Zasady inwentaryzacji wyjaśnione w przejrzysty sposób
Zasady inwentaryzacji stanowią podstawę prawidłowej i zgodnej z prawem inwentaryzacji. Zapewniają one, że aktywa są rejestrowane w sposób kompletny, prawidłowy i zrozumiały.
Dowiedz się, które zasady inwentaryzacji muszą być przestrzegane, dlaczego są one niezbędne dla firm detalicznych i w jaki sposób ich konsekwentne stosowanie trwale poprawia jakość danych inwentaryzacyjnych i wydajność operacyjną.
Jakie są zasady inwentaryzacji?
Zasady inwentaryzacji określają reguły, zgodnie z którymi inwentaryzacja inwentaryzacja w celu zapewnienia dokładności i pewności prawnej. W Niemczech każdy sprzedawca jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec roku obrotowego zgodnie z § 240 HGB. Aby zapewnić prawidłowe i zrozumiałe przeprowadzenie inwentaryzacji, należy spełnić określone wymogi.
Wymogi te określane są jako zasady prawidłowej inwentaryzacji (GoI ) i stanowią część zasad prawidłowej rachunkowości (GoB). Zapewniają one, że wszystkie aktywa i pasywa są w pełni zarejestrowane i prawidłowo udokumentowane, a tym samym stanowią podstawę do prowadzenia ksiąg rachunkowych i rocznych sprawozdań finansowych.
Dlaczego zasady inwentaryzacji są ważne?
Zgodność z zasadami inwentaryzacji ma kluczowe znaczenie dla spółek z kilku powodów:
- Pewność prawna: zgodność z wymogami prawnymi i minimalizacja ryzyka związanego z audytem.
- Wiarygodne dane inwentaryzacyjne: Wczesne wykrywanie odchyleń i bezpieczna podstawa do wyceny.
- Wydajność i efektywność kosztowa: optymalizacja procesów magazynowych, zmniejszenie niedoborów zapasów i lepsze wykorzystanie zasobów.
- Zaufanie i przejrzystość: Wzmocnienie wiarygodności w oczach kierownictwa, pracowników i partnerów zewnętrznych.
OMS Retail wykorzystuje ustandaryzowane procesy, doświadczone zespoły ds. inwentaryzacji i procedury oparte na dokumentacji, aby zapewnić, że wszystkie zasady inwentaryzacji są przestrzegane w sposób kompletny, prawidłowy i zgodny z wymogami audytowymi.
Zasady centralnej inwentaryzacji w skrócie
Dla prawidłowa inwentaryzacja opiera się na stałych zasadach, które zapewniają kompletną, prawidłową i identyfikowalną inwentaryzację. Określają one, w jaki sposób aktywa i pasywa są ujmowane, wyceniane i dokumentowane, a tym samym stanowią podstawę wiarygodnych wyników inwentaryzacji:
Zasada kompletności
Kompletna inwentaryzacja oznacza, że wszystkie aktywa i pasywa, które można ekonomicznie przypisać do firmy, są rejestrowane w dniu inwentaryzacji. Jest to jedyny sposób na stworzenie wiarygodnej inwentaryzacji, która stanowi solidną podstawę do wyceny i sprawozdań finansowych:
Uznanie wszystkich aktywów:
Wszystkie aktywa i pasywa muszą zostać uwzględnione - niezależnie od tego, czy wydają się oczywiste, czy nietypowe.
Unikanie luk lub podwójnych wpisów:
Każdy element może być zgłoszony dokładnie raz; pominięcia lub wielokrotne zgłoszenia nie są dozwolone.
Włączenie elementów o niskiej wartości lub pośrednich:
Aktywa o niskiej wartości, rezerwy lub aktywa, które można przypisać ekonomicznie, również muszą zostać ujęte, jeśli można je przypisać do spółki.
Ekonomiczna przypisywalność jako punkt odniesienia:
Decydującym czynnikiem jest nie tylko powiązanie prawne, ale także ekonomiczne przypisanie aktywów i pasywów do spółki.
Dokumentacja całej inwentaryzacji:
Inwentaryzacja musi być zorganizowana w taki sposób, aby było jasne, że wszystkie istotne zapasy zostały uwzględnione i że żadne ważne pozycje nie zostały pominięte.
Sumienne przestrzeganie zasady kompletności zapewnia, że inwentaryzacja odzwierciedla wszystkie istotne zapasy, a tym samym zapewnia firmie solidną podstawę danych do kontroli, księgowości i audytu.
