Laufende Inventur einfach erklärt

Eine digitale und durchgängige Bestandsführung bildet die Grundlage für eine laufende Inventur. Entscheidend ist der Einsatz eines verlässlichen Warenwirtschafts- oder ERP-Systems, das sämtliche Artikelbewegungen in Echtzeit abbildet. Der Einsatz von Barcode-Scannern, mobilen Erfassungsgeräten und geeigneter Inventursoftware unterstützt eine lückenlose und nachvollziehbare Verbuchung jeder Warenbewegung.

Für eine funktionierende laufende Inventur sind eindeutig definierte Prozesse unerlässlich – vom Wareneingang über den Verkauf bis hin zu internen Umbuchungen. Alle Mitarbeitenden müssen genau wissen, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form Bestandsänderungen zu erfassen sind.

Eine gezielte Einschulung in das Warenwirtschaftssystem und die eingesetzte Inventursoftware bildet die Grundlage für eine korrekte Handhabung im Arbeitsalltag. Ebenso entscheidend ist ein Bewusstsein für Sorgfalt: Jede Warenbewegung muss zeitnah und korrekt verbucht werden. Unterlassungen oder Verzögerungen führen rasch zu Inventurdifferenzen, die im Nachhinein oft nur schwer nachvollziehbar sind.

Ein strukturierter Zählplan hilft dabei, die erforderlichen körperlichen Bestandsprüfungen über das Jahr hinweg zu verteilen. In der Praxis bietet es sich an, einzelne Warengruppen in regelmäßigen Intervallen – etwa monatlich oder quartalsweise – zu erfassen (rollierende Inventur).

Diese Teilinventuren sollten möglichst in umsatzschwächeren Zeiträumen stattfinden, um genügend Ressourcen für eine sorgfältige Zählung verfügbar zu haben. Beispielsweise kann Winterware in den Sommermonaten und Sommerartikel während der Wintersaison gezählt werden, wenn die Bewegungen geringer sind.

Eine lückenlose Dokumentation, wann welcher Bereich zuletzt überprüft wurde, stellt sicher, dass sämtliche Artikel innerhalb des Geschäftsjahres erfasst werden.

Für eine verlässliche Bestandsführung ist es wichtig, Inventurdifferenzen frühzeitig zu erkennen. Daher empfiehlt sich ein regelmäßiger Abgleich zwischen dem im System geführten Soll-Bestand und dem tatsächlichen Ist-Bestand – beispielsweise mittels Stichprobenzählungen.

Zeigen sich auffällige Abweichungen, etwa wiederholt erhöhte Fehlmengen bei bestimmten Artikeln, sollten diese zeitnah analysiert und die Ursache geklärt werden. Optimal ist ein Kontrollprozess, der laufend parallel zum Tagesgeschäft erfolgt, sodass Unstimmigkeiten rasch sichtbar werden.

Eine sorgfältige und nachvollziehbare Dokumentation ist für die laufende Inventur unerlässlich. Jede einzelne Zählung – auch kleinere Erfassungen – sollte protokolliert werden, inklusive Datum, verantwortlicher Person und ermittelter Mengen.

Inventurlisten, Zählscheine und Buchungsbelege sind entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – in der Regel zehn Jahre – geordnet aufzubewahren. Da bei der laufenden Inventur über das Geschäftsjahr verstreut zahlreiche Einzelprotokolle entstehen, ist eine zentrale und strukturierte Ablage besonders wichtig.

Im Prüfungsfall muss eindeutig nachvollziehbar sein, wann und auf welche Weise Bestände erfasst wurden.

Auch bei einer intern geführten laufenden Inventur ist zumindest einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme notwendig – beispielsweise im Rahmen einer Stichtags- oder Stichprobeninventur. Genau hier setzt OMS Retail an: Als erfahrener Full-Service-Dienstleister übernehmen wir die vollständige Organisation und Durchführung körperlicher Inventuren – von der technischen Vorbereitung über die Zählung bis hin zur revisionssicheren Dokumentation.

Mit über 20 Jahren Inventurerfahrung im Handel, bewährten Prozessen und geschulten Teams stellen wir verlässliche Ergebnisse sicher und entlasten Ihre internen Kapazitäten. So bleibt Ihre Bestandsführung – unabhängig vom gewählten Inventurverfahren – rechtlich abgesichert und betriebswirtschaftlich belastbar.