Inventarisverschillen effectief vermijden
Voorraadverschillen worden vaak veroorzaakt door kleine fouten met grote gevolgen - van menselijke telfouten tot goederenontvangsten die niet worden geboekt. Ze leiden tot discrepanties tussen doel- en werkelijke voorraadniveaus, wat niet alleen tijd maar ook geld kan kosten.
Ontdek wat de typische oorzaken van voorraadverschillen zijn en hoe u met duidelijke processen, getraind personeel en moderne technologie kunt zorgen voor permanent correcte voorraadniveaus.
Voorraadverschillen als financieel risico
Voorraadverschillen - d.w.z. afwijkingen tussen de beoogde en werkelijke voorraadniveaus - komen in bijna elk bedrijf voor. De wettelijk voorgeschreven jaarlijkse inventarisatie volgens HGB dient niet alleen om te voldoen aan formele verplichtingen, maar ook om correcte voorraadniveaus te garanderen.
Als de geregistreerde voorraadniveaus overeenkomen met de werkelijke hoeveelheden, wordt een betrouwbare basis gecreëerd voor efficiënte processen en nauwkeurige waarderingen. Afwijkingen daarentegen kunnen leiden tot voorraadtekorten, te grote veiligheidsvoorraden of onjuiste boekingen - met mogelijke financiële gevolgen.
Veelvoorkomende oorzaken van inventarisverschillen
Voorraadverschillen ontstaan door verschillende fouten in het opslag- en boekingsproces. De belangrijkste hiervan zijn
- Onjuiste registratie bij goederenontvangst: hoeveelheden of artikelnummers worden onnauwkeurig of onjuist geboekt.
- Niet geboekte onttrekkingen of afstotingen: Goederen worden onttrokken of afgevoerd zonder dat ze zijn afgeboekt in het systeem.
- Menselijke telfouten: onoplettendheid of tijdsdruk leiden tot onnauwkeurige resultaten.
- Systeem- of boekingsfouten: dubbele boekingen of defecte interfaces vervalsen voorraden.
Een ervaren leverancier van inventarisatiediensten minimaliseert voorraadafwijkingen door middel van professionele telprocessen, het gebruik van moderne gegevensverzameling en objectieve, controleerbare voorraadopnames.
Hoe voorkom je inventarisverschillen in de toekomst
Je kunt veel doen om ervoor te zorgen dat de inventarisatie niet meteen grote verschillen aan het licht brengt. De volgende maatregelen helpen om typische inventarisverschillen te voorkomen of op zijn minst in een vroeg stadium te corrigeren:
Bewaar voorraden op de juiste opslaglocatie:
Zorg ervoor dat elk materiaal op de juiste, aangewezen opslaglocatie ligt. Als u verschillen opmerkt na een telling, controleer dan eerst of de "ontbrekende" voorraad misschien op een andere locatie in het magazijn ligt. Indien nodig moet u een hertelling of voorraadoverdracht uitvoeren om de fout te corrigeren.
Voer hertellingen uit in geval van afwijkingen:
Als er ongewoon grote voorraadafwijkingen optreden, aarzel dan niet om onmiddellijk een tweede telling uit te voeren. Een dubbel controleprincipe voor kritieke afwijkingen zorgt ervoor dat telfouten worden herkend en gecorrigeerd voordat de onjuiste voorraad wordt geregistreerd.
Gebruik de juiste maateenheid:
Grote afwijkingen komen vaak voor bij het tellen in de verkeerde eenheid (bijvoorbeeld 50 dozen in plaats van 50 stuks geteld). Om dergelijke fouten te voorkomen, moeten de tellers altijd duidelijk de eenheid herkennen waarin geteld moet worden. Bij digitale gegevensregistratie op handheld apparaten (MDE) helpt het om de maateenheid op het display te tonen of te markeren. Als je op papier telt, druk dan de verwachte maateenheid duidelijk zichtbaar af op het inventarisatieformulier.
Voorkom onjuiste etikettering:
Stel kwaliteitscontroles in voor inkomende goederen en opslag. Een dubbel controleprincipe kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat nieuwe goederen correct gelabeld worden wanneer ze het magazijn binnenkomen. Dit vermindert het risico dat onjuiste artikelnummers of etiketten in de opslagruimte terechtkomen.
Voorkom verwarring tussen gelijksoortige artikelen:
Bewaar gelijksoortige materialen overzichtelijk en label alles duidelijk - bij voorkeur met duidelijk leesbare tekst en een barcode. Medewerkers moeten altijd het artikelnummer controleren wanneer ze artikelen verwijderen (door scannen of visuele inspectie). Als je momenteel met papieren lijsten werkt, overweeg dan het gebruik van mobiele apparaten voor gegevensvastlegging: deze herkennen onmiddellijk wanneer een verkeerd artikel wordt gescand en waarschuwen de medewerker in realtime.
Zelfs met goed georganiseerde processen kan het inventariseren van voorraden al snel een uitdaging worden - vooral als er meerdere filialen of magazijnen tegelijk worden gebruikt. Personeelstekort, tijdsdruk en complexe structuren vergroten het risico op voorraadverschillen en onnauwkeurige voorraadniveaus.
OMS Retail biedt u professionele full-service voorraadbeheer in Duitsland en Europa. Onze ervaren teams werken met state-of-the-art scantechnologie, heldere processen en hoge precisie. Hierdoor kunnen we voorraadverschillen duurzaam verminderen, uw medewerkers ontlasten en zorgen voor betrouwbare, audit-proof inventarisatieresultaten.
Uw inventaris in de beste handen - met OMS Retail
OMS Retail is een ervaren inventarisatiedienstverlener en ondersteunt bedrijven bij het nauwkeurig, efficiënt en met een hoge voorraadnauwkeurigheid uitvoeren van inventarisaties. Door middel van gestructureerde processen en duidelijke operationele concepten helpen we inventarisverschillen vanaf het begin tot een minimum te beperken - zelfs voordat ze zich voordoen.
Onze getrainde teams werken met geavanceerde scantechnologie, mobiele gegevensvastlegging en geautomatiseerde controlemechanismen. Dit zorgt ervoor dat voorraden correct worden geregistreerd, discrepanties in een vroeg stadium worden herkend en betrouwbare resultaten worden behaald - audit-proof en traceerbaar.
Laat ons een inventarisatieaanbod op maat voor u samenstellen - afgestemd op uw eisen.
Neem nu contact met ons op Meer over de inventarisatieservice
Aarzel niet om contact met ons op te nemen
Boek nu uw full-service inventarisatie en krijg een betrouwbare partner die u op de lange termijn zal ontlasten. Bel ons of gebruik ons contactformulier voor een offerte op maat en u en uw winkelnetwerk zullen ook in de toekomst profiteren van onze volledige service voor een snelle en efficiënte inventarisatie.
Uw directe contact met ons!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefoon: +49 (0)511 / 515 283-0