Bestandsdifferenzen wirksam vermeiden
Bestandsdifferenzen entstehen häufig durch kleine Fehler mit großen Auswirkungen – von menschlichen Zählungenauigkeiten bis hin zu nicht verbuchten Wareneingängen. Diese führen zu Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand, die nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten können.
Erfahren Sie, welche typischen Ursachen hinter Bestandsdifferenzen stecken und wie Sie mit klaren Abläufen, geschultem Personal und moderner Technologie dauerhaft für korrekte Lagerbestände sorgen.
Bestandsdifferenzen als finanzielles Risiko
Bestandsdifferenzen – also Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Bestand – kommen in nahezu jedem Betrieb vor. Die gesetzlich vorgeschriebene Jahresinventur gemäß Unternehmensgesetzbuch (UGB) dient dabei nicht nur der Erfüllung von Vorschriften, sondern vor allem der Sicherung verlässlicher Lagerdaten.
Nur wenn die erfassten Bestände mit den tatsächlichen Mengen übereinstimmen, entsteht eine verlässliche Basis für Planung, Bewertung und Steuerung. Weichen die Zahlen jedoch voneinander ab, können Überbestände, Fehlmengen oder Buchungsfehler auftreten – mit möglichen finanziellen Nachteilen und Störungen in der Lieferkette.
Häufige Ursachen für Bestandsdifferenzen
Bestandsdifferenzen entstehen aus einer Vielzahl kleiner Fehler im Lager- und Buchungsprozess. Zu den häufigsten Ursachen zählen:
- Fehlerhafte Erfassung im Wareneingang: Mengen oder Artikelnummern werden ungenau oder falsch verbucht.
- Unverbuchte Entnahmen oder Entsorgungen: Waren werden entnommen oder entsorgt, ohne im System korrekt ausgebucht zu werden.
- Menschliche Zählfehler: Unachtsamkeit, Zeitdruck oder unklare Abläufe führen zu ungenauen Ergebnissen.
- System- oder Buchungsfehler: Doppelte Buchungen, technische Probleme oder fehlerhafte Schnittstellen verfälschen die Bestandsdaten.
Eine konsequente Kontrolle dieser Prozesse ist entscheidend, um Bestandsabweichungen dauerhaft zu vermeiden.
Ein erfahrener Inventurdienstleister reduziert Bestandsdifferenzen durch präzise Zählprozesse, den Einsatz moderner Datenerfassungssysteme und objektive, revisionssichere Bestandsaufnahmen.
So vermeiden Sie Bestandsdifferenzen in Zukunft
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Bestandsdifferenzen von vornherein zu verhindern. Durch gezielte Maßnahmen lassen sich Fehlerquellen im Lager frühzeitig erkennen und korrigieren. Die folgenden Schritte helfen, abweichende Bestände zu vermeiden oder rasch zu bereinigen:
Bestände am richtigen Lagerplatz führen:
Achten Sie darauf, dass jedes Material am vorgesehenen Lagerplatz abgelegt ist. Wenn bei einer Kontrolle Bestandsdifferenzen auftreten, prüfen Sie zunächst, ob der vermeintlich „fehlende“ Bestand an einem anderen Ort im Lager zu finden ist. Falls notwendig, veranlassen Sie eine Nachzählung oder Umlagerung, um den Bestand korrekt zuzuordnen und Abweichungen zu vermeiden.
Nachzählungen bei Abweichungen durchführen:
Treten auffällig hohe Bestandsdifferenzen auf, sollten Sie umgehend eine zweite Zählung veranlassen. Das Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Abweichungen hilft, Zählfehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor falsche Bestände im System erfasst werden. So sichern Sie dauerhaft korrekte Lagerdaten und vermeiden fehlerhafte Buchungen.
Korrekte Mengeneinheit verwenden:
Große Bestandsdifferenzen entstehen häufig, wenn in der falschen Mengeneinheit gezählt wird – etwa wenn statt 50 Stück versehentlich 50 Kartons erfasst werden. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten alle Zählenden klar erkennen können, in welcher Einheit gezählt werden muss.
Bei der digitalen Datenerfassung mit Handgeräten (MDE) empfiehlt es sich, die Mengeneinheit im Display deutlich anzuzeigen oder farblich hervorzuheben. Wird auf Papier gezählt, sollte die erwartete Mengeneinheit gut sichtbar auf dem Inventurformular aufgedruckt sein.
Fehlerhafte Etikettierung verhindern:
Führen Sie Qualitätskontrollen im Wareneingang und bei der Einlagerung konsequent durch. Ein Vier-Augen-Prinzip hilft dabei, sicherzustellen, dass neue Ware korrekt etikettiert ins Lager übernommen wird. Dadurch sinkt das Risiko, dass falsche Artikelnummern oder unpassende Bezeichnungen auf dem Lagerplatz landen und so Bestandsdifferenzen verursachen.
Verwechslungen ähnlicher Artikel vermeiden:
Lagern Sie ähnliche Artikel klar voneinander getrennt und versehen Sie jedes Material mit eindeutigen Etiketten – idealerweise mit gut lesbarem Text und Barcode. Das Lagerpersonal sollte bei jeder Entnahme die Artikelnummer prüfen, entweder per Scan oder durch Sichtkontrolle.
Wenn Sie derzeit noch mit Papierlisten arbeiten, lohnt sich der Umstieg auf mobile Datenerfassungsgeräte (MDE): Diese erkennen beim Scannen sofort, wenn ein falscher Artikel erfasst wird, und warnen das Personal in Echtzeit. So lassen sich Bestandsdifferenzen wirksam vermeiden.
Auch bei gut strukturierten Abläufen kann die Bestandsaufnahme rasch zur Herausforderung werden – besonders dann, wenn mehrere Filialen oder Lagerstandorte gleichzeitig betrieben werden. Personelle Engpässe, Zeitdruck und komplexe Lagerstrukturen erhöhen das Risiko von Bestandsdifferenzen und ungenauen Beständen.
OMS Retail bietet professionelle Full-Service-Bestandsaufnahmen in Österreich, Deutschland und ganz Europa. Unsere erfahrenen Inventurteams arbeiten mit modernster Scantechnologie, klar definierten Prozessen und hoher Präzision. Dadurch reduzieren wir Bestandsabweichungen nachhaltig, entlasten Ihr Personal und stellen verlässliche, revisionssichere Inventurergebnisse sicher.
Präzise Bestandsaufnahmen mit OMS Retail
OMS Retail ist ein erfahrener Inventurdienstleister und unterstützt Unternehmen dabei, Inventuren präzise, effizient und mit hoher Bestandsgenauigkeit durchzuführen. Durch strukturierte Abläufe und klare Einsatzkonzepte tragen wir dazu bei, Bestandsdifferenzen von Beginn an zu minimieren – noch bevor sie entstehen.
Unsere geschulten Teams arbeiten mit moderner Scantechnologie, mobiler Datenerfassung und automatisierten Prüfmechanismen. So werden Bestände korrekt erfasst, Abweichungen frühzeitig erkannt und belastbare Ergebnisse erzielt – revisionssicher und nachvollziehbar.
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