Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur
Eine sorgfältig durchgeführte Inventur ist die Basis jeder ordnungsgemässen Buchführung. Sie stellt sicher, dass alle Vermögenswerte und Schulden vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst werden.
Erfahren Sie, welche rechtlichen und organisatorischen Vorgaben bei der Inventur in Österreich gelten, warum sie für Handelsbetriebe unverzichtbar ist und wie eine strukturierte Umsetzung die Qualität der Bestandsdaten und die Effizienz im Unternehmen nachhaltig steigert.
Was sind Inventurgrundsätze?
Inventurgrundsätze legen fest, nach welchen Regeln eine Inventur durchzuführen ist, damit Genauigkeit und Rechtssicherheit gewährleistet sind. Gemäss dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) (§ 191 Abs. 1) sind Vermögensgegenstände und Schulden vollständig zu erfassen. Nach § 191 Abs. 2 UGB sowie § 192 UGB ist vorgesehen, dass Vermögenswerte im Regelfall durch körperliche Bestandsaufnahme ermittelt werden.
Diese Vorgaben sind Teil der Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (GoB). Sie sichern, dass alle Vermögenswerte und Schulden korrekt erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind – und bilden die Grundlage für eine ordnungsgemässe Buchführung und den Jahresabschluss.
Warum sind Inventurgrundsätze wichtig?
Die Einhaltung der Inventurgrundsätze ist für Unternehmen aus mehreren Gründen von zentraler Bedeutung:
- Rechtssicherheit: Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und Verringerung von Prüfungsrisiken.
- Verlässliche Bestandsdaten: Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und sichere Grundlage für Bewertungen und Entscheidungen.
- Effizienz und Wirtschaftlichkeit: Verbesserte Lagerprozesse, geringere Fehlbestände und optimale Ressourcennutzung.
- Vertrauen und Transparenz: Stärkung der Glaubwürdigkeit gegenüber Management, Mitarbeitenden und externen Partnern.
OMS Retail gewährleistet durch standardisierte Abläufe, erfahrene Inventurteams und dokumentationssichere Verfahren, dass sämtliche Inventurgrundsätze vollständig, korrekt und prüfungskonform umgesetzt werden.
Zentrale Inventurgrundsätze im Überblick
Für eine ordnungsgemässe Inventur gelten klare Grundprinzipien, die eine vollständige, korrekte und nachvollziehbare Bestandsaufnahme gewährleisten. Sie definieren, wie Vermögenswerte und Schulden erfasst, bewertet und dokumentiert werden – und bilden somit die Grundlage für verlässliche Inventurergebnisse:
Grundsatz der Vollständigkeit
Eine vollständige Inventur bedeutet, dass sämtliche dem Unternehmen wirtschaftlich zuzurechnenden Vermögenswerte und Schulden zum Inventurstichtag erfasst werden. Nur auf dieser Basis entsteht ein belastbares Inventar, das eine verlässliche Grundlage für Bewertung und Jahresabschluss bildet:
Erfassung sämtlicher Vermögenswerte:
Alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind in die Inventur aufzunehmen – unabhängig davon, ob sie offensichtlich, unbedeutend oder ungewöhnlich erscheinen.
Vermeidung von Lücken und Doppelerfassungen:
Jeder Inventurposten darf nur einmal erfasst werden. Auslassungen oder mehrfache Eintragungen sind unzulässig, da sie das Inventurergebnis verfälschen und die Aussagekraft der Bestandsaufnahme beeinträchtigen.
Erfassung auch geringwertiger oder indirekter Positionen:
Auch kleinwertige Anlagen, Rückstellungen sowie indirekt zurechenbare Vermögenswerte sind in die Inventur einzubeziehen, sofern sie dem Unternehmen wirtschaftlich zugeordnet werden können.
Wirtschaftliche Zurechenbarkeit als Maßstab:
Entscheidend ist nicht nur die rechtliche Zugehörigkeit, sondern die wirtschaftliche Zurechnung von Beständen und Schulden zum Unternehmen.
Dokumentation des vollständigen Inventars:
Das Inventar ist so zu führen, dass nachvollziehbar bleibt, welche Bestände erfasst wurden und dass keine wesentlichen Positionen ausgelassen sind. Dadurch wird die Transparenz der Inventur sichergestellt und eine prüfbare Grundlage geschaffen.
