Proste wyjaśnienie inwentaryzacji wieczystej
Stała inwentaryzacja opiera się na ciągłym rejestrowaniu wszystkich ruchów towarów w ciągu całego roku obrotowego, a zatem zapewnia zawsze aktualne dane dotyczące zapasów. Wspiera planowanie perspektywiczne, umożliwia równomierne rozłożenie pracy i odbywa się bez przerywania bieżących operacji.
Ponadto inwentaryzacja fizyczna jest wymagana przez prawo co najmniej raz w roku, co może być przeprowadzane elastycznie w ciągu roku obrotowego i zapewnia bieżące zarządzanie zapasami.
Czym jest bezterminowa inwentaryzacja?
Inwentaryzacja ciągła to procedura dozwolona na mocy art. 241 (2) HGB, w której zapasy są rejestrowane nie tylko w dniu bilansowym, ale w sposób ciągły przez cały rok obrotowy. Każdy ruch towarów - taki jak przyjęcie, sprzedaż lub przeniesienie zapasów - jest natychmiast rejestrowany w systemie zarządzania zapasami, dzięki czemu zawsze dostępne są aktualne dane dotyczące zapasów.
Odchylenia między docelowymi i rzeczywistymi poziomami zapasów mogą być zatem rozpoznane i skorygowane na wczesnym etapie. Niemniej jednak co najmniej raz w roku wymagany jest spis z natury, który może być elastycznie rozłożony w ciągu roku.
Jakie zasady prawne mają zastosowanie?
Stała inwentaryzacja jest dozwolona zgodnie z sekcją 241 (2) HGB, jeśli rodzaj i ilość zapasów są zawsze wyraźnie widoczne z rachunków i zagwarantowana jest pełna księgowość zapasów. Zastępuje ona inwentaryzację według daty kluczowej przez bieżące zarządzanie zapasami, ale wymaga, aby każda pozycja była fizycznie liczona co najmniej raz w roku. Ponadto zastosowanie ma § 240 HGB, który nakazuje przeprowadzenie kompletnej i prawidłowej inwentaryzacji.
Wszystkie zmiany w stanie zapasów muszą być rejestrowane zgodnie z zasadami prawidłowej rachunkowości (GoB) muszą być dokumentowane w sposób kompletny, zgodny z prawdą i bezzwłocznie w celu zapewnienia możliwości przeprowadzenia audytu. Niezawodny system zarządzania zapasami i dokumenty odporne na audyt stanowią podstawę zgodnych z prawem rocznych sprawozdań finansowych i zgodności z wymogami prawnymi.
Stała inwentaryzacja umożliwia ciągłe zarządzanie zapasami i może pomóc zmniejszyć obciążenie rocznych sprawozdań finansowych, ale wymaga również corocznego spisu z natury.
Zalety stałej inwentaryzacji
W zależności od podstaw organizacyjnych i technicznych, inwentaryzacja wieczysta może wiązać się z różnymi korzyściami. Poniższe punkty podsumowują kluczowe korzyści:
Wskazówki dotyczące płynnej stałej inwentaryzacji
Pomyślne przejście na inwentaryzację wieczystą wymaga planowania, dyscypliny i odpowiedniego wyposażenia technicznego. Dzięki poniższym wskazówkom można zapewnić, że bieżący proces inwentaryzacji przebiega sprawnie i bezbłędnie:
Wydajny system zarządzania towarami
Cyfrowe zarządzanie zapasami to podstawa stałej inwentaryzacji. Upewnij się, że korzystasz z niezawodnego systemu zarządzania towarami lub systemu ERP, który może rejestrować wszystkie ruchy towarów w czasie rzeczywistym. Skanery kodów kreskowych, mobilne urządzenia rejestrujące i odpowiednie oprogramowanie do inwentaryzacji ułatwiają płynne rejestrowanie każdego ruchu towarów.
Jasne procesy i szkolenia
Zdefiniuj jasne procesy dla wszystkich zmian w zapasach: od odbioru towarów, przez sprzedaż, po transfery wewnętrzne. Każdy pracownik musi wiedzieć, kiedy i jak rejestrować zmiany stanu zapasów. Należy kompleksowo przeszkolić zespół w zakresie korzystania z systemu zarządzania zapasami i oprogramowania do inwentaryzacji. Ważna jest kultura dokładności: każdy ruch towarów musi być rejestrowany natychmiast i poprawnie, ponieważ każde przeoczenie może prowadzić do rozbieżności w zapasach, które trudno będzie później wyjaśnić.
