Bestandsverzeichnis einfach erklärt
Als zentrale Grundlage der Bilanz muss ein Bestandsverzeichnis nachvollziehbar, strukturiert und gesetzeskonform erstellt werden. Dafür sind eine vollständige Erfassung der Bestände, transparente Bewertungsgrundlagen und revisionssichere Abläufe erforderlich.
OMS Retail unterstützt Unternehmen mit standardisierten Prozessen, geprüften Verfahren und erfahrenen Bestandsaufnahme-Teams, um verlässliche Bestandsdaten bereitzustellen – als Basis für die Erstellung eines rechtssicheren und wirtschaftlich belastbaren Bestandsverzeichnisses.
Was ist ein Bestandsverzeichnis?
Das Bestandsverzeichnis ist das Ergebnis einer Bestandsaufnahme und stellt eine vollständige, detaillierte Aufstellung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag dar. Es umfasst sowohl körperliche Güter – wie Rohstoffe, fertige Erzeugnisse, Maschinen oder Büroausstattung – als auch immaterielle Werte wie Forderungen, Schulden oder Rechte.
Im Bestandsverzeichnis werden die einzelnen Positionen systematisch nach Art, Menge und Wert erfasst und teilweise durch Angaben zum Zustand ergänzt. Dadurch entsteht eine transparente Übersicht über das vorhandene Unternehmensvermögen und die bestehenden Verpflichtungen. Das Bestandsverzeichnis bildet zugleich die Grundlage für die Bilanz und dient der Kontrolle wirtschaftlicher Entwicklungen sowie der Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur.
Gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrung
Die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses ist im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt. Nach § 191 UGB hat der Unternehmer zu Beginn seiner Tätigkeit sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Bestandsverzeichnis aufzustellen.
Für die Aufbewahrung des Bestandsverzeichnisses gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen in Österreich. Nach Bundesabgabenordnung (BAO) besteht eine Aufbewahrungspflicht – beispielsweise für Bücher, Aufzeichnungen und Belege – von mindestens sieben Jahren.
Diese Vorgaben dienen der Transparenz sowie der nachprüfbaren Dokumentation der Vermögens- und Schuldenlage eines Unternehmens.
Mit erfahrenen Teams, klaren Prozessen und geprüften Methoden liefert OMS Retail verlässliche Bestandsdaten für ein prüfungssicheres Bestandsverzeichnis.
Unterschied zwischen Bestandsaufnahme und Bestandsverzeichnis
Im Rahmen der Bestandsaufnahme in einem Unternehmen ist es wichtig, zwischen dem Vorgang der Erfassung und dem Ergebnis dieser Erfassung zu unterscheiden. Obwohl beide Begriffe eng miteinander verbunden sind, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen:
FAQ zum Bestandsverzeichnis
Das Bestandsverzeichnis ist das zentrale Ergebnis einer Bestandsaufnahme und bildet die Grundlage für eine verlässliche Darstellung der Bestände und Vermögenswerte. Die folgenden Fragen erläutern zentrale Aspekte zur Erstellung eines Bestandsverzeichnisses und zur Bedeutung der zugrunde liegenden Bestandsdaten:
Wann entsteht ein Bestandsverzeichnis im Bestandsaufnahmeprozess?
Das Bestandsverzeichnis wird nach Abschluss der Bestandsaufnahme erstellt. Im Rahmen einer Artikel- oder Anlagenbestandsaufnahme werden alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens vollständig erfasst, bewertet und den entsprechenden Kategorien zugeordnet. Erst daraus entsteht ein strukturiertes Bestandsverzeichnis zu einem definierten Stichtag. Bei einer Artikelbestandsaufnahme betrifft dies das Umlaufvermögen wie Waren oder Lagerbestände, bei einer Anlagenbestandsaufnahme das Anlagevermögen wie Maschinen, Betriebsausstattung oder technische Geräte.
Welche betriebswirtschaftliche Bedeutung hat das Bestandsverzeichnis?