Die sorgfältige Einhaltung des Vollständigkeitsprinzips stellt sicher, dass die Inventur alle relevanten Bestände erfasst und dem Unternehmen somit eine zuverlässige Datenbasis für Unternehmenssteuerung, Bilanzierung und Prüfung bietet.
Grundsatz der Richtigkeit
Der Grundsatz der Richtigkeit besagt, dass alle Bestände nach Art, Menge und Wert korrekt angegeben werden müssen. Jede Position ist zutreffend zu erfassen und fehlerfrei zu bewerten, damit die Inventurdaten ein wirklichkeitsgetreues Bild der Vermögenslage des Unternehmens vermitteln:
Art-Angabe:
Jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit sind so zu beschreiben, dass eine eindeutige Identifikation jederzeit möglich ist.
Mengenerfassung:
Die Menge ist präzise zu zählen, zu wiegen oder zu messen. Schätzungen sind lediglich im Rahmen zulässiger und anerkannter Verfahren erlaubt.
Wertbestimmung:
Der Wertansatz hat sachgerecht zu erfolgen – in der Regel durch eine Bewertung nach den gesetzlichen Bestimmungen oder anhand anerkannten Bewertungsverfahren.
Wahrheitsgetreue Daten:
Angaben dürfen weder überhöht noch beschönigt oder verfälscht werden. Sie müssen stets die tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse widerspiegeln.
Verzicht auf willkürliche Verfahren:
Die Bewertungsmethoden müssen nachvollziehbar und fachlich vertretbar sein. Willkürliche Bewertungen oder abweichende Ausweispraktiken sind unzulässig.
Eine klare Struktur stellt sicher, dass die Inventur reibungslos, nachvollziehbar und effizient abläuft. Einheitliche Abläufe und klare Zuständigkeiten vermeiden Missverständnisse und erleichtern die Kontrolle.
Zugleich verbessert eine geordnete Organisation die Datenqualität und schafft Vertrauen in die Ergebnisse. Dadurch wird die Inventur zu einem transparenten und verlässlichen Prozess.
Grundsatz der Nachprüfbarkeit
Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit besagt, dass sowohl das Vorgehen bei der Inventur als auch die erfassten Ergebnisse so dokumentiert sein müssen, dass ein sachkundiger Dritter den gesamten Ablauf und die Resultate innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann:
Verfahrensdokumentation:
Es muss klar nachvollziehbar sein, welche Inventurmethoden gewählt und wie sie angewendet wurden – beispielsweise anhand eines Inventurrahmenplans sowie der verwendeten Zähl- und Inventurlisten.
Eindeutige Bezeichnungen:
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind so aufzuführen, dass Art, Menge und Wert eindeutig ersichtlich sind. Dadurch wird eine unabhängige und nachvollziehbare Prüfung ermöglicht.
Nachprüfbarkeit durch Dritte:
Ein sachkundiger Prüfer muss in der Lage sein, die Inventurergebnisse eigenständig zu überprüfen und nachzuvollziehen, ohne auf eine umfangreiche Mitwirkung des Unternehmens angewiesen zu sein.
Aufbewahrung relevanter Unterlagen:
Alle Inventurunterlagen – wie Inventurlisten, Bewertungsnachweise und Dokumentationen – sind so aufzubewahren, dass eine nachträgliche Prüfung jederzeit möglich bleibt.
Die konsequente Anwendung des Nachprüfbarkeitsprinzips sorgt für Transparenz und Prüfsicherheit. Nur so lässt sich das Inventar gegenüber internen wie externen Prüf- und Aufsichtsinstanzen nachvollziehbar und glaubwürdig darstellen.
Grundsatz der Einzelbewertung
Der Grundsatz der Einzelbewertung fordert, dass jeder Vermögensgegenstand und jede Schuld grundsätzlich einzeln bewertet werden muss – nicht pauschal oder gruppenweise:
Individuelle Bewertung:
Jeder Inventurposten ist gesondert zu bewerten, damit Wertsteigerungen nicht mit Wertminderungen anderer Positionen verrechnet werden.
Verrechnungsverbot:
Vermögenswerte dürfen nicht mit Verbindlichkeiten verrechnet werden, damit die Einzelwerte realistisch und nachvollziehbar ausgewiesen werden können.
Ausnahmen zulässig:
Nur in begründeten Ausnahmefällen, etwa bei grossen Mengen gleichartiger Güter, dürfen Verfahren wie Gruppenbewertung oder Festwerte angewendet werden – vorausgesetzt, das Bewertungsziel wird dadurch nicht verfälscht oder beeinträchtigt.
