Permanente Inventur einfach erklärt
Die permanente Inventur basiert auf der kontinuierlichen Erfassung aller Warenbewegungen über das gesamte Geschäftsjahr und stellt dadurch jederzeit aktuelle Bestandsdaten bereit. Sie unterstützt eine vorausschauende Planung, ermöglicht eine gleichmäßige Arbeitsverteilung und erfolgt ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs.
Ergänzend dazu ist gesetzlich mindestens einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme vorgeschrieben, die zeitlich flexibel innerhalb des Geschäftsjahres durchgeführt werden kann und die laufende Bestandsführung absichert.
Was ist eine permanente Inventur?
Die permanente Inventur ist ein nach § 241 Abs. 2 HGB zulässiges Verfahren, bei dem Bestände nicht nur zum Bilanzstichtag, sondern fortlaufend über das Geschäftsjahr erfasst werden. Jede Warenbewegung – etwa Zugang, Verkauf oder Umlagerung – wird unmittelbar im Warenwirtschaftssystem verbucht, sodass stets aktuelle Bestandsdaten verfügbar sind.
Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand lassen sich dadurch frühzeitig erkennen und korrigieren. Dennoch ist mindestens einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme erforderlich, die flexibel über das Jahr verteilt erfolgen kann.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten?
Die permanente Inventur ist gemäß § 241 Abs. 2 HGB zulässig, wenn Art und Menge der Bestände jederzeit eindeutig aus der Buchführung hervorgehen und eine lückenlose Lagerbuchführung gewährleistet ist. Sie ersetzt die Stichtagsinventur durch eine laufende Bestandsführung, erfordert jedoch, dass jeder Artikel mindestens einmal jährlich körperlich gezählt wird. Ergänzend gilt § 240 HGB, der eine vollständige und ordnungsgemäße Inventur vorschreibt.
Alle Bestandsveränderungen sind nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) lückenlos, wahrheitsgetreu und zeitnah zu dokumentieren, um die Prüfbarkeit sicherzustellen. Ein verlässliches Warenwirtschaftssystem und revisionssichere Unterlagen bilden dabei die Grundlage für einen rechtssicheren Jahresabschluss und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Die permanente Inventur ermöglicht eine fortlaufende Bestandsführung und kann zur Entlastung des Jahresabschlusses beitragen, erfordert jedoch ergänzend eine jährliche körperliche Inventur.
Vorteile einer permanenten Inventur
Die permanente Inventur kann – je nach organisatorischer und technischer Grundlage – mit verschiedenen Vorteilen verbunden sein. Die folgenden Punkte fassen zentrale Nutzenaspekte zusammen:
Tipps für eine reibungslose permanente Inventur
Eine erfolgreiche Umstellung auf die permanente Inventur erfordert Planung, Disziplin und die richtige technische Ausstattung. Mit folgenden Tipps stellen Sie sicher, dass das laufende Inventurverfahren effizient und fehlerfrei abläuft:
Leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem
Eine digitale Bestandsführung ist das A und O der permanenten Inventur. Stellen Sie sicher, dass Sie ein zuverlässiges Warenwirtschafts- oder ERP-System einsetzen, das alle Artikelbewegungen in Echtzeit erfassen kann. Barcode-Scanner, mobile Erfassungsgeräte und entsprechende Inventursoftware erleichtern die lückenlose Verbuchung jeder Warenbewegung.
Klare Prozesse & Schulungen
Definieren Sie eindeutige Abläufe für alle Bestandsveränderungen: vom Wareneingang über den Verkauf bis zu internen Umbuchungen. Jeder Mitarbeiter muss wissen, wann und wie Bestandsänderungen zu erfassen sind. Schulen Sie Ihr Team umfassend in der Nutzung des Warenwirtschaftssystems und der Inventur-Software. Wichtig ist eine Kultur der Genauigkeit: Jede Warenbewegung muss sofort und korrekt erfasst werden, denn jedes Versäumnis kann zu Inventurdifferenzen führen, die später nur schwer aufklärbar sind.
