Inventarisprincipes duidelijk uitgelegd
De principes van inventarisatie vormen de basis van een correcte en wettelijk conforme inventaris. Ze zorgen ervoor dat activa volledig, correct en begrijpelijk worden geregistreerd.
Ontdek welke inventarisatieprincipes moeten worden nageleefd, waarom ze onmisbaar zijn voor detailhandelsbedrijven en hoe hun consistente toepassing de kwaliteit van inventarisgegevens en operationele efficiëntie duurzaam verbetert.
Wat zijn inventarisatieprincipes?
Inventarisatieprincipes definiëren de regels volgens welke een inventaris om nauwkeurigheid en rechtszekerheid te garanderen. In Duitsland is elke handelaar verplicht om aan het einde van het boekjaar een inventaris op te maken in overeenstemming met Sectie 240 HGB. Er moet aan bepaalde eisen worden voldaan om ervoor te zorgen dat deze inventarisatie correct en begrijpelijk wordt uitgevoerd.
Deze vereisten worden de principes van een goede inventarisatie (GoI) genoemd en maken deel uit van de principes van een goede boekhouding (GoB). Ze zorgen ervoor dat alle activa en passiva volledig worden geregistreerd en correct gedocumenteerd en vormen zo de basis voor de boekhouding en de jaarrekening.
Waarom zijn inventarisatieprincipes belangrijk?
Naleving van de inventarisatieprincipes is om verschillende redenen van centraal belang voor bedrijven:
- Rechtszekerheid: naleving van wettelijke eisen en minimalisering van auditrisico's.
- Betrouwbare inventarisgegevens: Vroegtijdige detectie van afwijkingen en een veilige basis voor waarderingen.
- Efficiëntie en kosteneffectiviteit: geoptimaliseerde magazijnprocessen, minder voorraadtekorten en beter gebruik van middelen.
- Vertrouwen en transparantie: Versterking van de geloofwaardigheid bij het management, medewerkers en externe partners.
OMS Retail maakt gebruik van gestandaardiseerde processen, ervaren inventarisatieteams en documentatieveilige procedures om ervoor te zorgen dat alle inventarisatieprincipes volledig en correct worden nageleefd en in overeenstemming zijn met de auditverei
Centrale inventarisatieprincipes in één oogopslag
Voor een juiste inventarisatie is gebaseerd op vaste principes die zorgen voor een volledige, correcte en traceerbare inventaris. Ze bepalen hoe activa en passiva worden erkend, gemeten en gedocumenteerd en vormen zo de basis voor betrouwbare inventarisresultaten:
Principe van volledigheid
Een volledige inventaris betekent dat alle activa en passiva die economisch kunnen worden toegeschreven aan het bedrijf worden geregistreerd op de inventarisdatum. Dit is de enige manier om een betrouwbare inventaris op te stellen die een solide basis vormt voor de waardering en jaarrekening:
Erkenning van alle activa:
Alle activa en passiva moeten worden opgenomen, ongeacht of ze voor de hand liggend of ongebruikelijk lijken.
Vermijden van hiaten of dubbele vermeldingen:
Elk item mag precies één keer worden ingevuld; weglatingen of meervoudige inzendingen zijn niet toegestaan.
Opname van items met een lage waarde of indirecte items:
Laagwaardige activa, voorzieningen of economisch toerekenbare activa moeten ook worden opgenomen als ze kunnen worden toegerekend aan de onderneming.
Economische toerekenbaarheid als benchmark:
De doorslaggevende factor is niet alleen de juridische aansluiting, maar ook de economische toewijzing van activa en passiva aan het bedrijf.
Documentatie van de volledige inventaris:
De inventaris moet zo worden opgesteld dat het duidelijk is dat alle relevante voorraden zijn opgenomen en dat er geen belangrijke items zijn weggelaten.
Een nauwgezette naleving van het principe van volledigheid zorgt ervoor dat de inventaris alle relevante voorraden weerspiegelt en zo het bedrijf voorziet van een solide gegevensbasis voor controle, boekhouding en audits.