Bewertungsmaßstab:
Für die Bewertung sind in der Regel die Anschaffungs- oder Herstellungskosten massgebend – oder, falls dieser niedriger ist, der beizulegende Wert beziehungsweise bei Verbindlichkeiten der Rückzahlungsbetrag.
Die Beachtung des Einzelbewertungsprinzips ist entscheidend für die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Inventurdaten. Dadurch erhält das Unternehmen ein präzises und differenziertes Bild seiner Bestände und Verbindlichkeiten – eine wesentliche Grundlage für eine aussagekräftige Bilanzierung und eine zielgerichtete Unternehmenssteuerung.
Grundsatz der Klarheit
Der Grundsatz der Klarheit besagt, dass alle Angaben in der Inventur so aufgebaut und dargestellt sein müssen, dass sie für interne wie externe Beteiligte verständlich, eindeutig und übersichtlich nachvollzogen werden können:
Eindeutige Bezeichnungen:
Jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit ist eindeutig zu bezeichnen, um Missverständnisse und Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Strukturierte Darstellung:
Inventurlisten und Bestandsverzeichnisse müssen einer klaren und nachvollziehbaren Struktur folgen, sodass Art, Menge und Wert der erfassten Positionen auf einen Blick ersichtlich sind.
Vermeidung von Unübersichtlichkeit:
Eine übersichtliche Gliederung und der Verzicht auf unnötige Komplexität stellen sicher, dass Inventurergebnisse rasch gefunden, verstanden und geprüft werden können.
Verknüpfung mit Nachprüfbarkeit:
Eine klare und nachvollziehbare Darstellung erleichtert die Prüfung durch Dritte und trägt wesentlich zur Ordnungsmässigkeit und Nachvollziehbarkeit der gesamten Inventur bei.
Die konsequente Anwendung des Klarheitsprinzips stellt sicher, dass Inventurdaten nicht nur korrekt erfasst, sondern auch effizient genutzt und transparent ausgewertet werden können.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit besagt, dass der Aufwand der Inventur in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen muss. Es ist zulässig, anerkannte Vereinfachungsverfahren anzuwenden, solange dadurch das Ziel der Inventur – eine verlässliche und vollständige Bestandsaufnahme – nicht beeinträchtigt wird:
Verhältnis Aufwand zu Nutzen:
Der Aufwand für die Inventur – also Zeit, Personal und Kosten – darf nicht in einem unverhältnismässigen Verhältnis zum Nutzen der erzielten Ergebnisse stehen.
Ausnutzung vereinfachter Verfahren:
Zulässig sind beispielsweise Stichprobeninventuren, Gruppenbewertungen oder die Verwendung von Festwerten, sofern diese die Aussagekraft und Ordnungsmässigkeit der Inventur nicht beeinträchtigen.
Prüfung der Wesentlichkeit:
Es sollte geprüft werden, ob das zu erfassende Gut bzw. der Bestand einen wesentlichen Einfluss auf die Aussagekraft des Inventars hat. Nur bei bedeutenden Positionen ist ein vollständiger Erfassungsaufwand gerechtfertigt.
Effiziente Organisation und Dokumentation:
Neben der eigentlichen Bestandsaufnahme ist auf eine effiziente Organisation, klare Abläufe sowie den Einsatz digitaler und automatisierter Prozesse zu achten, um Kosten und Aufwand nachhaltig zu reduzieren.
Wird dieser Grundsatz beachtet, lässt sich die Inventur effizient durchführen, ohne dabei die Qualität und Zuverlässigkeit der Ergebnisse zu beeinträchtigen.
Zuverlässige Inventuren für klare Ergebnisse und volle Rechtssicherheit
Eine Inventur ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für transparente Bestandsdaten und einen zuverlässigen Jahresabschluss. Sie bildet die Grundlage für präzise Bewertungen, strategische Unternehmensentscheidungen und revisionssichere Prüfprozesse.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Inventurdurchführung unterstützt OMS Retail Handels- und Filialbetriebe bei einer sicheren, strukturierten und prüfungskonformen Bestandsaufnahme. Durch eingespielte Teams, standardisierte Abläufe und bewährte Verfahren stellen wir sicher, dass sämtliche Inventurgrundsätze – von der Vollständigkeit bis zur Wirtschaftlichkeit – zuverlässig eingehalten werden.
Vertrauen Sie auf Erfahrung und Struktur, wenn es um Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz geht.
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