Rollierende Zählplanung
Entwickeln Sie einen Zählplan, um die nötigen physischen Inventurprüfungen über das Jahr zu verteilen. Sie könnten z. B. monatlich oder quartalsweise bestimmte Warengruppen zählen (rollierende Inventur). Planen Sie diese Teil-Inventuren strategisch in umsatzschwachen Phasen, damit ausreichend Zeit fürs Zählen bleibt. Beispielsweise lassen sich Winterartikel im Sommer und Sommerware im Winter zählen, wenn sie gerade weniger bewegt werden. Halten Sie fest, wann welcher Bereich zuletzt inventarisiert wurde, um sicherzustellen, dass alle Artikel innerhalb des Jahres erfasst werden.
Laufende Differenzkontrolle
Implementieren Sie Mechanismen, um Inventurdifferenzen frühzeitig aufzudecken. Vergleichen Sie in regelmäßigen Abständen den Soll-Bestand laut System mit dem Ist-Bestand (z. B. durch Stichprobenzählungen). Auffällige Abweichungen – etwa ungewöhnlich hohe Fehlbestände bei bestimmten Artikeln – sollten umgehend untersucht werden. Idealerweise erfolgen solche Abgleiche kontinuierlich parallel zum Tagesgeschäft, sodass Probleme sofort ins Auge stechen.
Lückenlose Dokumentation
Führen Sie sämtliche Inventurunterlagen gründlich und ordnungsgemäß. Jede Zählung – egal wie klein – sollte protokolliert werden (mit Datum, verantwortlicher Person, gezählten Mengen etc.). Bewahren Sie Inventurlisten, Zählscheine und Buchungsbelege gemäß den gesetzlichen Vorgaben auf (in der Regel zehn Jahre). Bei der permanenten Inventur fallen übers Jahr verteilt viele Einzelprotokolle an – sorgen Sie dafür, dass diese zentral gesammelt und leicht auffindbar sind. Im Prüfungsfall müssen Sie nachweisen können, wann und wie die Bestände erfasst wurden.
Professionelle Unterstützung nutzen
Auch wenn die permanente Inventur intern geführt wird, ist mindestens einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme erforderlich – beispielsweise im Rahmen einer Stichtags- oder Stichprobeninventur. OMS Retail unterstützt Unternehmen genau an diesem Punkt: Als erfahrener Full-Service-Dienstleister übernehmen wir die vollständige Durchführung körperlicher Inventuren, inklusive technischer Vorbereitung, Zählung und revisionssicherer Dokumentation. Mit über 20 Jahren Inventurerfahrung im Handel, erprobten Abläufen und geschulten Teams gewährleisten wir verlässliche Ergebnisse und entlasten Ihre internen Ressourcen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Bestandsführung – unabhängig vom gewählten Inventurverfahren – rechtssicher abgesichert ist.
Eine durchdachte und strukturiert geplante Inventur schafft Vertrauen in die eigenen Bestandszahlen und stärkt die betriebliche Kontrolle. Sie gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Beständen, Werten und Prozessen und bildet damit eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.
Bei Stichtagsinventuren unterstützt OMS Retail Unternehmen mit erfahrenen Teams, moderner Scantechnik und revisionssicheren Abläufen. Dadurch wird die Inventur effizient, rechtssicher und nach aktuellen Standards umgesetzt – und interne Ressourcen werden spürbar entlastet.
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Eine Inventur ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung. Sorgfältig durchgeführt, schafft sie Transparenz, macht Abweichungen sichtbar und bildet die Grundlage für belastbare Entscheidungen in Controlling und Management.
Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, diesen Prozess mit einem spezialisierten Inventurdienstleister umzusetzen. OMS Retail begleitet seit über 20 Jahren Handels- und Filialbetriebe mit strukturierten Inventurlösungen, moderner Scantechnik und erfahrenen Teams in ganz Europa.
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