Inventaire permanent simplifié
L'inventaire permanent se base sur la saisie continue de tous les mouvements de marchandises sur l'ensemble de l'exercice et met ainsi à disposition à tout moment des données d'inventaire actualisées. Il favorise une planification prévisionnelle, permet une répartition uniforme du travail et s'effectue sans interruption de l'activité en cours.
En complément, la loi impose au moins une fois par an un inventaire physique, qui peut être réalisé de manière flexible dans le temps au cours de l'exercice et qui permet de sécuriser la gestion courante des stocks.
Qu'est-ce qu'un inventaire permanent ?
L'inventaire permanent est une procédure autorisée par l'article 241, paragraphe 2, du code de commerce allemand (HGB ), qui consiste à enregistrer les stocks non seulement à la date de clôture du bilan, mais aussi en continu tout au long de l'exercice. Chaque mouvement de marchandises - comme l'entrée, la vente ou le transfert - est directement enregistré dans le système de gestion des marchandises, de sorte que les données d'inventaire actuelles sont toujours disponibles.
Les écarts entre le stock théorique et le stock réel peuvent ainsi être détectés et corrigés à temps. Néanmoins, un inventaire physique est nécessaire au moins une fois par an, ce qui peut être réparti de manière flexible sur l'année.
Quelles sont les bases juridiques applicables ?
Conformément à l'article 241, paragraphe 2, du HGB, l' inventaire permanent est autorisé si la nature et la quantité des stocks ressortent clairement et à tout moment de la comptabilité et qu'une comptabilité des stocks sans faille est garantie. Il remplace l'inventaire inventaire à la date de clôture par une gestion courante des stocks, mais exige que chaque article soit compté physiquement au moins une fois par an. L 'article 240 du HGB, qui prescrit un inventaire complet et régulier, s'applique en complément.
Toutes les variations de stock doivent être enregistrées selon les principes de comptabilité régulière (GoB) doivent être documentées sans faille, de manière véridique et en temps réel, afin de garantir la possibilité de contrôle. Un système de gestion des marchandises fiable et des documents conformes aux normes de révision constituent à cet égard la base d'un bilan annuel juridiquement sûr et du respect des exigences légales.
L'inventaire permanent permet une gestion continue des stocks et peut contribuer à alléger les comptes annuels, mais nécessite en complément un inventaire physique annuel.
Avantages d'un inventaire permanent
L'inventaire permanent peut - selon les bases organisationnelles et techniques - être lié à différents avantages. Les points suivants résument les principaux avantages :
Conseils pour un inventaire permanent sans problème
Une transition réussie vers l'inventaire permanent nécessite de la planification, de la discipline et un équipement technique adéquat. Les conseils suivants vous permettront de vous assurer que la procédure d'inventaire permanent se déroule efficacement et sans erreur :
Système de gestion des marchandises performant
Une gestion numérique des stocks est essentielle pour un inventaire permanent. Assurez-vous d'utiliser un système de gestion des marchandises ou un système ERP fiable, capable d'enregistrer tous les mouvements d'articles en temps réel. Les scanners de codes-barres, les appareils de saisie mobiles et les logiciels d'inventaire correspondants facilitent la comptabilisation complète de chaque mouvement de marchandises.
Des processus et des formations clairs
Définissez des procédures claires pour toutes les variations de stock : de la réception des marchandises aux ventes et aux transferts internes. Chaque collaborateur doit savoir quand et comment saisir les variations de stock. Formez votre équipe de manière approfondie à l'utilisation du système de gestion des marchandises et du logiciel d'inventaire. Il est important d'avoir une culture de la précision : chaque mouvement de marchandises doit être saisi immédiatement et correctement, car toute omission peut entraîner des différences d'inventaire qui seront difficiles à expliquer par la suite.
