Welche Formen der Bestandesaufnahme gibt es?

Grundsätzlich ja. In der Schweiz verpflichtet das Obligationenrecht (OR) alle buchführungspflichtigen Unternehmen, zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar zu erstellen – das heisst eine vollständige Bestandesaufnahme sämtlicher Vermögenswerte und Schulden. Diese Pflicht gilt ebenso bei der Gründung, beim Verkauf oder bei der Auflösung eines Unternehmens.

Eine pauschale Befreiung wie in Deutschland gibt es nicht. Solange ein Betrieb nach OR buchführungspflichtig ist (in der Regel ab einem Jahresumsatz von 500'000 CHF), muss er jährlich eine Bestandesaufnahme durchführen und in der Jahresrechnung dokumentieren.

Übrigens: Eine Bestandesaufnahme ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiges Instrument, um den tatsächlichen Lagerbestand zu kennen – selbst wenn man rechtlich nicht dazu verpflichtet wäre, empfiehlt sie sich für Transparenz und eine verlässliche Planung.

Der optimale Zeitpunkt für eine Bestandesaufnahme hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Klassischerweise erfolgt sie zum Jahresende, da dann der Jahresabschluss erstellt wird. Viele Händler wählen Termine direkt nach Weihnachten oder zu Jahresbeginn.

Wichtig ist, dass der Lagerbestand zum Zählzeitpunkt möglichst niedrig und der Betrieb ruhig ist – so geht die Zählung schneller. Saisonale Betriebe führen die Bestandesaufnahme oft nach der Hauptsaison durch, wenn das Lager leerer ist. Das schweizerische Obligationenrecht (OR) verlangt lediglich, dass am Ende des Geschäftsjahres ein Inventar vorliegt; es erlaubt aber, die Zählung auch einige Wochen davor oder danach durchzuführen, sofern der Bestand zuverlässig auf den Stichtag nachgewiesen werden kann.

Ideal ist ein Termin, der den Betriebsablauf kaum stört: zum Beispiel an einem Ruhetag oder abends bzw. nachts ausserhalb der Öffnungszeiten. So kann das Geschäft geöffnet bleiben, ohne dass der Kundenverkehr die Zählung behindert.

Kurz gesagt: Planen Sie die Bestandesaufnahme in eine verkaufsschwache Phase und stimmen Sie den Termin frühzeitig intern und mit Ihrem Dienstleister ab.

Die Dauer einer Bestandesaufnahme hängt von der Grösse der Verkaufs- oder Lagerfläche und von der Anzahl der Artikel ab. In einem kleinen Laden kann die Zählung in zwei bis drei Stunden erledigt sein, während ein grosser Supermarkt mehrere Stunden bis hin zu einem ganzen Arbeitstag benötigt.

Mit Unterstützung eines professionellen Teams lässt sich die Dauer deutlich verkürzen – geübte Helfer erfassen oft einen kompletten Markt innerhalb weniger Stunden. Entscheidend ist die Vorbereitung: Sind die Waren ordentlich sortiert und gekennzeichnet, geht es schneller.

Auch die gewählte Methode beeinflusst den Zeitbedarf: Bei einer Stichprobeninventur (sofern nach Obligationenrecht zulässig und korrekt dokumentiert) reduziert sich die Zählzeit, während eine vollständige Aufnahme naturgemäss länger dauert. Ein Dienstleister wie OMS Retail kann in der Regel schon im Vorfeld recht genau einschätzen, wie viel Zeit ein Projekt beanspruchen wird.

Generell gilt: Planen Sie einen Zeitpuffer ein – falls unerwartete Nacharbeiten nötig werden – und starten Sie möglichst früh am Tag, um bei Bedarf bis abends fertig zu sein.

Das hängt von der Art der Bestandesaufnahme und der Organisation ab. Viele Händler schliessen ihr Geschäft für die Dauer der Zählung – oft einen halben Tag –, damit ungestört gearbeitet werden kann. Dies ist besonders bei einer Stichtagsinventur üblich, um in kurzer Zeit alle Artikel zu erfassen.

Theoretisch lässt sich auch während des laufenden Betriebs zählen, etwa indem man Bereich für Bereich absperrt. Das birgt jedoch Risiken: Kundinnen und Kunden könnten Waren verschieben oder kaufen, während gezählt wird, was zu Unstimmigkeiten führt. Praktischer ist es daher, die Bestandesaufnahme ausserhalb der Öffnungszeiten vorzunehmen.

OMS Retail bietet hier maximale Flexibilität: Auf Wunsch zählen wir nachts, frühmorgens oder am Wochenende, sodass Ihr Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird. In einzelnen Fällen – etwa bei 24-Stunden-Supermärkten – ist eine komplette Schliessung nicht möglich; dann kann abschnittsweise inventiert werden, wobei einzelne Gänge vorübergehend für Kundschaft gesperrt sind.

Empfehlung: Wenn machbar, die Bestandesaufnahme ohne Kundenverkehr durchführen, um ein sauberes und rasches Ergebnis zu erzielen.

Die Stichprobeninventur ist eine spezielle Methode, bei der nur ein Teil der Bestände gezählt und daraus der Gesamtbestand hochgerechnet wird. In der Schweiz ist sie gemäss Art. 958c OR in Verbindung mit den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung zulässig, sofern die Ergebnisse der Vollaufnahme gleichwertig sind und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt.

Um diese Methode einsetzen zu dürfen, müssen Ihre Lagerbücher sehr sorgfältig geführt sein, und es ist ein anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren anzuwenden. Das Resultat muss mit hoher Wahrscheinlichkeit (in der Praxis rund 95 %) der Genauigkeit einer vollständigen Zählung entsprechen.

Praktisch eignet sich die Stichprobeninventur vor allem für grosse Lager mit vielen gleichartigen Artikeln. Für kleinere Detailhändler ist der statistische Aufwand meist zu hoch. Bevor Sie sich für dieses Verfahren entscheiden, empfiehlt sich eine Rücksprache mit Ihrer Revisionsstelle, dem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.

In vielen Fällen verlangen Prüfer trotz Stichprobeninventur stichprobenartige Nachzählungen zur Plausibilisierung. Kurz gesagt: Ja, diese Methode kann Zeit sparen, erfordert aber fachliches Know-how, lückenlose Dokumentation und eine saubere Abstimmung mit der Revisionsstelle. Deshalb setzen viele Händler – insbesondere im Mittelstand – weiterhin auf die vollständige Bestandesaufnahme (Stichtag oder zeitlich verlegt), um auf der sicheren Seite zu bleiben.