Grundsätze der Inventur erklärt
Die Grundsätze der Inventur sind die Grundlage für eine ordnungsgemässe und transparente Bestandsaufnahme. Sie gewährleisten, dass Vermögenswerte und Schulden vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst werden.
Erfahren Sie, welche Grundsätze der Inventur in der Schweiz gelten, warum sie für Handelsunternehmen unerlässlich sind und wie ihre konsequente Umsetzung die Zuverlässigkeit der Bestandsdaten und die Effizienz der Abläufe dauerhaft verbessert.
Was sind Grundsätze der Inventur?
Die Grundsätze der Inventur legen fest, nach welchen Regeln eine Inventur durchgeführt wird, um Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. In der Schweiz sind Unternehmen gemäss den Vorgaben des Obligationenrechts (Art. 957a und Art. 958c OR) sowie des Geschäftsbuchsrechts (GeBüV) verpflichtet, ihre Bestände regelmässig zu erfassen und zu dokumentieren.
Diese Anforderungen entsprechen den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung (GoB). Sie stellen sicher, dass Vermögenswerte und Schulden vollständig und korrekt dokumentiert werden und bilden die Grundlage für eine verlässliche Buchführung und einen aussagekräftigen Jahresabschluss.
Warum sind die Grundsätze der Inventur wichtig?
Die Einhaltung der Grundsätze der Inventur ist für Unternehmen aus mehreren Gründen von zentraler Bedeutung:
- Rechtssicherheit: Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gemäss Art. 957a und 958c OR sowie Minimierung von Prüfungsrisiken.
- Verlässliche Bestandsdaten: Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und eine sichere Grundlage für Bewertungen und Entscheidungen.
- Effizienz und Wirtschaftlichkeit: Optimierte Lagerprozesse, geringere Fehlbestände und eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen.
- Vertrauen und Transparenz: Stärkung der Glaubwürdigkeit gegenüber Management, Mitarbeitenden und externen Partnern.
OMS Retail gewährleistet durch standardisierte Abläufe, erfahrene Inventurteams und dokumentationssichere Verfahren, dass alle Grundsätze der Inventur vollständig, korrekt und prüfungskonform umgesetzt werden.
Zentrale Grundsätze der Inventur im Überblick
Für eine ordnungsgemässe Inventur gelten klare Prinzipien, die eine vollständige, korrekte und nachvollziehbare Bestandsaufnahme gewährleisten. Sie bestimmen, wie Vermögenswerte und Schulden erfasst, bewertet und dokumentiert werden – und bilden damit die Grundlage für verlässliche und prüfbare Inventurergebnisse:
Grundsatz der Vollständigkeit
Eine vollständige Inventur bedeutet, dass sämtliche dem Unternehmen wirtschaftlich zurechenbaren Vermögenswerte und Schulden zum Inventurstichtag erfasst werden. Nur so entsteht ein verlässliches Inventar, das eine stabile Grundlage für Bewertung und Jahresabschluss bildet:
Erfassung sämtlicher Vermögenswerte:
Alle Vermögenswerte und Verpflichtungen müssen aufgenommen werden – unabhängig davon, ob sie offensichtlich oder ungewöhnlich erscheinen.
Vermeidung von Lücken und Doppelzählungen:
Jeder Inventurposten darf nur einmal erfasst werden. Auslassungen oder mehrfache Erfassungen sind unzulässig, da sie die Richtigkeit und Aussagekraft der Inventur verfälschen.
Erfassung auch geringwertiger oder indirekter Positionen:
Auch kleinwertige Anlagen, Rückstellungen und indirekt zurechenbare Vermögenswerte sind zu berücksichtigen, sofern sie dem Unternehmen wirtschaftlich zugeordnet werden können.
Wirtschaftliche Zurechnung als Massstab:
Entscheidend ist nicht allein die rechtliche Eigentumslage, sondern die wirtschaftliche Zugehörigkeit von Beständen und Verbindlichkeiten zum Unternehmen.
Dokumentation des vollständigen Inventars:
Das Inventar ist so zu führen, dass nachvollziehbar bleibt, welche Bestände erfasst wurden und dass keine wesentlichen Positionen ausgelassen sind. Dadurch wird die Transparenz der Inventur sichergestellt und eine prüfbare Grundlage geschaffen.