Ein korrekt erstelltes Bestandsverzeichnis bietet eine transparente Übersicht über die Vermögenslage und ermöglicht eine fundierte Beurteilung der Kapitalbindung. Im Bereich der Artikelbestandsaufnahme können Bestandsdifferenzen, Schwund oder fehlerhafte Lagerbewegungen frühzeitig erkannt werden. Im Rahmen der Anlagenbestandsaufnahme zeigt das Bestandsverzeichnis den aktuellen Zustand und Bestand der Sachanlagen und bildet damit die Grundlage für strategische Investitionsentscheidungen sowie die Optimierung von Abschreibungs- und Nutzungszyklen.
Welche Vorteile bietet ein externer Dienstleister für die Bestandsaufnahme?
Die eigenständige Erfassung der Bestände ist für viele Unternehmen mit erheblichem Personalaufwand, Organisationsaufgaben und Risiken in der Datengenauigkeit verbunden. OMS Retail unterstützt diesen Prozess mit erfahrenem Fachpersonal, standardisierten Abläufen und professioneller Erfassungssoftware, um präzise und revisionssichere Bestandsdaten bereitzustellen. Auf dieser Grundlage kann das Bestandsverzeichnis rechtssicher erstellt und wirtschaftlich belastbar ausgewertet werden.
Welche Unterschiede ergeben sich beim Bestandsverzeichnis je nach Art der Bestandsaufnahme?
Bei einer Artikelbestandsaufnahme entsteht das Bestandsverzeichnis in Form einer detaillierten Aufstellung aller Warenbestände des Umlaufvermögens, einschließlich der Zuordnung nach Artikelnummer, Menge und Wert. Bei einer Anlagenbestandsaufnahme werden langfristig genutzte Vermögensgegenstände wie Maschinen, IT-Ausstattung oder Betriebseinrichtungen erfasst und mit Inventarnummern versehen. Das daraus resultierende Bestandsverzeichnis kann zusätzlich Angaben zu Standort, Zustand und gegebenenfalls zur Nutzungsdauer enthalten.
Welche Rolle spielt Software bei der Erstellung des Bestandsverzeichnisses?
Moderne Bestandsaufnahme-Software – wie sie von OMS Retail eingesetzt wird – ermöglicht eine vollständig digitale Datenerfassung, den automatisierten Abgleich mit Warenwirtschaftssystemen und eine revisionssichere Aufbereitung des Bestandsverzeichnisses. Durch mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) und die WLAN-Anbindung werden Arbeitsprozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Bestandsdaten in Echtzeit verarbeitet. Das daraus entstehende Bestandsverzeichnis liegt anschließend in sofort auswertbarer Form vor und kann direkt in betriebliche Systeme integriert werden.
Ein Bestandsverzeichnis entfaltet seine Wirkung als Entscheidungs- und Bewertungsgrundlage nur dann zuverlässig, wenn die zugrunde liegenden Bestandsdaten korrekt erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind.
Eine sorgfältig durchgeführte Bestandsaufnahme gewährleistet diese Grundlage und trägt dazu bei, unternehmerische Entscheidungen langfristig abzusichern.
Bestandsdaten für eine prüfungssicheres Bestandsaufnahme
Ein Bestandsverzeichnis entfaltet seine Wirkung als Bilanzgrundlage nur dann zuverlässig, wenn die zugrunde liegenden Bestandsdaten korrekt erhoben, strukturiert und gesetzeskonform dokumentiert sind. Die vollständige Erfassung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten bildet die Voraussetzung für eine belastbare Bewertung des Umlauf- und Anlagevermögens sowie für die Ableitung eines wirtschaftlich fundierten Eigenkapitals.
OMS Retail unterstützt Unternehmen in diesem Prozess mit standardisierten Abläufen, geprüften Erfassungsverfahren und erfahrenen Bestandsaufnahme-Teams. Auf dieser Basis entstehen präzise und revisionssichere Bestandsdaten, die in ein rechtssicheres und wirtschaftlich belastbares Bestandsverzeichnis überführt werden können – abgestimmt auf betriebliche Anforderungen und ausgerichtet auf Transparenz, Planungssicherheit und wirtschaftliche Stabilität.
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