Quels sont les différents types d'inventaire ?
Les inventaires posent souvent des défis considérables aux entreprises. OMS Retail vous accompagne en tant que prestataire de services complets dans toutes les procédures - de l'inventaire classique à jour fixe aux procédures d'échantillonnage exigeantes en passant par l'inventaire différé.
Avec plus de 20 ans d'expérience, une technologie moderne et plus de 900 collaborateurs, nous garantissons des inventaires structurés dans toute l'Europe, des résultats fiables et un allègement sensible de vos ressources internes.
Aperçu des thèmes
1. Importance d'un inventaire en bonne et due forme
Un inventaire en bonne et due forme est indispensable pour les détaillants et remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Obligation légale & sécurité du bilan: base d'un bilan annuel fiable.
- Prévention des pertes: la démarque, les vols et les erreurs deviennent visibles.
- Qualité des données pour la gestion des marchandises: des stocks exacts garantissent la planification et la disposition.
- Processus sans heurts & confiance: Les perturbations sont minimisées, la confiance est renforcée.
L'inventaire devient ainsi un instrument important qui crée une sécurité juridique, réduit les pertes et pose les bases pour des décisions commerciales réussies.
Notre approche "full service" englobe tous les types d'inventaire courants. Nous sommes ainsi en mesure de fournir la solution d'inventaire optimale pour chaque modèle commercial, de simplifier les processus et de soulager sensiblement votre équipe.
2. Aperçu des types d'inventaire
Le droit commercial autorise différents types d'inventaire. Les plus importants sont l'inventaire à jour fixe, l'inventaire différé et l'inventaire par échantillonnage. Si tous les types d'inventaire répondent à des exigences spécifiques, ce sont surtout les inventaires à jour fixe et les inventaires différés qui sont utilisés dans le commerce de détail :
Inventaire permanent
L'inventaire permanent basé sur un logiciel enregistre en continu les entrées et les sorties et allège la charge de travail lors du bilan annuel. La condition préalable est un système de gestion des marchandises fiable avec une documentation sans faille - liée à un travail d'organisation et de comptabilité très important. Alors que chez OMS Retail, nous vous soutenons personnellement dans les méthodes d'inventaire classiques, l'inventaire permanent offre une alternative pour le commerce.
3. Avantages d'un prestataire de services d'inventaire
Un inventaire dans le commerce de détail est lié à des efforts considérables en termes d'organisation et de personnel. Surtout dans le cas d'inventaires à jour fixe ou de structures de magasins complexes, il nécessite une planification précise, un grand nombre de collaborateurs et une coordination claire. Si le processus est géré exclusivement en interne, le risque de surcharge, d'erreurs et d'inventaires incomplets augmente.
La collaboration avec un prestataire de services spécialisé comme OMS Retail réduit considérablement cette charge de travail. Les équipes d'inventaire externes travaillent selon des normes éprouvées, apportent la technique nécessaire et garantissent une exécution conforme à la législation et aux normes d'audit. Vous obtenez ainsi des résultats fiables sans mobiliser excessivement votre propre personnel.
4. Un inventaire réussi en quatre étapes
Un processus structuré garantit que votre inventaire est réalisé de manière efficace et sans erreur. Chez OMS Retail, une équipe centrale vous accompagne de la demande à la conclusion. Le déroulement typique d'un projet se divise en quatre étapes :
5. Questions fréquentes sur les inventaires
Quand exactement dois-je procéder à un inventaire en tant que commerçant ? Comment trouver le meilleur moment et combien de temps dure généralement le comptage ? Mon magasin peut-il rester ouvert pendant ce temps - et que signifie réellement un inventaire par échantillonnage ? Dans notre FAQ, nous répondons aux principales questions concernant la planification, le déroulement et les exigences légales.
En tant que commerçant, dois-je faire un inventaire chaque année ?
En principe, oui. En Allemagne, l'article 240 du Code du commerce stipule que tout commerçant doit faire un inventaire à la fin de l'exercice - généralement à la date de clôture du 31 décembre. Un inventaire est également requis lors de la création, de la vente ou de la dissolution d'une entreprise.
Les seules exceptions concernent les très petites entreprises : Les commerçants individuels qui réalisent moins de 600.000 € de chiffre d'affaires et 60.000 € d'excédent annuel pendant deux années consécutives sont exemptés de l'obligation d'inventaire. La plupart des détaillants dépassent toutefois ces seuils, de sorte qu'un inventaire annuel fait partie de la tenue régulière de la comptabilité.
D'ailleurs, un inventaire n'est pas seulement obligatoire, il est également utile pour connaître l'état réel des stocks - même si légalement on n'est pas obligé d'en faire un, il est recommandé pour avoir une vue d'ensemble de l'entreprise.
Quel est le meilleur moment pour faire un inventaire ?
La date optimale de l'inventaire dépend de votre modèle d'entreprise. Classiquement, l'inventaire est réalisé en fin d'année, car c'est à ce moment-là que l'on procède à la clôture. De nombreux commerçants fixent la date juste après Noël ou au début de l'année.
Il est important que le niveau de stock soit le plus bas et le plus calme possible au moment du comptage - le comptage est ainsi plus rapide. Les commerçants saisonniers aiment par exemple faire l'inventaire après la haute saison, lorsque le stock est plus vide. Grâce à l'inventaire différé selon l'article 241 du Code de commerce, vous pouvez également compter quelques semaines ou mois avant ou après la date de référence.
L'idéal est de choisir une date qui perturbe peu le fonctionnement de l'entreprise : par exemple le dimanche, un jour de repos ou le soir/la nuit en dehors des heures d'ouverture. Dans ce cas, vous n'aurez pas à fermer le magasin et la circulation des clients ne gênera pas le comptage.