Correctheidsprincipe
Het nauwkeurigheidsbeginsel vereist dat alle voorraden correct worden opgegeven wat betreft soort, hoeveelheid en waarde. Elk item moet nauwkeurig worden geregistreerd en foutloos worden gewaardeerd, zodat de inventarisgegevens een realistisch beeld geven:
Typespecificatie:
Elk actief of passief moet zo worden beschreven dat het duidelijk kan worden geïdentificeerd.
Opname hoeveelheid:
De hoeveelheid moet nauwkeurig geteld, gewogen of gemeten worden - schattingen zijn alleen toegestaan voor bepaalde procedures.
Waardering:
De waardering moet op de juiste manier worden uitgevoerd, meestal door een waardering in overeenstemming met wettelijke vereisten of erkende methoden.
Waarheidsgetrouwe gegevens:
Informatie mag niet worden opgeblazen, verfraaid of vervalst; het moet de werkelijke omstandigheden weerspiegelen.
Afzien van willekeurige procedures:
Waarderingsmethoden moeten begrijpelijk en te rechtvaardigen zijn; willekeur in waardering of openbaarmaking is uitgesloten.
Een duidelijke structuur zorgt ervoor dat het inventariseren soepel, begrijpelijk en efficiënt verloopt. Gestandaardiseerde processen en vaste verantwoordelijkheden voorkomen misverstanden en vergemakkelijken het toezicht.
Tegelijkertijd versterkt een overzichtelijke organisatie de kwaliteit van de gegevens en schept vertrouwen in de resultaten. Dit maakt inventariseren tot een transparant en betrouwbaar proces.
Principe van verifieerbaarheid
Het principe van verifieerbaarheid vereist dat zowel de inventarisatieprocedure als de geregistreerde resultaten zodanig worden gedocumenteerd dat een goed geïnformeerde derde partij ze binnen een redelijke termijn kan begrijpen:
Procesdocumentatie:
Het moet duidelijk zijn hoe de inventarisatiemethoden zijn geselecteerd en toegepast, bijvoorbeeld door middel van een inventarisatieraamwerkplan, telling en inventarisatielijsten.
Unieke benamingen:
Activa en passiva moeten zodanig worden vermeld dat het type, de hoeveelheid en de waarde duidelijk herkenbaar zijn - dit maakt een onafhankelijke audit mogelijk.
Controleerbaarheid door derden:
Een deskundige auditor moet de resultaten kunnen verifiëren en begrijpen zonder onnodige betrokkenheid van het bedrijf.
Bewaren van relevante documenten:
Alle inventarisdocumenten - zoals lijsten, taxatiecertificaten en documentatie - moeten zo worden opgeslagen dat latere audits mogelijk zijn.
De consequente toepassing van het controleerbaarheidsbeginsel zorgt voor transparantie en controlezekerheid. Alleen op deze manier kan de inventaris geloofwaardig worden gepresenteerd aan interne en externe controleorganen.
Principe van individuele waardering
Het principe van individuele waardering vereist dat elk actief en elke verplichting afzonderlijk wordt gewaardeerd - niet als een forfaitair bedrag of in groepen:
Individuele beoordeling:
Elk item moet afzonderlijk worden gewaardeerd zodat waardestijgingen niet worden verrekend met bijzondere waardeverminderingen van andere items.
Verbod op compensatie:
Activa mogen niet worden gesaldeerd met passiva om ervoor te zorgen dat een realistische individuele waarde wordt opgenomen.
Uitzonderingen toegestaan:
Alleen in uitzonderlijke gevallen - bijvoorbeeld bij grote hoeveelheden soortgelijke goederen - zijn procedures zoals groepswaardering of vaste waarden toegestaan, mits dit het waarderingsdoel niet in gevaar brengt.
Evaluatienorm:
In het bijzonder gelden voor de waardering de aankoop- of productiekosten of de laagste reële waarde of het terugbetalingsbedrag in het geval van verplichtingen.
Naleving van het principe van enkelvoudige waardering draagt aanzienlijk bij aan de nauwkeurigheid en geloofwaardigheid van voorraadgegevens. Dit geeft bedrijven een gedifferentieerd beeld van hun voorraden en verplichtingen - een belangrijke voorwaarde voor een goede boekhouding en intern beheer.
