Inventurdifferenzen wirksam vermeiden
Inventurdifferenzen entstehen oft durch kleine Fehler mit großen Folgen – von falschen Etiketten bis zu unverbuchten Wareneingängen. Sie führen zu Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand, die nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten können.
Erfahren Sie, welche typischen Ursachen hinter Bestandsabweichungen stecken und wie Sie mit klaren Prozessen, geschultem Personal und moderner Technologie dauerhaft korrekte Lagerbestände sichern.
Inventurdifferenzen als finanzielles Risiko
Inventurdifferenzen – also Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Beständen – kommen in nahezu jedem Unternehmen vor, das regelmäßig Inventuren durchführt. Die gesetzlich vorgeschriebene Jahresinventur nach HGB dient dabei nicht nur der Erfüllung formaler Pflichten, sondern auch der Sicherung korrekter Bestände.
Stimmen die erfassten Lagerbestände mit den tatsächlichen Mengen überein, schafft dies die Grundlage für effiziente Prozesse und verlässliche Bewertungen. Weichen die Zahlen dagegen ab, können Unterdeckungen, überhöhte Sicherheitsbestände oder fehlerhafte Buchungen entstehen – mit möglichen finanziellen Folgen.
Häufige Ursachen für Inventurdifferenzen
Inventurdifferenzen entstehen durch verschiedene Fehler im Lager- und Buchungsprozess. Zu den wichtigsten zählen:
- Fehlerhafte Erfassung im Wareneingang: Mengen, Artikelnummern oder Lagerplätze werden ungenau oder falsch gebucht.
- Falsche Etikettierung: Verwechslungen entstehen, wenn Materialien mit falschen Labels versehen werden.
- Unverbuchte Entnahmen oder Entsorgungen: Waren werden entnommen oder entsorgt, ohne im System ausgebucht zu werden.
- Menschliche Zählfehler: Unaufmerksamkeit oder Zeitdruck führen zu ungenauen Ergebnissen.
- System- oder Buchungsfehler: Doppelte Buchungen oder fehlerhafte Schnittstellen verfälschen Bestände.
Ein erfahrener Inventurdienstleister minimiert Inventurdifferenzen durch fachgerechte Zählprozesse, den Einsatz moderner Datenerfassung und objektive, revisionssichere Bestandsaufnahmen.
So vermeiden Sie Inventurdifferenzen in Zukunft
Sie können einiges dafür tun, damit die Inventur gar nicht erst große Differenzen zutage fördert. Folgende Maßnahmen helfen, typische Inventurdifferenzen zu vermeiden oder zumindest frühzeitig zu korrigieren:
Bestände am richtigen Lagerplatz führen:
Stellen Sie sicher, dass jedes Material am korrekten, vorgesehenen Lagerort liegt. Wenn nach einer Zählung Differenzen auffallen, prüfen Sie zunächst, ob der „fehlende“ Bestand vielleicht an einer anderen Stelle im Lager liegt. Gegebenenfalls sollten Sie eine Nachzählung oder Umlagerung veranlassen, um den Fehler zu bereinigen.
Nachzählungen bei Abweichungen durchführen:
Tauchen ungewöhnlich hohe Inventurdifferenzen auf, zögern Sie nicht, sofort eine zweite Zählung anzuordnen. Ein Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Abweichungen stellt sicher, dass Zählfehler erkannt und korrigiert werden, bevor falsche Bestände verbucht werden.
Korrekte Mengeneinheit verwenden:
Große Abweichungen entstehen oft, wenn in der falschen Einheit gezählt wurde (z.B. 50 Karton statt 50 Stück erfasst). Um solche Fehler zu vermeiden, sollten die Zähler stets deutlich erkennen, in welcher Einheit gezählt werden muss. Bei digitaler Datenerfassung auf Handgeräten (MDE) hilft es, die Mengeneinheit im Display anzuzeigen oder hervorzuheben. Wird auf Papier gezählt, drucken Sie die erwartete Mengeneinheit gut sichtbar auf das Inventurformular.
Fehlerhafte Etikettierung verhindern:
Etablieren Sie Qualitätskontrollen im Wareneingang und bei der Einlagerung. Zum Beispiel kann ein Vier-Augen-Prinzip dafür sorgen, dass neue Ware korrekt etikettiert ins Lager kommt. So reduzieren Sie das Risiko, dass falsche Artikelnummern oder Bezeichnungen auf dem Lagerplatz landen.
Verwechslungen ähnlicher Artikel vermeiden:
Lagern Sie ähnliche Materialien übersichtlich und versehen Sie alles mit eindeutigen Etiketten – am besten mit klar lesbarem Text und Barcode. Das Personal sollte bei der Entnahme immer die Artikelnummer prüfen (per Scan oder Sichtkontrolle). Falls Sie bisher mit Papierlisten arbeiten, ziehen Sie den Einsatz mobiler Datenerfassungsgeräte in Betracht: Diese erkennen beim Scannen sofort, wenn ein falscher Artikel erfasst wird, und warnen den Mitarbeiter in Echtzeit.
Auch bei gut organisierten Abläufen kann die Inventur schnell zur Herausforderung werden – insbesondere, wenn mehrere Filialen oder Lager parallel betrieben werden. Personelle Engpässe, Zeitdruck und komplexe Strukturen erhöhen das Risiko von Inventurdifferenzen und ungenauen Beständen.
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