Einzelhändler ist der Aufwand für Statistik und Dokumentation oft zu hoch. Vor Anwendung sollte Rücksprache mit Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater erfolgen.
In der Praxis verlangen Prüfer häufig, dass trotz Stichprobenverfahren stichprobenartige Nachzählungen oder Vergleichszählungen zur Plausibilisierung durchgeführt werden. Kurz gesagt: Ja, die Stichproben-Bestandsaufnahme ist zulässig und kann Zeit sparen, aber sie erfordert Expertenwissen, klare Dokumentation und Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Deshalb setzen viele Händler – besonders im Mittelstand – weiterhin auf vollständige Bestandsaufnahmen (Stichtags oder zeitlich verlegt), um sicherzugehen.
Die Bestandsaufnahme ist für Händler nicht nur eine gesetzliche Pflicht nach dem österreichischen Unternehmensgesetzbuch (UGB), sondern auch ein zentrales Instrument für Transparenz und Planungssicherheit. Zeitpunkt, Dauer und Ablauf lassen sich mit guter Vorbereitung optimal gestalten.
Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer Bestandsaufnahme wünschen, begleiten wir Sie professionell von der Planung bis zur Durchführung – selbstverständlich unter Einhaltung aller Vorgaben des UGB.
6. OMS Retail: Ihr Partner für prüfungssichere Bestandsaufnahmen
Eine ordnungsgemässe Bestandsaufnahme ist für Händler unverzichtbar – sie schafft Rechtssicherheit, Transparenz und eine verlässliche Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Fehlerhafte oder unvollständige Erfassungen bergen hingegen steuerliche und rechtliche Risiken.
OMS Retail unterstützt Sie als Full-Service-Dienstleister bei allen anerkannten Arten der Bestandsaufnahme: von der klassischen Stichtags- über die zeitlich verlegte bis hin zur Stichproben-Bestandsaufnahme. Mit über 20 Jahren Erfahrung, moderner Technologie und einem europaweit tätigen Expertenteam gewährleisten wir strukturierte Abläufe, präzise Ergebnisse und eine revisionssichere Dokumentation.
So stellen Sie die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher und entlasten gleichzeitig Ihre internen Ressourcen.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren
Buchen Sie jetzt Ihre Full-Service-Bestandsaufnahme und sichern Sie sich einen verlässlichen Partner, der Sie langfristig entlastet. Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular für ein individuelles Angebot – so profitiert auch Ihr Filialnetz künftig von unserem Full-Service für eine schnelle und effiziente Bestandsaufnahme.
Ihr direkter Kontakt zu uns!
E-Mail: info@oms-retail.com
Telefon: +49 (0)511 / 515 283-0