Planification roulante des comptages
Développez un plan de comptage pour répartir les contrôles d'inventaire physique nécessaires sur l'année. Vous pourriez par exemple compter certains groupes de marchandises tous les mois ou tous les trimestres (inventaire tournant). Planifiez ces inventaires partiels de manière stratégique pendant les périodes de faible chiffre d'affaires afin de disposer de suffisamment de temps pour le comptage. Par exemple, les articles d'hiver peuvent être comptés en été et les articles d'été en hiver, lorsqu'ils sont moins utilisés. Notez la date du dernier inventaire de chaque secteur afin de vous assurer que tous les articles ont été inventoriés au cours de l'année.
Contrôle continu des différences
Mettez en place des mécanismes permettant de détecter rapidement les différences d'inventaire. Comparez à intervalles réguliers le stock théorique selon le système avec le stock réel (par exemple par des comptages aléatoires). Les divergences frappantes - par exemple des ruptures de stock inhabituellement élevées pour certains articles - doivent être examinées immédiatement. Idéalement, ces comparaisons devraient être effectuées en continu, parallèlement aux activités quotidiennes, de sorte que les problèmes apparaissent immédiatement.
Documentation complète
Tenez à jour tous les documents d'inventaire de manière approfondie et correcte. Chaque comptage - aussi petit soit-il - devrait être consigné (avec la date, la personne responsable, les quantités comptées, etc.) Conservez les listes d'inventaire, les bons de comptage et les documents comptables conformément aux dispositions légales (en général dix ans). L'inventaire permanent génère de nombreux procès-verbaux individuels répartis sur l'année - veillez à ce qu'ils soient centralisés et faciles à trouver. En cas de contrôle, vous devez pouvoir prouver quand et comment les stocks ont été enregistrés.
Faire appel à un soutien professionnel
Même si l'inventaire permanent est géré en interne, un inventaire physique est nécessaire au moins une fois par an - par exemple dans le cadre d'une jour de référence ou Inventaire par échantillonnage. OMS Retail soutient les entreprises à ce moment précis : en tant que prestataire de services complet et expérimenté, nous nous chargeons de l'exécution complète des inventaires physiques, y compris la préparation technique, le comptage et la documentation conforme aux normes de révision. Avec plus de 20 ans d'expérience en matière d'inventaire dans le commerce, des procédures éprouvées et des équipes formées, nous garantissons des résultats fiables et soulageons vos ressources internes. Vous avez ainsi la certitude que votre gestion des stocks - quelle que soit la méthode d'inventaire choisie - est juridiquement sûre.
Un inventaire bien pensé et planifié de manière structurée donne confiance dans les chiffres de ses propres stocks et renforce le contrôle de l'entreprise. Il garantit la transparence et la traçabilité des stocks, des valeurs et des processus et constitue ainsi une base fiable pour les décisions.
Pour les inventaires à jour fixe, OMS Retail soutient les entreprises avec des équipes expérimentées, une technique de numérisation moderne et des processus sécurisés. L'inventaire est ainsi réalisé de manière efficace, en toute sécurité juridique et selon les normes actuelles - et les ressources internes sont sensiblement soulagées.
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Un inventaire n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi un élément essentiel de la bonne gestion d'une entreprise. Effectué avec soin, il crée de la transparence, met en évidence les écarts et constitue la base de décisions solides en matière de contrôle et de gestion.
Pour les entreprises, il peut être judicieux de mettre en œuvre ce processus avec un prestataire de services d'inventaire spécialisé. OMS Retail accompagne depuis plus de 20 ans les entreprises commerciales et les magasins avec des solutions d'inventaire structurées, une technique de scannage moderne et des équipes expérimentées dans toute l'Europe.
Grâce à des procédures établies et à des méthodes sûres en matière de révision, nous garantissons un inventaire précis, efficace et conforme à la législation. Nous obtenons ainsi des résultats fiables qui réduisent les dépenses internes et permettent une assurance qualité durable de la gestion des stocks.
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