Zasada poprawności
Zasada dokładności wymaga, aby wszystkie zapasy były prawidłowo określone pod względem rodzaju, ilości i wartości. Każda pozycja musi być dokładnie zarejestrowana i wyceniona bez błędów, aby dane inwentaryzacyjne zapewniały realistyczny obraz:
Specyfikacja typu:
Każdy składnik aktywów lub zobowiązań musi być opisany w taki sposób, aby można go było jednoznacznie zidentyfikować.
Nagrywanie ilościowe:
Ilość musi być dokładnie policzona, zważona lub zmierzona - szacunki są dozwolone tylko w przypadku niektórych procedur.
Wycena:
Wycena musi być przeprowadzona w odpowiedni sposób, zazwyczaj poprzez wycenę zgodnie z wymogami prawnymi lub uznanymi metodami.
Prawdziwe dane:
Informacje nie mogą być zawyżone, upiększone lub sfałszowane; muszą odzwierciedlać rzeczywiste okoliczności.
Rezygnacja z arbitralnych procedur:
Metody wyceny muszą być zrozumiałe i uzasadnione; arbitralność w wycenie lub ujawnianiu informacji jest wykluczona.
Jasna struktura zapewnia, że inwentaryzacja przebiega sprawnie, zrozumiale i wydajnie. Standaryzowane procesy i ustalone obowiązki zapobiegają nieporozumieniom i ułatwiają kontrolę.
Jednocześnie uporządkowana organizacja wzmacnia jakość danych i buduje zaufanie do wyników. Dzięki temu inwentaryzacja jest procesem przejrzystym i niezawodnym.
Zasada weryfikowalności
Zasada weryfikowalności wymaga, aby zarówno procedura inwentaryzacji, jak i zarejestrowane wyniki były udokumentowane w taki sposób, aby kompetentna strona trzecia mogła je zrozumieć w rozsądnym czasie:
Dokumentacja procesu:
Musi być jasne, w jaki sposób wybrano i zastosowano metody inwentaryzacji, np. poprzez ramowy plan inwentaryzacji, liczenie i wykazy inwentaryzacyjne.
Unikalne oznaczenia:
Aktywa i pasywa muszą być wymienione w taki sposób, aby ich rodzaj, ilość i wartość były wyraźnie rozpoznawalne - umożliwia to niezależny audyt.
Weryfikowalność przez strony trzecie:
Biegły rewident musi być w stanie zweryfikować i zrozumieć wyniki bez zbędnego angażowania firmy.
Przechowywanie odpowiednich dokumentów:
Wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne - takie jak wykazy, certyfikaty wyceny i dokumentacja - muszą być przechowywane w sposób umożliwiający późniejsze audyty.
Konsekwentne wdrażanie zasady weryfikowalności zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo audytu. Tylko w ten sposób można inwentaryzacja być wiarygodnie przedstawiony wewnętrznym i zewnętrznym organom kontrolnym.
Zasada indywidualnej wyceny
Zasada indywidualnej wyceny wymaga, aby każdy składnik aktywów i każde zobowiązanie były wyceniane indywidualnie - nie ryczałtowo lub grupowo:
Ocena indywidualna:
Każda pozycja musi być wyceniana oddzielnie, tak aby wzrost wartości nie był kompensowany z utratą wartości innych pozycji.
Zakaz kompensacji:
Aktywa nie mogą być kompensowane ze zobowiązaniami w celu zapewnienia ujęcia realistycznej wartości indywidualnej.
Dozwolone wyjątki:
Tylko w wyjątkowych przypadkach - np. w przypadku dużych ilości podobnych towarów - dozwolone są procedury takie jak wycena grupowa lub stałe wartości, pod warunkiem, że nie zagraża to celowi wyceny.
Standard oceny:
W szczególności do wyceny stosuje się koszty nabycia lub wytworzenia lub niższą wartość godziwą lub kwotę spłaty w przypadku zobowiązań.
Zgodność z zasadą jednolitej wyceny znacząco przyczynia się do dokładności i wiarygodności danych dotyczących zapasów. Daje to firmom zróżnicowany obraz ich zapasów i zobowiązań - ważny warunek wstępny dla prawidłowej rachunkowości i zarządzania wewnętrznego.