Planowanie liczenia kroczącego
Opracuj plan liczenia, aby rozłożyć niezbędne kontrole spisu z natury w ciągu roku. Można na przykład liczyć określone grupy produktów co miesiąc lub co kwartał (inwentaryzacja krocząca). Zaplanuj te częściowe inwentaryzacje strategicznie w okresach niskiej sprzedaży, aby mieć wystarczająco dużo czasu na liczenie. Na przykład, towary zimowe mogą być liczone latem, a letnie zimą, kiedy są rzadziej przemieszczane. Należy prowadzić rejestr, kiedy dany obszar był ostatnio inwentaryzowany, aby upewnić się, że wszystkie pozycje zostały policzone w ciągu roku.
Ciągła kontrola różnicy
Wdrożenie mechanizmów wykrywania różnic w zapasach na wczesnym etapie. W regularnych odstępach czasu należy porównywać docelowe st any magazynowe z rzeczywistymi (np. poprzez zliczanie próbek). Widoczne odchylenia - takie jak niezwykle wysokie niedobory zapasów niektórych pozycji - powinny być natychmiast badane. Najlepiej byłoby, gdyby takie porównania były przeprowadzane w sposób ciągły, równolegle z codzienną działalnością, tak aby problemy były natychmiast widoczne.
Pełna dokumentacja
Wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne należy prowadzić w sposób dokładny i prawidłowy. Każde liczenie - bez względu na to, jak małe - powinno być rejestrowane (z datą, osobą odpowiedzialną, policzonymi ilościami itp.) Listy inwentaryzacyjne, karty liczenia i dokumenty księgowe należy przechowywać zgodnie z wymogami prawnymi (zwykle przez dziesięć lat). W przypadku stałej inwentaryzacji w ciągu roku tworzonych jest wiele indywidualnych zapisów - upewnij się, że są one gromadzone centralnie i łatwe do znalezienia. W przypadku audytu musisz być w stanie udowodnić, kiedy i w jaki sposób zapasy zostały zarejestrowane.
Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia
Nawet jeśli stały spis jest prowadzony wewnętrznie, spis z natury jest wymagany co najmniej raz w roku - na przykład jako część kluczowej daty lub inwentaryzacji wyrywkowej. OMS Retail wspiera firmy właśnie w tym momencie: jako doświadczony dostawca kompleksowych usług, zajmujemy się pełną realizacją spisów z natury, w tym przygotowaniem technicznym, liczeniem i dokumentacją zgodną z wymogami audytów. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu w zakresie inwentaryzacji w handlu detalicznym, wypróbowanym i przetestowanym procesom oraz przeszkolonym zespołom, gwarantujemy wiarygodne wyniki i odciążenie zasobów wewnętrznych. Dzięki temu zarządzanie zapasami jest zgodne z prawem, niezależnie od wybranej procedury inwentaryzacji.
Dobrze przemyślana i ustrukturyzowana inwentaryzacja tworzy zaufanie do własnych danych inwentaryzacyjnych i wzmacnia kontrolę operacyjną. Zapewnia przejrzystość i identyfikowalność zapasów, wartości i procesów, a tym samym stanowi wiarygodną podstawę do podejmowania decyzji.
OMS Retail wspiera firmy doświadczonymi zespołami, nowoczesną technologią skanowania i odpornymi na audyt procesami inwentaryzacji kluczowych dat. W rezultacie inwentaryzacja jest przeprowadzana w sposób wydajny, zgodny z prawem i aktualnymi standardami - a zasoby wewnętrzne są zauważalnie odciążone.
Twoje zapasy w najlepszych rękach - z OMS Retail
Inwentaryzacja jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także istotną częścią właściwego zarządzania przedsiębiorstwem. Jeśli zostanie przeprowadzona starannie, zapewnia przejrzystość, uwidacznia odchylenia i stanowi podstawę do podejmowania wiarygodnych decyzji w zakresie kontroli i zarządzania.
Dla firm sensowne może być wdrożenie tego procesu z wyspecjalizowanym dostawcą usług inwentaryzacyjnych. OMS Retail od ponad 20 lat wspiera sprzedawców detalicznych i sieci sklepów za pomocą ustrukturyzowanych rozwiązań inwentaryzacyjnych, nowoczesnej technologii skanowania i doświadczonych zespołów w całej Europie.
Dzięki sprawdzonym procesom i metodom audytowym gwarantujemy precyzyjną, wydajną i zgodną z prawem inwentaryzację. Daje to wiarygodne wyniki, które zmniejszają koszty wewnętrzne i umożliwiają długoterminowe zapewnienie jakości w zarządzaniu zapasami.
Nie wahaj się z nami skontaktować
Zarezerwuj pełną obsługę inwentaryzacji już teraz i zyskaj niezawodnego partnera, który odciąży Cię w dłuższej perspektywie. Zadzwoń do nas lub skorzystaj z naszego formularza kontaktowego , aby uzyskać indywidualną wycenę, a Ty i Twoja sieć sklepów również skorzystacie z naszej pełnej usługi szybkiej i wydajnej inwentaryzacji w przyszłości.
Bezpośredni kontakt z nami!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefon: +49 (0)511 / 515 283-0