Die sorgfältige Einhaltung des Vollständigkeitsprinzips stellt sicher, dass die Inventur alle relevanten Bestände abbildet und dem Unternehmen eine zuverlässige Datenbasis für Steuerung, Bilanzierung und Prüfung bietet.
Grundsatz der Richtigkeit
Der Grundsatz der Richtigkeit besagt, dass alle Bestände nach Art, Menge und Wert korrekt anzugeben sind. Jede Position muss zutreffend erfasst und fehlerfrei bewertet werden, damit die Inventurdaten ein realistisches und verlässliches Bild der Vermögenslage vermitteln:
Art-Angabe:
Jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit ist so zu beschreiben, dass eine eindeutige Identifikation jederzeit möglich ist.
Mengenerfassung:
Die Menge ist präzise zu zählen, zu wiegen oder zu messen. Schätzungen sind nur im Rahmen zugelassener und anerkannter Verfahren erlaubt.
Wertbestimmung:
Der Wertansatz hat sachgerecht zu erfolgen – in der Regel durch eine Bewertung nach den gesetzlichen Vorgaben oder mittels anerkannten Bewertungsverfahren.
Wahrheitsgetreue Daten:
Angaben dürfen weder überhöht noch beschönigt oder verfälscht werden. Sie müssen die tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse realistisch widerspiegeln.
Verzicht auf willkürliche Verfahren:
Die Bewertungsmethoden müssen nachvollziehbar und fachlich vertretbar sein. Willkür bei der Bewertung oder beim Ausweis von Beständen ist ausgeschlossen.
Eine klare Struktur stellt sicher, dass die Inventur reibungsfrei, nachvollziehbar und effizient abläuft. Einheitliche Abläufe und klare Zuständigkeiten verhindern Missverständnisse und erleichtern die Kontrolle.
Zugleich verbessert eine geordnete Organisation die Datenqualität und schafft Vertrauen in die Ergebnisse – so wird die Inventur zu einem transparenten und verlässlichen Prozess.
Grundsatz der Nachprüfbarkeit
Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit besagt, dass sowohl das Vorgehen bei der Inventur als auch die erfassten Ergebnisse so dokumentiert werden müssen, dass ein sachkundiger Dritter den gesamten Ablauf und die Resultate innerhalb einer angemessenen Zeit nachvollziehen kann:
Verfahrensdokumentation:
Es muss klar ersichtlich sein, welche Inventurmethoden gewählt und wie sie angewendet wurden – beispielsweise anhand eines Inventurrahmenplans sowie der verwendeten Zähl- und Inventurlisten.
Eindeutige Bezeichnungen:
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind so aufzulisten, dass Art, Menge und Wert eindeutig ersichtlich sind – nur so ist eine unabhängige und nachvollziehbare Prüfung möglich.
Nachprüfbarkeit durch Dritte:
Ein sachkundiger Prüfer muss in der Lage sein, die Inventurergebnisse eigenständig zu prüfen und nachzuvollziehen, ohne auf eine übermässige Mitwirkung des Unternehmens angewiesen zu sein.
Aufbewahrung relevanter Unterlagen:
Alle Inventurunterlagen – wie Listen, Bewertungsnachweise und Dokumentationen – sind so aufzubewahren, dass eine nachträgliche Prüfung jederzeit möglich ist.
Die konsequente Anwendung des Nachprüfbarkeitsprinzips sorgt für Transparenz und Prüfsicherheit. Nur so kann das Inventar gegenüber internen und externen Prüfstellen nachvollziehbar und glaubwürdig dargestellt werden.
Grundsatz der Einzelbewertung
Der Grundsatz der Einzelbewertung verlangt, dass jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit grundsätzlich einzeln bewertet werden – und nicht pauschal oder gruppenweise.
Individuelle Bewertung:
Jeder Inventurposten ist gesondert zu bewerten, damit Wertsteigerungen nicht mit Wertminderungen anderer Positionen verrechnet werden.
Verrechnungsverbot:
Vermögenswerte dürfen nicht mit Verbindlichkeiten verrechnet werden, um die Darstellung realistischer Einzelwerte sicherzustellen.