Zasada przejrzystości
Zasada przejrzystości wymaga, aby informacje w wykazie były zaprojektowane w taki sposób, aby były zrozumiałe, jednoznaczne i jasne zarówno dla użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych:
Unikalne oznaczenia:
Każdy składnik aktywów i pasywów jest wyraźnie nazwany, aby uniknąć nieporozumień lub błędnych interpretacji.
Ustrukturyzowana prezentacja:
Listy i wykazy są uporządkowane w zrozumiały sposób, dzięki czemu typ, ilość i wartość można rozpoznać na pierwszy rzut oka.
Unikanie nieporozumień:
Przejrzysta struktura i unikanie niepotrzebnej złożoności zapewniają szybkie wyszukiwanie i sprawdzanie wyników inwentaryzacji.
Powiązanie z weryfikowalnością:
Przejrzysta i zrozumiała prezentacja ułatwia audyt stronom trzecim i wspiera prawidłowość inwentaryzacji jako całości.
Konsekwentne wdrażanie zasady przejrzystości w decydujący sposób przyczynia się do zapewnienia, że dane inwentaryzacyjne są nie tylko prawidłowo rejestrowane, ale mogą być również efektywnie wykorzystywane i analizowane w zrozumiały sposób.
Zasada efektywności ekonomicznej
Zasada efektywności ekonomicznej wymaga, aby koszt inwentaryzacji był proporcjonalny do osiągniętych wyników. Dopuszczalne jest stosowanie uznanych procedur upraszczających, o ile cel inwentaryzacji nie jest zagrożony:
Stosunek wysiłku do korzyści:
Wysiłek (czas, personel, koszty) wymagany do przeprowadzenia inwentaryzacji nie może być nieproporcjonalnie wysoki w porównaniu z korzyściami płynącymi z jej wyników.
Wykorzystanie procedur uproszczonych:
Dozwolone są np. próbkowanie inwentaryzacji, wycena grupowa lub stałe wartości są dozwolone, pod warunkiem, że nie zagrażają ważności i prawidłowości inwentaryzacji.
Test istotności:
Konieczne jest sprawdzenie, czy pozycja lub zapas, który ma zostać zaksięgowany, ma znaczący wpływ na wartość informacyjną inwentaryzacji - tylko w przypadku znaczących pozycji całkowity koszt wydaje się uzasadniony.
Efektywna organizacja i dokumentacja:
Oprócz faktycznej inwentaryzacji należy zwrócić uwagę na szczupłą organizację, przejrzyste przepływy pracy oraz cyfrowe lub zautomatyzowane procesy w celu zmniejszenia kosztów i wysiłku.
Jeśli ta zasada jest przestrzegana, inwentaryzacja może być zorganizowana efektywnie bez uszczerbku dla jakości wyników.
Twoje zapasy w najlepszych rękach - z OMS Retail
Inwentaryzacja jest nie tylko wymagana przez prawo, ale ma również kluczowe znaczenie dla przejrzystych danych inwentaryzacyjnych i wiarygodnych rocznych sprawozdań finansowych. Stanowi podstawę wiarygodnych wycen, decyzji strategicznych i procesów kontrolnych odpornych na audyt.
Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu w inwentaryzacji, OMS Retail wspiera przedsiębiorstwa handlu detalicznego i sieci sklepów w przeprowadzaniu rzetelnych, ustrukturyzowanych i zgodnych z wymogami audytów inwentaryzacji. Dzięki dobrze skoordynowanym zespołom, ustandaryzowanym procesom i sprawdzonym procedurom zapewniamy niezawodne przestrzeganie wszystkich istotnych zasad inwentaryzacji - od kompletności po efektywność kosztową.
Zaufaj ustalonym procedurom, gdy liczy się dokładność i identyfikowalność.
Skontaktuj się z nami już teraz Więcej informacji o usłudze inwentaryzacji
Nie wahaj się z nami skontaktować
Zarezerwuj pełną obsługę inwentaryzacji już teraz i zyskaj niezawodnego partnera, który odciąży Cię w dłuższej perspektywie. Zadzwoń do nas lub skorzystaj z naszego formularza kontaktowego , aby uzyskać indywidualną wycenę, a Ty i Twoja sieć sklepów również skorzystacie z naszej pełnej usługi szybkiej i wydajnej inwentaryzacji w przyszłości.
Bezpośredni kontakt z nami!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefon: +49 (0)511 / 515 283-0