Eeuwigdurende inventaris uitgelegd
De permanente inventaris is gebaseerd op de voortdurende registratie van alle goederenbewegingen gedurende het hele boekjaar en biedt daarom altijd actuele inventarisgegevens. Het ondersteunt toekomstgerichte planning, maakt een gelijkmatige verdeling van het werk mogelijk en vindt plaats zonder onderbreking van de lopende activiteiten.
Daarnaast is het wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een fysieke inventarisatie uit te voeren, die flexibel binnen het boekjaar kan worden uitgevoerd en een doorlopend voorraadbeheer garandeert.
Wat is een doorlopende inventaris?
Eeuwigdurende inventarisatie is een procedure die is toegestaan onder Sectie 241 (2) HGB waarbij voorraden niet alleen op de balansdatum worden vastgelegd, maar continu gedurende het hele boekjaar. Elke beweging van goederen - zoals ontvangsten, verkopen of voorraadoverdrachten - wordt onmiddellijk geregistreerd in het voorraadbeheersysteem, zodat er altijd actuele voorraadgegevens beschikbaar zijn.
Afwijkingen tussen de beoogde en werkelijke voorraadniveaus kunnen daarom in een vroeg stadium worden herkend en gecorrigeerd. Desondanks moet er minstens één keer per jaar een fysieke inventarisatie worden uitgevoerd, die flexibel over het jaar kan worden verdeeld.
Welke juridische principes zijn van toepassing?
Permanente voorraadtelling is toegestaan in overeenstemming met Sectie 241 (2) HGB als het type en de hoeveelheid voorraad te allen tijde duidelijk uit de boekhouding kan worden afgelezen en een volledige voorraadboekhouding is gegarandeerd. Dit vervangt de inventaris op peildatum door doorlopend voorraadbeheer, maar vereist dat elk artikel ten minste eenmaal per jaar fysiek wordt geteld. Daarnaast is § 240 HGB van toepassing, dat een volledige en correcte inventarisatie voorschrijft.
Alle voorraadwijzigingen moeten worden geregistreerd in overeenstemming met de principes van goed boekhouden (GoB) moeten volledig, waarheidsgetrouw en tijdig worden gedocumenteerd om controleerbaarheid te garanderen. Een betrouwbaar voorraadbeheersysteem en controleerbare documenten vormen de basis voor een jaarrekening die aan de wettelijke eisen voldoet.
De permanente inventaris maakt continu voorraadbeheer mogelijk en kan helpen om de druk op de jaarrekening te verminderen, maar vereist ook een jaarlijkse fysieke inventaris.
Voordelen van een permanente inventaris
Afhankelijk van de organisatorische en technische basis kan eeuwigdurende inventarisatie gepaard gaan met verschillende voordelen. De volgende punten vatten de belangrijkste voordelen samen:
Tips voor een soepele permanente inventarisatie
Een succesvolle overstap naar permanente inventarisatie vereist planning, discipline en de juiste technische apparatuur. Met de volgende tips kunt u ervoor zorgen dat het lopende inventarisatieproces efficiënt en foutloos verloopt:
Efficiënt systeem voor goederenbeheer
Digitaal voorraadbeheer is het begin en einde van een permanente inventarisatie. Zorg ervoor dat je een betrouwbaar goederenbeheer- of ERP-systeem gebruikt dat alle artikelbewegingen in realtime kan registreren. Barcodescanners, mobiele registratieapparaten en de juiste inventarisatiesoftware vergemakkelijken de naadloze registratie van elke goederenbeweging.
Duidelijke processen & training
Definieer duidelijke processen voor alle voorraadwijzigingen: van goederenontvangst tot verkoop en interne overdrachten. Elke medewerker moet weten wanneer en hoe hij voorraadwijzigingen moet registreren. Train je team uitgebreid in het gebruik van het voorraadbeheersysteem en de software voor het bijhouden van de voorraad. Een cultuur van nauwkeurigheid is belangrijk: elke verplaatsing van goederen moet onmiddellijk en correct worden geregistreerd, want elke omissie kan leiden tot inventarisverschillen die later moeilijk op te helderen zijn.
Planning rollende graaf
Ontwikkel een telplan om de nodige fysieke inventariscontroles over het jaar te verdelen. Je zou bijvoorbeeld bepaalde productgroepen maandelijks of per kwartaal kunnen tellen (rolling inventory). Plan deze deelinventarisaties strategisch tijdens perioden van lage verkoop, zodat er voldoende tijd is om te tellen. Winterartikelen kunnen bijvoorbeeld in de zomer worden geteld en zomergoederen in de winter, wanneer ze minder vaak worden verplaatst. Houd bij wanneer welke ruimte voor het laatst is geïnventariseerd om ervoor te zorgen dat alle artikelen binnen het jaar worden geteld.