Beginsel van duidelijkheid
Het principe van duidelijkheid vereist dat de informatie in de inventaris zo is opgesteld dat deze begrijpelijk, ondubbelzinnig en duidelijk is voor zowel interne als externe gebruikers:
Unieke benamingen:
Elk actief en elke verplichting wordt duidelijk benoemd, zodat er geen misverstanden of verkeerde interpretaties ontstaan.
Gestructureerde presentatie:
Lijsten en inventarissen volgen een begrijpelijke volgorde zodat het type, de hoeveelheid en de waarde in één oogopslag kunnen worden herkend.
Verwarring voorkomen:
Een duidelijke structuur en het vermijden van onnodige complexiteit zorgen ervoor dat inventarisresultaten snel gevonden en gecontroleerd kunnen worden.
Koppeling met controleerbaarheid:
Een transparante en begrijpelijke presentatie vergemakkelijkt de controle door derden en ondersteunt de regelmatigheid van de inventaris als geheel.
De consequente toepassing van het duidelijkheidsbeginsel draagt er in doorslaggevende mate toe bij dat inventarisgegevens niet alleen correct worden geregistreerd, maar ook efficiënt kunnen worden gebruikt en op een begrijpelijke manier kunnen worden geanalyseerd.
Principe van economische efficiëntie
Het principe van economische efficiëntie vereist dat de kosten van de inventaris in verhouding staan tot de bereikte resultaten. Het is toegestaan om erkende vereenvoudigingsprocedures te gebruiken zolang het doel van de inventarisatie niet in het gedrang komt:
Verhouding tussen inspanning en voordeel:
De inspanning (tijd, personeel, kosten) die nodig is om de inventarisatie uit te voeren, mag niet onevenredig hoog zijn in vergelijking met het voordeel van de resultaten.
Gebruik van vereenvoudigde procedures:
Toegestaan zijn bijv. inventarissteekproevengroepswaardering of vaste waarden zijn toegestaan, op voorwaarde dat ze de geldigheid en regelmatigheid van de inventaris niet in gevaar brengen.
Materialiteitstest:
Er moet worden nagegaan of het te boeken artikel of de voorraad een significante invloed heeft op de informatieve waarde van de inventaris - alleen in het geval van significante artikelen lijkt een volledige uitgave gerechtvaardigd.
Efficiënte organisatie en documentatie:
Naast de feitelijke inventaris moet er aandacht worden besteed aan een slanke organisatie, duidelijke workflows en digitale of geautomatiseerde processen om kosten en moeite te besparen.
Als dit principe wordt nageleefd, kan de inventarisatie efficiënt worden georganiseerd zonder de kwaliteit van de resultaten in gevaar te brengen.
Uw inventaris in de beste handen - met OMS Retail
Een inventarisatie is niet alleen wettelijk verplicht, maar is ook cruciaal voor transparante inventarisgegevens en betrouwbare jaarrekeningen. Het vormt de basis voor betrouwbare waarderingen, strategische beslissingen en audit-proof controleprocessen.
Met meer dan 20 jaar ervaring in het inventariseren van voorraden ondersteunt OMS Retail detailhandel- en winkelketens bij het uitvoeren van betrouwbare, gestructureerde en auditconforme inventarisaties. Met goed gecoördineerde teams, gestandaardiseerde processen en bewezen procedures zorgen we ervoor dat alle relevante inventarisatieprincipes op betrouwbare wijze worden nageleefd - van volledigheid tot kosteneffectiviteit.
Vertrouw op gevestigde procedures wanneer nauwkeurigheid en traceerbaarheid centraal staan.
Neem nu contact met ons op Meer over de inventarisatieservice
Aarzel niet om contact met ons op te nemen
Boek nu uw full-service inventarisatie en krijg een betrouwbare partner die u op de lange termijn zal ontlasten. Bel ons of gebruik ons contactformulier voor een offerte op maat en u en uw winkelnetwerk zullen ook in de toekomst profiteren van onze volledige service voor een snelle en efficiënte inventarisatie.
Uw directe contact met ons!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefoon: +49 (0)511 / 515 283-0