Jakie są rodzaje zapasów?

Zasadniczo tak. W Niemczech sekcja 240 niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) stanowi, że każdy sprzedawca musi przeprowadzić inwentaryzację na koniec roku obrotowego - zwykle w dniu bilansowym 31 grudnia. Inwentaryzacja jest również wymagana w przypadku założenia, sprzedaży lub rozwiązania spółki.

Wyjątki dotyczą tylko bardzo małych firm: Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które generują mniej niż 600 000 euro obrotu i 60 000 euro zysku netto w ciągu dwóch kolejnych lat, są zwolnione z wymogu inwentaryzacji. Jednak większość sprzedawców detalicznych przekracza te progi, co oznacza, że coroczna inwentaryzacja jest częścią prawidłowej księgowości.

Przy okazji: inwentaryzacja jest nie tylko obowiązkowa, ale także przydatna do poznania rzeczywistego poziomu zapasów - nawet jeśli nie jesteś prawnie zobowiązany do jej przeprowadzenia, jest to zalecane w celu uzyskania przeglądu operacyjnego.

Optymalny czas na inwentaryzację zależy od modelu biznesowego. Tradycyjnie inwentaryzację przeprowadza się pod koniec roku, ponieważ wtedy zamykane są rachunki. Wielu sprzedawców detalicznych wyznacza tę datę bezpośrednio po świętach Bożego Narodzenia lub na początku roku.

Ważne jest, aby poziomy zapasów były tak niskie i spokojne, jak to możliwe w momencie liczenia - przyspiesza to liczenie. Sprzedawcy sezonowi, na przykład, lubią przeprowadzać inwentaryzację po szczycie sezonu, kiedy magazyn jest bardziej pusty. Dzięki odroczonej inwentaryzacji zgodnie z § 241 HGB, można również policzyć kilka tygodni lub miesięcy przed lub po dacie granicznej.

Idealna jest data, która powoduje niewielkie zakłócenia w działalności biznesowej: na przykład w niedzielę, w dzień wolny lub wieczorem/nocą poza godzinami otwarcia. Wówczas nie trzeba zamykać sklepu, a ruch klientów nie zakłóca liczenia.

Krótko mówiąc: zaplanuj inwentaryzację na okres niskiej sprzedaży i skoordynuj datę wewnętrznie i z dostawcą usług z dużym wyprzedzeniem.

Czas trwania inwentaryzacji zależy od wielkości powierzchni sprzedażowej lub magazynowej oraz liczby artykułów. W małym sklepie inwentaryzację można przeprowadzić w ciągu 2-3 godzin, podczas gdy w dużym supermarkecie może to zająć kilka godzin lub nawet cały dzień roboczy.

Przy wsparciu profesjonalnego zespołu inwentaryzacyjnego czas ten można znacznie skrócić - doświadczonym inwentaryzatorom często udaje się policzyć cały sklep w ciągu kilku godzin. Przygotowanie jest ważne: jeśli towary są odpowiednio posortowane i oznakowane, proces jest szybszy.

Metodologia również odgrywa rolę: czas liczenia ulega skróceniu dzięki próbkowaniu zapasów (jeśli jest to dozwolone), podczas gdy pełna inwentaryzacja naturalnie trwa dłużej. Dostawca usług inwentaryzacyjnych, taki jak OMS Retail, może zazwyczaj dość dokładnie oszacować z wyprzedzeniem, ile czasu zajmie projekt inwentaryzacji.

Zasadniczo lepiej jest zaplanować niewielki bufor - na wypadek konieczności nieplanowanych przeróbek - i rozpocząć pracę wcześnie w ciągu dnia, aby w razie potrzeby zakończyć ją wieczorem.

Zależy to od rodzaju inwentaryzacji i organizacji. Wielu sprzedawców detalicznych zamyka swoje sklepy na czas inwentaryzacji (np. na pół dnia), aby umożliwić niezakłócone liczenie. Jest to szczególnie powszechne w przypadku inwentaryzacji z kluczową datą w celu zarejestrowania wszystkich pozycji w krótkim czasie.

Teoretycznie możliwe jest również liczenie podczas trwających operacji - na przykład poprzez blokowanie poszczególnych obszarów - ale wiąże się to z ryzykiem: klienci mogą przenosić lub kupować towary w trakcie liczenia, co prowadzi do zamieszania. Bardziej praktyczne jest przeprowadzanie inwentaryzacji poza godzinami otwarcia.

OMS Retail oferuje tutaj maksymalną elastyczność: w razie potrzeby możemy liczyć w nocy, wcześnie rano lub w weekendy, aby nie wpływać na codzienną działalność. W niektórych przypadkach (np. 24-godzinne supermarkety) nie można zorganizować całkowitego zamknięcia; w takim przypadku inwentaryzację można przeprowadzić w sekcjach, z poszczególnymi korytarzami tymczasowo zamkniętymi dla klientów.

Ogólnie rzecz biorąc, zalecenie jest następujące: jeśli to możliwe, przeprowadź proces bez ruchu klientów, aby osiągnąć czysty i szybki wynik.

Inwentaryzacja wyrywkowa jest specjalnym rodzajem inwentaryzacji, w której liczona jest tylko część zapasów i na tej podstawie szacowany jest całkowity stan zapasów. Jest to dozwolone przez prawo w Niemczech (sekcja 241 (1) HGB), ale podlega ścisłym warunkom.

Aby móc korzystać z próbnej inwentaryzacji, ewidencja zapasów musi być prowadzona w bardzo prawidłowy sposób i należy stosować uznaną metodę matematyczno-statystyczną. Ponadto wynik musi być tak dokładny, jak pełna inwentaryzacja z prawdopodobieństwem 95%.

W praktyce oznacza to, że metoda ta jest szczególnie odpowiednia dla dużych magazynów z wieloma podobnymi produktami. Dla zwykłego sprzedawcy detalicznego wysiłek statystyczny byłby zwykle zbyt wysoki. Przed przeprowadzeniem próby losowej należy zawsze skonsultować się z audytorem lub doradcą podatkowym.

W wielu przypadkach audytorzy wymagają co najmniej losowych przeliczeń w celu sprawdzenia wiarygodności pomimo próbkowania zapasów. W skrócie: Tak, próbkowanie zapasów jest dopuszczalne i oszczędza czas, ale wymaga wiedzy eksperckiej i jasnej dokumentacji, aby mogło zostać uznane.

Z tego powodu większość sprzedawców detalicznych - zwłaszcza w sektorze MŚP - nadal polega na pełnej inwentaryzacji (na dzień sprawozdawczy lub przeniesionej), aby zachować bezpieczeństwo.