Inventaris eenvoudig uitgelegd
Als centrale basis van de balans moet een inventaris op een begrijpelijke, gestructureerde en wettelijk conforme manier worden samengesteld. Dit vereist een volledige voorraadadministratie, begrijpelijke waarderingsgrondslagen en auditbestendige processen.
OMS Retail ondersteunt bedrijven met gestandaardiseerde processen, geteste procedures en ervaren inventarisatieteams om betrouwbare inventarisgegevens te leveren - als basis voor het creëren van een wettelijk compliant en economisch haalbare inventaris.
Wat is een inventaris?
De inventaris is het resultaat van een inventaris en vertegenwoordigt een volledige, gedetailleerde inventaris van alle activa en passiva van een bedrijf op een specifieke verslagdatum. Ze omvat zowel fysieke items - zoals grondstoffen, afgewerkte goederen, machines of kantooruitrusting - als immateriële items zoals vorderingen, schulden of rechten.
In de inventaris worden de individuele items systematisch opgesomd volgens type, hoeveelheid en waarde, soms aangevuld met informatie over hun toestand. Dit geeft een transparant overzicht van de bestaande activa en passiva van het bedrijf. De inventaris vormt ook de basis voor de balans en dient om de economische ontwikkelingen te volgen en te zorgen voor naleving van de voorschriften. Principes van een goede inventaris.
Wettelijke vereisten en opslag
Het opstellen van een inventaris is geregeld in het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Duitse Belastingwetboek (AO). Volgens § 240 HGB moeten commercieel geleide bedrijven een inventaris opstellen aan het begin van hun bedrijfsactiviteiten en aan het einde van elk boekjaar. Deze inventaris documenteert de resultaten van de inventarisatie en vormt de basis voor de balans.
Volgens § 257 HGB en § 147 AO moet de inventaris tien jaar worden bewaard. Tijdens deze periode moet de inventaris volledig, traceerbaar en toegankelijk zijn - op papier of digitaal, op voorwaarde dat de onveranderlijkheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Deze vereisten dienen om transparantie en controleerbare documentatie van de activa- en passivasituatie te garanderen.
Door gebruik te maken van ervaren inventarisatieteams, gestructureerde processen en beproefde registratiemethoden levert OMS Retail betrouwbare inventarisatiegegevens die als basis dienen voor een auditbestendige en economisch robuuste inventaris.
Verschil tussen inventariseren en inventariseren
In de context van inventarisatie in een bedrijf is het belangrijk om onderscheid te maken tussen het proces van registratie en het resultaat van deze registratie. Hoewel beide termen nauw met elkaar verbonden zijn, vervullen ze verschillende functies:
FAQ over de inventaris
De inventaris is het centrale resultaat van een inventarisatie en vormt de basis voor een betrouwbare inventarisatie en presentatie van activa. In de volgende vragen worden de belangrijkste aspecten van het maken van een inventaris en het belang van de onderliggende inventarisgegevens uitgelegd:
Wanneer wordt een inventaris gemaakt in het inventarisatieproces?
De inventaris wordt opgesteld nadat de inventaris is voltooid. In het kader van een inventaris van artikelen of activa worden alle activa van een bedrijf volledig geregistreerd, gewaardeerd en toegewezen aan de juiste categorieën. Alleen op basis hiervan wordt een gestructureerde inventaris gemaakt op een bepaalde sleuteldatum. In het geval van een artikelinventaris heeft dit betrekking op vlottende activa zoals goederen of voorraad, terwijl het in het geval van een activa-inventaris betrekking heeft op vaste activa zoals machines, fabrieksapparatuur of technische apparaten.
Wat is het zakelijke belang van de inventaris?
