Welche Inventurarten gibt es?

Grundsätzlich ja. In Deutschland schreibt § 240 HGB vor, dass jeder Kaufmann am Ende des Geschäftsjahres eine Inventur machen muss – meist zum Bilanzstichtag 31. Dezember. Auch bei Gründung, Verkauf oder Auflösung eines Unternehmens ist eine Bestandsaufnahme erforderlich.

Ausnahmen gelten nur für sehr kleine Unternehmen: Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Jahresüberschuss erzielen, sind von der Inventurpflicht befreit. Die meisten Einzelhändler überschreiten diese Schwellen jedoch, sodass eine jährliche Inventur zur ordnungsgemäßen Buchführung gehört.

Übrigens: Eine Inventur ist nicht nur Pflicht, sondern auch nützlich, um den tatsächlichen Lagerbestand zu kennen – selbst wenn man rechtlich keine machen müsste, empfiehlt es sich für den betrieblichen Überblick.

Der optimale Inventurzeitpunkt hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Klassisch wird die Inventur zum Jahresende durchgeführt, da dann der Abschluss gemacht wird. Viele Händler legen den Termin direkt nach Weihnachten oder zum Jahresanfang.

Wichtig ist, dass der Lagerbestand zum Zählzeitpunkt möglichst niedrig und ruhig ist – so geht die Zählung schneller. Saisonale Händler machen z. B. die Inventur gerne nach der Hauptsaison, wenn das Lager leerer ist. Dank der zeitlich verlegten Inventur nach § 241 HGB können Sie auch einige Wochen oder Monate vor bzw. nach dem Stichtag zählen.

Ideal ist ein Termin, der die Betriebsabläufe wenig stört: Zum Beispiel am Sonntag, an einem Ruhetag oder abends/nachts außerhalb der Öffnungszeiten. Dann müssen Sie das Geschäft nicht schließen und Kundenverkehr beeinträchtigt nicht die Zählung.

Kurz gesagt: Planen Sie die Inventur in eine verkaufsschwache Phase und stimmen Sie den Termin frühzeitig intern und mit Ihrem Dienstleister ab.

Die Dauer einer Inventur richtet sich nach der Größe der Verkaufsfläche bzw. Lagerfläche und der Anzahl der Artikel. In einem kleinen Laden kann die Zählung in 2–3 Stunden erledigt sein, während ein großer Supermarkt mehrere Stunden bis hin zu einem vollen Arbeitstag benötigt.

Mit Unterstützung eines professionellen Inventurteams lässt sich die Dauer deutlich verkürzen – oft schaffen es geübte Inventurhelfer, einen kompletten Markt innerhalb weniger Stunden zu erfassen. Wichtig ist die Vorbereitung: Ist die Ware ordentlich sortiert und gekennzeichnet, geht es schneller.

Auch die Methodik spielt eine Rolle: Bei einer Stichprobeninventur (sofern zulässig) reduziert sich die Zählzeit, während eine Vollinventur naturgemäß länger dauert. Ein Inventurdienstleister wie OMS Retail kann meist im Vorfeld recht genau einschätzen, wie viel Zeit ein Inventurprojekt in Anspruch nehmen wird.

Generell gilt: Planen Sie lieber etwas Puffer ein – falls doch ungeplante Nacharbeiten nötig werden – und starten Sie früh am Tag, um notfalls bis abends fertig zu sein.

Das kommt auf die Inventurart und die Organisation an. Viele Händler schließen ihr Geschäft für die Dauer der Inventur (z. B. einen halben Tag), damit ungestört gezählt werden kann. Dies ist vor allem bei einer Stichtagsinventur üblich, um in kurzer Zeit alle Artikel zu erfassen.

Theoretisch kann man auch während des laufenden Betriebs zählen – etwa indem man Bereich für Bereich sperrt – doch birgt das Risiken: Kunden könnten Waren verschieben oder kaufen, während gezählt wird, was zu Verwirrung führt. Praktischer ist es, die Inventur außerhalb der Öffnungszeiten stattfinden zu lassen.

OMS Retail bietet hier maximale Flexibilität: Wir zählen auf Wunsch nachts, früh morgens oder am Wochenende, sodass Ihr Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird. In einigen Fällen (z. B. 24-Stunden-Supermärkte) lässt sich eine komplette Schließung nicht einrichten; dann kann abschnittsweise inventiert werden, wobei einzelne Gänge temporär für Kunden gesperrt sind.

Insgesamt lautet die Empfehlung: Wenn möglich, durchführen ohne Kundenverkehr, um ein sauberes und schnelles Ergebnis zu erzielen.

Die Stichprobeninventur ist ein spezielle Inventurart, bei dem man nur einen Teil der Bestände zählt und daraus den Gesamtbestand schätzt. Sie ist in Deutschland gesetzlich erlaubt (§ 241 Abs. 1 HGB), aber an strenge Voraussetzungen geknüpft.

Um eine Stichprobeninventur anwenden zu dürfen, müssen Ihre Lagerbücher sehr ordentlich geführt sein und Sie müssen ein anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren nutzen. Außerdem muss das Ergebnis mit 95 % Wahrscheinlichkeit so genau sein wie eine Vollaufnahme.

Praktisch bedeutet das: Die Methode eignet sich vor allem für große Lager mit vielen gleichartigen Artikeln. Für einen normalen Einzelhändler wäre der statistische Aufwand meist zu hoch. Bevor Sie eine Stichprobe durchführen, sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater halten.

In vielen Fällen verlangen Prüfer trotz Stichprobeninventur zumindest stichprobenartige Nachzählungen zur Plausibilisierung. Kurz gesagt: Ja, die Stichprobeninventur ist zulässig und spart Zeit, aber sie erfordert Expertenwissen und eine klare Dokumentation, damit sie anerkannt wird.

Daher setzen die meisten Händler – insbesondere im Mittelstand – weiterhin auf die Vollinventur (Stichtag oder verlegt), um auf Nummer sicher zu gehen.