Ce tipuri de inventar există?

În principiu, da. În Germania, secțiunea 240 din Codul comercial german (HGB) stipulează că fiecare comerciant trebuie să facă un inventar la sfârșitul anului financiar - de obicei la data bilanțului, 31 decembrie. De asemenea, un inventar este necesar atunci când o societate este înființată, vândută sau dizolvată.

Excepțiile se aplică numai întreprinderilor foarte mici: Întreprinzătorii individuali care generează o cifră de afaceri mai mică de 600 000 EUR și un profit net mai mic de 60 000 EUR în doi ani consecutivi sunt scutiți de obligația de inventariere. Cu toate acestea, majoritatea comercianților cu amănuntul depășesc aceste praguri, ceea ce înseamnă că un inventar anual face parte din contabilitatea corectă.

Apropo: un inventar nu este doar obligatoriu, ci și util pentru a cunoaște nivelul real al stocurilor - chiar dacă nu sunteți obligat prin lege să efectuați unul, este recomandat pentru o imagine de ansamblu operațională.

Momentul optim pentru inventariere depinde de modelul dvs. de afaceri. În mod tradițional, inventarierea se realizează la sfârșitul anului, deoarece atunci se închid conturile. Mulți comercianți cu amănuntul stabilesc data imediat după Crăciun sau la începutul anului.

Este important ca nivelul stocurilor să fie cât mai scăzut și calm posibil în momentul numărării - acest lucru accelerează numărarea. Retailerilor sezonieri, de exemplu, le place să facă inventarul după sezonul de vârf, când depozitul este mai gol. Datorită inventarierii amânate în conformitate cu secțiunea 241 HGB, puteți, de asemenea, să numărați cu câteva săptămâni sau luni înainte sau după data limită.

Este ideală o dată care să perturbe puțin operațiunile comerciale: de exemplu, duminica, într-o zi liberă sau seara/noaptea, în afara orelor de deschidere. Astfel, nu trebuie să închideți magazinul, iar traficul de clienți nu interferează cu numărătoarea.

Pe scurt: planificați inventarierea pentru o perioadă în care vânzările sunt scăzute și coordonați data pe plan intern și cu furnizorul de servicii cu mult timp înainte.

Durata unui inventar depinde de mărimea zonei de vânzare sau de depozitare și de numărul de articole. Într-un magazin mic, numărătoarea poate fi finalizată în 2-3 ore, în timp ce un supermarket mare poate dura câteva ore sau chiar o zi întreagă de lucru.

Cu sprijinul unei echipe profesioniste de inventarieri, timpul necesar poate fi redus semnificativ - inventarierii cu experiență reușesc adesea să numere un întreg magazin în câteva ore. Pregătirea este importantă: dacă bunurile sunt sortate și etichetate corespunzător, procesul este mai rapid.

Metodologia joacă, de asemenea, un rol: timpul de numărare este redus în cazul unui inventar prin sondaj (dacă este permis), în timp ce un inventar complet durează în mod natural mai mult. Un furnizor de servicii de inventariere, cum ar fi OMS Retail, poate estima, de obicei, cu destulă precizie în avans, cât timp va dura un proiect de inventariere.

Ca regulă generală, este mai bine să planificați un mic buffer - în cazul în care sunt necesare retușuri neplanificate - și să începeți devreme în zi, astfel încât să puteți termina până seara, dacă este necesar.

Acest lucru depinde de tipul de inventar și de organizație. Mulți comercianți cu amănuntul își închid magazinul pe durata inventarierii (de exemplu, o jumătate de zi), astfel încât numărătoarea să poată fi efectuată fără perturbări. Acest lucru este deosebit de frecvent în cazul unui inventar la o dată cheie, pentru a înregistra toate articolele într-o perioadă scurtă de timp.

Teoretic, numărarea este posibilă și în timpul operațiunilor în curs - de exemplu, prin blocarea fiecărei zone în parte - dar acest lucru prezintă riscuri: clienții ar putea muta sau cumpăra bunuri în timp ce numărătoarea este în curs, ceea ce ar putea duce la confuzie. Este mai practic să se efectueze inventarierea în afara orelor de deschidere.

OMS Retail oferă flexibilitate maximă în acest caz: putem efectua numărătoarea noaptea, dimineața devreme sau la sfârșit de săptămână, dacă este necesar, astfel încât activitatea dumneavoastră zilnică să nu fie afectată. În unele cazuri (de exemplu, supermarketurile deschise 24 de ore din 24), nu se poate organiza o închidere completă; în acest caz, inventarierea poate fi efectuată pe secțiuni, cu culoarele individuale închise temporar clienților.

În general, recomandarea este: dacă este posibil, efectuați procesul fără trafic de clienți pentru a obține un rezultat curat și rapid.

Inventarierea prin sondaj este un tip special de inventariere în care se numără doar o parte din stoc și se estimează stocul total pe baza acestuia. Aceasta este permisă prin lege în Germania [articolul 241 alineatul (1) din HGB], dar este supusă unor condiții stricte.

Pentru a putea recurge la inventarierea prin sondaj, trebuie să țineți o evidență foarte bună a stocurilor și să folosiți o metodă matematică-statistică recunoscută. În plus, rezultatul trebuie să fie la fel de precis ca un inventar complet, cu o probabilitate de 95%.

În termeni practici, aceasta înseamnă că metoda este potrivită în special pentru depozitele mari cu multe articole similare. Pentru un comerciant cu amănuntul obișnuit, efortul statistic ar fi de obicei prea mare. Înainte de a efectua un eșantion aleatoriu, trebuie să vă consultați întotdeauna auditorul sau consultantul fiscal.

În multe cazuri, auditorii solicită cel puțin recontări aleatorii pentru a verifica plauzibilitatea în ciuda eșantionării inventarului. Pe scurt: Da, eșantionarea inventarului este permisă și economisește timp, dar necesită cunoștințe de specialitate și o documentație clară pentru a fi recunoscută.

Din acest motiv, majoritatea comercianților cu amănuntul - în special în sectorul IMM-urilor - continuă să se bazeze pe inventarul complet (la data raportării sau relocalizat) pentru a fi siguri.