Een correct opgestelde inventaris biedt een transparant overzicht van de activasituatie en maakt een gefundeerde beoordeling van de kapitaaltoezegging mogelijk. Op het gebied van artikelinventaris kunnen voorraadverschillen, krimp of onjuiste voorraadbewegingen in een vroeg stadium worden herkend. Als onderdeel van de inventarisatie van activa toont de inventaris de huidige staat en voorraad van materiële vaste activa en legt zo de basis voor strategische investeringsplanning en de optimalisatie van afschrijvings- en gebruikscycli.
Welke voordelen biedt een externe leverancier van inventarisatiediensten?
Voor veel bedrijven brengt het zelfstandig verzamelen van voorraden aanzienlijke arbeidskostenorganisatorische taken en risico's met betrekking tot de nauwkeurigheid van gegevens. OMS Retail ondersteunt dit proces met ervaren specialisten, gestandaardiseerde processen en professionele inventarisatiesoftware om nauwkeurige en controleerbare inventarisgegevens te leveren. Op basis hiervan kan de inventaris op een wettelijk correcte manier worden opgesteld en op een economisch verantwoorde manier worden geanalyseerd.
Welke verschillen zijn er in de inventaris afhankelijk van het inventarisatietype?
Bij een artikelinventaris heeft de inventaris de vorm van een gedetailleerde lijst van alle huidige activavoorraden, inclusief toewijzing per artikelnummer, hoeveelheid en waarde. Bij een inventarisatie van activa worden langetermijnactiva zoals machines, IT-apparatuur of bedrijfsfaciliteiten geïnventariseerd en gelabeld met inventarisnummers. Het resultaat is een inventaris die ook informatie kan bevatten over de locatie, de toestandbeoordeling en, indien van toepassing, de nuttige levensduur.
Welke rol speelt software bij het maken van inventaris?
Moderne inventarisatiesoftware - zoals die van OMS - maakt end-to-end digitale gegevensvastlegging, geautomatiseerde synchronisatie met goederenbeheersystemen en een auditbestendige voorbereiding van de inventarislijst mogelijk. Mobiele apparaten voor gegevensverzameling (MDC) en integratie via WLAN kunnen werkprocessen versnellen, fouten verminderen en inventarisgegevens in realtime verwerken. De resulterende inventaris is dan beschikbaar in een direct analyseerbare vorm en kan direct worden geïntegreerd in operationele systemen.
Een inventarisatie heeft alleen een betrouwbaar effect als basis voor besluitvorming en waardering als de onderliggende inventarisgegevens correct worden verzameld en begrijpelijk worden gedocumenteerd.
Een betrouwbaar uitgevoerde inventarisatie helpt om deze basis te waarborgen en zakelijke beslissingen op de lange termijn veilig te stellen.
Betrouwbare inventarisgegevens voor een auditbestendige inventaris
Een inventaris werkt alleen betrouwbaar als basis voor een balans als de onderliggende inventarisgegevens correct verzameld, begrijpelijk gestructureerd en gedocumenteerd zijn in overeenstemming met de wet. De volledige registratie van alle activa en passiva is de voorwaarde voor een betrouwbare waardering van vlottende en vaste activa en de afleiding van een economisch gezond eigen vermogen.
OMS Retail ondersteunt bedrijven in dit proces met gestandaardiseerde processen, geteste registratieprocedures en ervaren inventarisatieteams. Op deze basis worden nauwkeurige en controleerbare inventarisgegevens gecreëerd, die kunnen worden omgezet in een wettelijk conforme en economisch verantwoorde inventaris - aangepast aan de operationele eisen en gericht op transparantie, planningszekerheid en economische stabiliteit.
Ons verkoopteam geeft u graag meer informatie.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen
Boek nu uw full-service inventarisatie en krijg een betrouwbare partner die u op de lange termijn zal ontlasten. Bel ons of gebruik ons contactformulier voor een offerte op maat en u en uw winkelnetwerk zullen ook in de toekomst profiteren van onze volledige service voor een snelle en efficiënte inventarisatie.
Uw directe contact met ons!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefoon: +49 (0)511 / 515 283-0