Abweichungen wirksam vermeiden
Bestandsabweichungen entstehen häufig durch kleine Fehler mit grossen Auswirkungen – von menschlichen Zählfehlern bis hin zu nicht verbuchten Wareneingängen. Diese führen zu Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand, die nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten können.
Erfahren Sie, welche typischen Ursachen hinter Bestandsabweichungen stecken und wie Sie mit klaren Prozessen, geschultem Personal und moderner Technologie dauerhaft korrekte Lagerbestände sicherstellen.
Bestandsabweichungen als finanzielles Risiko
Bestandsabweichungen – also Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Beständen – kommen in fast jedem Unternehmen vor. Die gesetzlich vorgeschriebene Jahresinventur nach dem Obligationenrecht (OR) dient dabei nicht nur der Einhaltung formaler Vorgaben, sondern auch der Sicherung korrekter Lagerbestände.
Stimmen die erfassten Bestände mit den tatsächlichen Mengen überein, entsteht eine zuverlässige Basis für effiziente Abläufe und präzise Bewertungen. Treten jedoch Abweichungen auf, können Fehlbestände, Überbestände oder Buchungsfehler entstehen – mit möglichen finanziellen Auswirkungen für das Unternehmen.
Häufige Ursachen für Bestandsabweichungen
Bestandsabweichungen entstehen durch unterschiedliche Fehler im Lager- und Buchungsprozess. Zu den häufigsten Ursachen gehören:
- Fehlerhafte Erfassung im Wareneingang: Mengen oder Artikelnummern werden ungenau oder falsch erfasst.
- Unverbuchte Entnahmen oder Entsorgungen: Waren werden entnommen oder entsorgt, ohne im System korrekt ausgebucht zu werden.
- Menschliche Zählfehler: Unaufmerksamkeit oder Zeitdruck führen zu ungenauen Ergebnissen.
- System- oder Buchungsfehler: Doppelte Buchungen oder fehlerhafte Schnittstellen verfälschen die Bestände.
Eine konsequente Kontrolle dieser Abläufe hilft, Bestandsabweichungen nachhaltig zu reduzieren.
Ein erfahrener Inventurdienstleister reduziert Bestandsabweichungen durch präzise Zählprozesse, den Einsatz moderner Datenerfassungssysteme sowie objektive und revisionssichere Bestandsaufnahmen.
So vermeiden Sie Bestandsabweichungen in Zukunft
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bestandsabweichungen von vornherein zu verhindern. Mit gezielten Massnahmen lassen sich Fehlerquellen im Lager frühzeitig erkennen und beheben. Die folgenden Schritte helfen, Abweichungen zu vermeiden oder rechtzeitig zu korrigieren:
Bestände am richtigen Lagerplatz führen:
Achten Sie darauf, dass jedes Material am vorgesehenen Lagerplatz abgelegt ist. Wenn bei einer Zählung Bestandsabweichungen auftreten, prüfen Sie zunächst, ob der vermeintlich „fehlende“ Bestand an einem anderen Ort im Lager liegt. Falls nötig, veranlassen Sie eine Nachzählung oder Umlagerung, um den Fehler zu korrigieren und die Bestände korrekt zuzuordnen.
Nachzählungen bei Abweichungen durchführen:
Treten auffällig hohe Bestandsabweichungen auf, sollten Sie umgehend eine zweite Zählung veranlassen. Das Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Differenzen stellt sicher, dass Zählfehler erkannt und korrigiert werden, bevor falsche Bestände im System erfasst werden. So bleiben Ihre Inventurergebnisse verlässlich und nachvollziehbar.
Korrekte Mengeneinheit verwenden:
Grosse Bestandsabweichungen entstehen häufig, wenn in der falschen Mengeneinheit gezählt wird – etwa wenn statt 50 Stück versehentlich 50 Kartons erfasst werden. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten alle Zählenden klar erkennen können, in welcher Einheit gezählt werden muss.
Bei der digitalen Datenerfassung mit Handgeräten (MDE) empfiehlt es sich, die Mengeneinheit im Display deutlich anzuzeigen oder hervorzuheben. Wird auf Papier gezählt, sollte die vorgesehene Mengeneinheit gut sichtbar auf dem Inventurformular aufgedruckt sein.
Fehlerhafte Etikettierung verhindern:
Führen Sie konsequente Qualitätskontrollen im Wareneingang und bei der Einlagerung durch. Ein Vier-Augen-Prinzip hilft dabei, sicherzustellen, dass neue Ware korrekt etikettiert ins Lager gelangt. Dadurch verringern Sie das Risiko, dass falsche Artikelnummern oder unpassende Bezeichnungen auf dem Lagerplatz landen und somit Bestandsabweichungen verursachen.
Verwechslungen ähnlicher Artikel vermeiden:
Lagern Sie ähnliche Artikel klar voneinander getrennt und versehen Sie jedes Material mit eindeutigen Etiketten – idealerweise mit gut lesbarem Text und Barcode. Das Lagerpersonal sollte bei jeder Entnahme die Artikelnummer prüfen, entweder per Scan oder durch Sichtkontrolle.
Wenn Sie derzeit noch mit Papierlisten arbeiten, lohnt sich der Einsatz von mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE): Diese erkennen beim Scannen sofort, wenn ein falscher Artikel erfasst wird, und warnen die Mitarbeitenden in Echtzeit. So lassen sich Bestandsabweichungen effektiv vermeiden.
Auch bei gut organisierten Abläufen kann die Inventur rasch zur Herausforderung werden – insbesondere dann, wenn mehrere Filialen oder Lagerstandorte gleichzeitig betrieben werden. Personelle Engpässe, Zeitdruck und komplexe Strukturen erhöhen das Risiko von Bestandsabweichungen und ungenauen Beständen.
OMS Retail bietet professionelle Full-Service-Inventuren in der Schweiz, Deutschland und ganz Europa. Unsere erfahrenen Inventurteams arbeiten mit modernster Scantechnologie, klaren Prozessen und hoher Präzision. So reduzieren wir Bestandsabweichungen nachhaltig, entlasten Ihre Mitarbeitenden und sorgen für verlässliche, revisionssichere Inventurergebnisse.
Präzise Inventuren für verlässliche Bestände
OMS Retail ist ein erfahrener Inventurdienstleister und unterstützt Unternehmen dabei, Inventuren präzise, effizient und mit hoher Bestandsgenauigkeit durchzuführen. Durch strukturierte Abläufe und klare Einsatzkonzepte helfen wir, Bestandsabweichungen von Anfang an zu minimieren – noch bevor sie entstehen.
Unsere geschulten Teams arbeiten mit modernster Scantechnologie, mobiler Datenerfassung und automatisierten Prüfmechanismen. So werden Bestände korrekt erfasst, Abweichungen frühzeitig erkannt und verlässliche Resultate erzielt – revisionssicher und nachvollziehbar.
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