En bref : planifiez l'inventaire dans une période de faible vente et convenez de la date suffisamment tôt en interne et avec votre prestataire de services.
Combien de temps dure généralement un inventaire ?
La durée d'un inventaire dépend de la taille de la surface de vente ou de l'entrepôt et du nombre d'articles. Dans un petit magasin, le comptage peut être effectué en 2 à 3 heures, tandis qu'un grand supermarché peut nécessiter plusieurs heures, voire une journée de travail complète.
Avec l'aide d'une équipe d'inventaire professionnelle, la durée peut être considérablement réduite - souvent, des aides-inventoristes expérimentés parviennent à recenser un marché complet en quelques heures. La préparation est importante : si les marchandises sont bien triées et étiquetées, le travail sera plus rapide.
La méthodologie joue également un rôle : lors d'un inventaire par échantillonnage (si autorisé), le temps de comptage est réduit, alors qu'un inventaire complet est naturellement plus long. Un prestataire de services d'inventaire comme OMS Retail peut généralement estimer assez précisément à l'avance le temps que prendra un projet d'inventaire.
En règle générale, il est préférable de prévoir un peu de marge - au cas où des travaux ultérieurs imprévus seraient nécessaires - et de commencer tôt dans la journée afin d'avoir terminé le soir si nécessaire.
Puis-je laisser mon magasin ouvert pendant l'inventaire ?
Cela dépend du type d'inventaire et de l'organisation. De nombreux commerçants ferment leur magasin pendant la durée de l'inventaire (par exemple une demi-journée) afin de pouvoir effectuer le comptage sans être dérangés. C'est surtout courant dans le cas d'un inventaire à jour fixe, afin de recenser tous les articles en peu de temps.
En théorie, il est également possible de procéder à un comptage pendant le fonctionnement de l'entreprise - par exemple en bloquant une zone à la fois - mais cela comporte des risques : les clients pourraient déplacer ou acheter des marchandises pendant le comptage, ce qui entraînerait une certaine confusion. Il est plus pratique de faire l'inventaire en dehors des heures d'ouverture.
OMS Retail offre ici une flexibilité maximale : nous comptons sur demande la nuit, tôt le matin ou le week-end, de sorte que vos activités quotidiennes ne soient pas perturbées. Dans certains cas (par exemple, les supermarchés ouverts 24 heures sur 24), il n'est pas possible d'organiser une fermeture complète ; l'inventaire peut alors être effectué par sections, certaines allées étant temporairement fermées aux clients.
Globalement, la recommandation est la suivante : dans la mesure du possible, effectuer l'opération sans que les clients ne soient présents, afin d'obtenir un résultat propre et rapide.
Dans quelles conditions un inventaire par échantillonnage est-il autorisé ?
L'inventaire par échantillonnage est un type d'inventaire spécial qui consiste à ne compter qu'une partie des stocks et à en estimer le total. Il est autorisé par la loi en Allemagne (§ 241 al. 1 HGB), mais il est soumis à des conditions strictes.
Pour pouvoir utiliser un inventaire par échantillonnage, vos livres de stock doivent être tenus de manière très ordonnée et vous devez utiliser une méthode mathématique et statistique reconnue. En outre, le résultat doit avoir 95 % de chances d'être aussi précis qu'un inventaire complet.
En pratique, cela signifie que la méthode est surtout adaptée aux grands entrepôts contenant de nombreux articles similaires. Pour un détaillant normal, l'effort statistique serait généralement trop important. Avant de procéder à un échantillonnage, vous devez absolument consulter votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal.
Dans de nombreux cas, les contrôleurs exigent au moins des recomptages aléatoires à des fins de plausibilité malgré l'inventaire par échantillonnage. En bref : oui, l'inventaire par échantillonnage est autorisé et permet de gagner du temps, mais il nécessite des connaissances d'expert et une documentation claire pour être reconnu.
C'est pourquoi la plupart des commerçants - en particulier ceux de la classe moyenne - continuent de miser sur l'inventaire complet (jour de référence ou reporté) pour jouer la carte de la sécurité.
L'inventaire n'est pas seulement une obligation légale pour les commerçants, c'est aussi un instrument important pour la transparence et la sécurité de la planification. Le moment, la durée et le déroulement peuvent être organisés de manière optimale avec une bonne préparation.
Si vous souhaitez un soutien pour votre inventaire, nous vous accompagnons de manière professionnelle de la planification à la réalisation.
6. OMS Retail : Votre partenaire pour des inventaires conformes aux normes d'audit
Un inventaire en bonne et due forme est indispensable pour les commerçants - il crée une sécurité juridique, une transparence et une base fiable pour les décisions de l'entreprise. En revanche, des inventaires erronés ou incomplets comportent des risques fiscaux et juridiques.
En tant que prestataire de services complets, OMS Retail vous soutient dans tous les types d'inventaire reconnus : de l'inventaire classique à jour fixe à l'inventaire par échantillonnage en passant par l'inventaire différé. Avec plus de 20 ans d'expérience, une technologie moderne et une équipe d'experts actifs dans toute l'Europe, nous garantissons des processus structurés, des résultats précis et une documentation conforme aux normes de révision.
Vous garantissez ainsi le respect de toutes les exigences légales tout en allégeant la charge de travail de vos ressources internes.
N'hésitez pas à nous contacter
Réservez dès maintenant votre inventaire full-service et gagnez un partenaire fiable qui vous déchargera à long terme. Appelez-nous ou utilisez notre formulaire de contact pour obtenir une offre personnalisée et profitez vous aussi à l'avenir, vous et votre réseau de magasins, de notre service complet pour un inventaire rapide et efficace.
Votre contact direct avec nous !
Courrier électronique : info@oms-retail.com
Téléphone : +49 (0)511 / 515 283-0