Continue verschilregeling
Implementeer mechanismen om inventarisverschillen in een vroeg stadium te detecteren. Vergelijk de doelvoorraad volgens het systeem met regelmatige tussenpozen met de werkelijke voorraad (bijvoorbeeld door steekproeven te tellen). Opvallende afwijkingen - zoals ongewoon hoge voorraadtekorten van bepaalde artikelen - moeten onmiddellijk worden onderzocht. Idealiter worden dergelijke vergelijkingen continu uitgevoerd, parallel aan de dagelijkse gang van zaken, zodat problemen onmiddellijk opvallen.
Volledige documentatie
Houd alle inventarislijsten grondig en correct bij. Elke telling - hoe klein ook - moet worden geregistreerd (met datum, verantwoordelijke, getelde hoeveelheden, enz.) Bewaar inventarislijsten, telbonnen en boekhoudkundige documenten in overeenstemming met de wettelijke vereisten (meestal tien jaar). In het geval van een permanente inventarisatie worden er gedurende het jaar veel afzonderlijke records aangemaakt - zorg ervoor dat deze centraal worden verzameld en gemakkelijk terug te vinden zijn. Bij een controle moet je kunnen bewijzen wanneer en hoe de voorraad is geregistreerd.
Gebruik professionele ondersteuning
Zelfs als de permanente inventaris intern wordt bijgehouden, is minstens één keer per jaar een fysieke inventarisatie vereist, bijvoorbeeld als onderdeel van een sleuteldatum of inventarisatiesteekproef. OMS Retail ondersteunt bedrijven juist op dit punt: als ervaren full-service provider nemen we de volledige realisatie van fysieke inventarisaties op ons, inclusief technische voorbereiding, telling en audit-proof documentatie. Met meer dan 20 jaar inventarisatie-ervaring in de detailhandel, beproefde processen en getrainde teams garanderen we betrouwbare resultaten en verlichten we de druk op uw interne middelen. Dit zorgt ervoor dat uw voorraadbeheer wettelijk voldoet, ongeacht de inventarisatieprocedure die u kiest.
Een goed doordachte en gestructureerde inventaris creëert vertrouwen in je eigen voorraadcijfers en versterkt de operationele controle. Het zorgt voor transparantie en traceerbaarheid van voorraden, waarden en processen en vormt zo een betrouwbare basis voor besluitvorming.
OMS Retail ondersteunt bedrijven met ervaren teams, moderne scantechnologie en audit-proof processen voor inventarisaties op belangrijke data. Het resultaat is dat de inventarisatie efficiënt, wettelijk conform en in overeenstemming met de huidige normen wordt uitgevoerd - en de interne middelen merkbaar worden ontlast.
Uw inventaris in de beste handen - met OMS Retail
Een inventarisatie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel onderdeel van goed bedrijfsmanagement. Als het zorgvuldig wordt uitgevoerd, creëert het transparantie, maakt het afwijkingen zichtbaar en vormt het de basis voor betrouwbare beslissingen op het gebied van controle en management.
Het kan zinvol zijn voor bedrijven om dit proces uit te voeren met een gespecialiseerde leverancier van inventarisatiediensten. OMS Retail ondersteunt retailers en winkelketens al meer dan 20 jaar met gestructureerde voorraadbeheeroplossingen, moderne scantechnologie en ervaren teams in heel Europa.
Dankzij gevestigde processen en auditbestendige methodes garanderen wij een nauwkeurige, efficiënte en wettelijk conforme inventarisatie. Dit levert betrouwbare resultaten op die de interne kosten verlagen en een langdurige kwaliteitsgarantie in voorraadbeheer mogelijk maken.
Neem nu contact met ons op Meer over de inventarisatiedienst
Aarzel niet om contact met ons op te nemen
Boek nu uw full-service inventarisatie en krijg een betrouwbare partner die u op de lange termijn zal ontlasten. Bel ons of gebruik ons contactformulier voor een offerte op maat en u en uw winkelnetwerk zullen ook in de toekomst profiteren van onze volledige service voor een snelle en efficiënte inventarisatie.
Uw directe contact met ons!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefoon: +49 (0)511 / 515 283-0