Principiile de inventariere explicate clar
Principiile inventarierii stau la baza unui inventar corect și conform cu legea. Ele garantează că bunurile sunt înregistrate complet, corect și inteligibil.
Aflați ce principii de inventariere trebuie respectate, de ce sunt ele indispensabile pentru companiile de retail și cum aplicarea lor consecventă îmbunătățește în mod durabil calitatea datelor de inventariere și eficiența operațională.
Care sunt principiile de inventariere?
Principiile de inventariere definesc regulile în conformitate cu care un inventar este efectuat pentru a asigura acuratețea și securitatea juridică. În Germania, fiecare comerciant este obligat să efectueze un inventar la sfârșitul exercițiului financiar, în conformitate cu secțiunea 240 HGB. Trebuie îndeplinite anumite cerințe pentru a se asigura că acest inventar este efectuat în mod corect și comprehensibil.
Aceste cerințe sunt denumite principii de inventariere corectă (GdI) și fac parte din principiile de contabilitate corectă (GdB). Ele garantează că toate activele și pasivele sunt înregistrate integral și documentate corect și constituie astfel baza pentru contabilitate și pentru situațiile financiare anuale.
De ce sunt importante principiile de inventariere?
Respectarea principiilor de inventariere este de o importanță centrală pentru întreprinderi din mai multe motive:
- Certitudine juridică: respectarea cerințelor legale și minimizarea riscurilor de audit.
- Date fiabile privind inventarul: Detectarea timpurie a abaterilor și o bază sigură pentru evaluări.
- Eficiență și rentabilitate: optimizarea proceselor de depozitare, reducerea lipsei stocurilor și o mai bună utilizare a resurselor.
- Încredere și transparență: consolidarea credibilității față de conducere, angajați și parteneri externi.
OMS Retail utilizează procese standardizate, echipe de inventariere cu experiență și proceduri cu documentație sigură pentru a se asigura că toate principiile de inventariere sunt respectate complet, corect și în conformitate cu cerințele de audit.
Principiile inventarului central dintr-o privire de ansamblu
Pentru un inventariere corectă se bazează pe principii fixe care asigură un inventar complet, corect și trasabil. Acestea determină modul în care activele și pasivele sunt recunoscute, măsurate și documentate și constituie astfel baza unor rezultate fiabile ale inventarierii:
Principiul exhaustivității
Un inventar complet înseamnă că toate activele și pasivele atribuibile din punct de vedere economic întreprinderii sunt înregistrate la data inventarului. Aceasta este singura modalitate de a crea un inventar fiabil care să constituie o bază solidă pentru evaluare și situații financiare:
Recunoașterea tuturor activelor:
Trebuie incluse toate activele și pasivele - indiferent dacă acestea par evidente sau neobișnuite.
Evitarea lacunelor sau a înregistrărilor duble:
Fiecare element poate fi înscris o singură dată; nu sunt permise nici omisiuni, nici înscrieri multiple.
Includerea de elemente cu valoare redusă sau indirecte:
Activele de mică valoare, provizioanele sau activele atribuibile din punct de vedere economic trebuie, de asemenea, să fie recunoscute dacă sunt atribuibile societății.
Imputabilitatea economică ca punct de referință:
Factorul decisiv nu este doar afilierea juridică, ci și atribuirea economică a activelor și pasivelor către societate.
Documentarea întregului inventar:
Inventarul trebuie să fie conceput astfel încât să fie clar că au fost incluse toate stocurile relevante și că nu au fost omise elemente importante.
Respectarea conștiincioasă a principiului exhaustivității asigură faptul că inventarul reflectă toate stocurile relevante și oferă astfel societății o bază de date solidă pentru control, contabilitate și audit.
Principiul corectitudinii
Principiul exactității impune ca toate stocurile să fie prezentate corect în ceea ce privește tipul, cantitatea și valoarea. Fiecare articol trebuie să fie înregistrat cu exactitate și evaluat fără erori, astfel încât datele de inventar să ofere o imagine realistă:
Specificații de tip:
Fiecare activ sau pasiv trebuie să fie descris astfel încât să poată fi identificat în mod clar.
Înregistrarea cantității:
Cantitatea trebuie să fie precis numărată, cântărită sau măsurată - estimările sunt permise numai pentru anumite proceduri.
Evaluare:
Evaluarea trebuie să fie efectuată în mod corespunzător, de obicei prin evaluare în conformitate cu cerințele legale sau cu metode recunoscute.
Date veridice:
Informațiile nu trebuie să fie umflate, înfrumusețate sau falsificate; ele trebuie să reflecte circumstanțele reale.
Renunțarea la procedurile arbitrare:
Metodele de evaluare trebuie să fie inteligibile și justificabile; arbitrariul în evaluare sau în prezentare este exclus.
O structură clară asigură desfășurarea fără probleme, inteligibilă și eficientă a inventarierii. Procesele standardizate și responsabilitățile fixe previn neînțelegerile și facilitează controlul.
În același timp, o organizare ordonată consolidează calitatea datelor și creează încredere în rezultate. Aceasta face din inventariere un proces transparent și fiabil.
Principiul verificabilității
Principiul verificabilității impune ca atât procedura de inventariere, cât și rezultatele înregistrate să fie documentate astfel încât o terță parte avizată să le poată înțelege într-o perioadă rezonabilă de timp:
Documentația procesului:
Trebuie să fie clar modul în care au fost selectate și aplicate metodele de inventariere, de exemplu, prin intermediul unui plan-cadru de inventariere, al numărătorii și al listelor de inventariere.
Denumiri unice:
Activele și pasivele trebuie să fie enumerate astfel încât tipul, cantitatea și valoarea să poată fi recunoscute în mod clar - acest lucru permite un audit independent.