Ausnahmen zulässig:
Nur in begründeten Ausnahmefällen, etwa bei grossen Mengen gleichartiger Güter, dürfen Verfahren wie Gruppenbewertung oder Festwerte angewendet werden – vorausgesetzt, das Bewertungsziel wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Bewertungsmaßstab:
Für die Bewertung sind in der Regel die Anschaffungs- oder Herstellungskosten massgebend – beziehungsweise der niedrigere beizulegende Wert oder bei Verbindlichkeiten der Rückzahlungsbetrag.
Die Beachtung des Einzelbewertungsprinzips ist entscheidend für die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Inventurdaten. Dadurch erhalten Unternehmen ein präzises und differenziertes Bild ihrer Bestände und Verbindlichkeiten – eine zentrale Grundlage für eine aussagekräftige Bilanzierung und eine zielgerichtete Unternehmenssteuerung.
Grundsatz der Klarheit
Der Grundsatz der Klarheit besagt, dass alle Angaben in der Inventur so aufgebaut und dargestellt sein müssen, dass sie für interne wie externe Beteiligte verständlich, eindeutig und übersichtlich nachvollzogen werden können:
Eindeutige Bezeichnungen:
Jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit ist eindeutig zu bezeichnen, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Strukturierte Darstellung:
Inventurlisten und Bestandsverzeichnisse müssen einer klaren und nachvollziehbaren Struktur folgen, sodass Art, Menge und Wert der erfassten Positionen auf einen Blick ersichtlich sind.
Vermeidung von Unübersichtlichkeit:
Eine klare Gliederung und der Verzicht auf unnötige Komplexität stellen sicher, dass Inventurergebnisse rasch gefunden und geprüft werden können.
Verknüpfung mit Nachprüfbarkeit:
Eine transparente und verständliche Darstellung erleichtert die Prüfung durch Dritte und stärkt die Ordnungsmässigkeit der gesamten Inventur.
Die konsequente Anwendung des Klarheitsprinzips sorgt dafür, dass Inventurdaten nicht nur korrekt erfasst, sondern auch effizient genutzt und transparent ausgewertet werden können.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit besagt, dass der Aufwand der Inventur in einem angemessenen Verhältnis zu ihrem Nutzen stehen muss. Dabei dürfen anerkannte Vereinfachungsverfahren angewendet werden, solange das Ziel der Inventur – eine verlässliche und vollständige Bestandsaufnahme – nicht beeinträchtigt wird:
Verhältnis Aufwand zu Nutzen:
Der Aufwand für die Inventur – also Zeit, Personal und Kosten – darf nicht in einem unverhältnismässigen Verhältnis zum Nutzen der erzielten Ergebnisse stehen.
Ausnutzung vereinfachter Verfahren:
Zulässig sind beispielsweise Stichprobeninventuren, Gruppenbewertungen oder Festwerte, sofern diese die Aussagekraft und Ordnungsmässigkeit der Inventur nicht beeinträchtigen.
Prüfung der Wesentlichkeit:
Es sollte geprüft werden, ob das zu erfassende Gut bzw. der Bestand einen wesentlichen Einfluss auf die Aussagekraft des Inventars hat. Nur bei bedeutenden Positionen ist ein vollständiger Erfassungsaufwand gerechtfertigt.
Effiziente Organisation und Dokumentation:
Neben der eigentlichen Bestandsaufnahme ist auf eine effiziente Organisation, klare Abläufe sowie den Einsatz digitaler und automatisierter Prozesse zu achten, um Kosten und Aufwand nachhaltig zu senken.
Wird dieser Grundsatz eingehalten, lässt sich die Inventur effizient durchführen, ohne die Qualität oder Zuverlässigkeit der Ergebnisse zu beeinträchtigen.
Zuverlässige Bestandesaufnahme mit OMS Retail
Eine Inventur ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für transparente Bestandsdaten und einen zuverlässigen Jahresabschluss. Sie bildet die Grundlage für präzise Bewertungen, fundierte Entscheidungen und revisionssichere Prüfprozesse.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Inventurdurchführung unterstützt OMS Retail Handels- und Filialbetriebe bei einer sicheren, strukturierten und prüfungskonformen Bestandsaufnahme. Durch eingespielte Teams, standardisierte Abläufe und bewährte Verfahren stellen wir sicher, dass alle Grundsätze der Inventur – von der Vollständigkeit bis zur Wirtschaftlichkeit – zuverlässig eingehalten werden.
Vertrauen Sie auf Erfahrung und Struktur, wenn Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit im Mittelpunkt stehen.
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