Verificabilitatea de către părți terțe:
Un auditor expert trebuie să fie capabil să verifice și să înțeleagă rezultatele fără implicarea inutilă a societății.
Păstrarea documentelor relevante:
Toate documentele de inventar - cum ar fi listele, certificatele de evaluare și documentația - trebuie să fie stocate astfel încât să fie posibile audituri ulterioare.
Punerea în aplicare consecventă a principiului verificabilității creează transparență și securitate a auditului. Numai în acest fel poate fi inventarul să fie prezentat credibil organismelor de control interne și externe.
Principiul evaluării individuale
Principiul evaluării individuale impune ca fiecare activ și fiecare pasiv să fie evaluat individual - nu ca o sumă forfetară sau în grupuri:
Evaluare individuală:
Fiecare element trebuie să fie evaluat separat, astfel încât creșterile de valoare să nu fie compensate cu deprecierile altor elemente.
Interzicerea compensării:
Activele nu pot fi compensate cu pasivele pentru a se asigura că este recunoscută o valoare individuală realistă.
Sunt permise excepții:
Numai în cazuri excepționale - de exemplu, în cazul unor cantități mari de bunuri similare - sunt permise proceduri precum evaluarea de grup sau valorile fixe, cu condiția ca acestea să nu compromită obiectivul evaluării.
Standard de evaluare:
În special, pentru evaluare se aplică costurile de achiziție sau de producție sau valoarea justă sau valoarea de rambursare cea mai mică în cazul datoriilor.
Respectarea principiului evaluării unice contribuie semnificativ la acuratețea și credibilitatea datelor privind stocurile. Acest lucru oferă întreprinderilor o imagine diferențiată a stocurilor și pasivelor lor - o condiție prealabilă importantă pentru o contabilitate și o gestiune internă solide.
Principiul clarității
Principiul clarității impune ca informațiile din inventar să fie concepute astfel încât să fie inteligibile, lipsite de ambiguitate și clare pentru utilizatorii interni și externi:
Denumiri unice:
Fiecare activ și fiecare pasiv este denumit în mod clar, astfel încât să nu apară neînțelegeri sau interpretări greșite.
Prezentare structurată:
Listele și inventarele urmează o ordine inteligibilă, astfel încât tipul, cantitatea și valoarea să poată fi recunoscute dintr-o privire.
Evitarea confuziei:
Structurarea clară și evitarea complexității inutile asigură că rezultatele inventarului pot fi găsite și verificate rapid.
Legătura cu verificabilitatea:
O prezentare transparentă și inteligibilă facilitează auditul de către terți și susține regularitatea inventarului în ansamblu.
Punerea în aplicare consecventă a principiului clarității contribuie în mod decisiv la asigurarea faptului că datele de inventar nu numai că sunt înregistrate corect, dar pot fi și utilizate eficient și analizate într-un mod inteligibil.
Principiul eficienței economice
Principiul eficienței economice cere ca costul inventarului să fie proporțional cu rezultatele obținute. Este permisă utilizarea procedurilor de simplificare recunoscute atât timp cât obiectivul inventarului nu este compromis:
Raportul efort-beneficiu:
Efortul (timp, personal, costuri) necesar pentru realizarea inventarului nu trebuie să fie disproporționat de mare în raport cu beneficiile rezultate.
Utilizarea procedurilor simplificate:
Autorizate sunt, de exemplu eșantionarea inventarului, evaluarea de grup sau valorile fixe, cu condiția ca acestea să nu pună în pericol validitatea și regularitatea inventarului.
Testul materialității:
Este necesar să se verifice dacă articolul sau stocul care urmează să fie înregistrat are o influență semnificativă asupra valorii informative a inventarului - numai în cazul articolelor semnificative apare justificată o cheltuială completă.
Organizare și documentare eficiente:
Pe lângă inventarul propriu-zis, ar trebui să se acorde atenție unei organizări simplificate, fluxurilor de lucru clare și proceselor digitale sau automatizate pentru a reduce costurile și efortul.
Dacă acest principiu este respectat, inventarierea poate fi organizată eficient, fără a compromite calitatea rezultatelor.
Inventarul dumneavoastră în cele mai bune mâini - cu OMS Retail
Un inventar nu este doar impus de lege, ci este, de asemenea, esențial pentru date de inventar transparente și situații financiare anuale fiabile. Acesta constituie baza unor evaluări fiabile, a unor decizii strategice și a unor procese de verificare în condiții de audit.
Cu peste 20 de ani de experiență în inventariere, OMS Retail sprijină întreprinderile de vânzare cu amănuntul și lanțurile de magazine în realizarea unei inventarieri fiabile, structurate și conforme cu auditul. Cu ajutorul unor echipe bine coordonate, procese standardizate și proceduri dovedite, ne asigurăm că toate principiile relevante de inventariere sunt respectate în mod fiabil - de la exhaustivitate la rentabilitate.
Aveți încredere în procedurile stabilite atunci când precizia și trasabilitatea sunt în centrul atenției.
Contactați-ne acum Mai multe despre serviciul de inventariere
Nu ezitați să ne contactați
Rezervați-vă acum serviciul complet de inventariere și obțineți un partener de încredere care vă va scăpa de presiune pe termen lung. Sunați-ne sau utilizați formularul nostru de contact pentru o ofertă personalizată, iar dvs. și rețeaua dvs. de magazine veți beneficia, de asemenea, de serviciul nostru complet pentru o inventariere rapidă și eficientă în viitor.
Contactul dvs. direct cu noi!
e-mail: info@oms-retail.com
Tel: +49 (0)511 / 515 283-0