Welke soorten inventaris zijn er?

In principe wel. In Duitsland bepaalt artikel 240 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) dat elke handelaar een inventaris moet opmaken aan het einde van het boekjaar - meestal op de balansdatum van 31 december. Een inventarisatie is ook vereist wanneer een bedrijf wordt opgericht, verkocht of ontbonden.

Uitzonderingen gelden alleen voor zeer kleine bedrijven: Eenmanszaken met een omzet van minder dan €600.000 en een nettowinst van minder dan €60.000 in twee opeenvolgende jaren zijn vrijgesteld van de inventarisplicht. De meeste detailhandelaren overschrijden deze drempels echter, wat betekent dat een jaarlijkse inventarisatie deel uitmaakt van een goede boekhouding.

Overigens: een inventarisatie is niet alleen verplicht, maar ook nuttig om het actuele voorraadniveau te kennen - zelfs als je er niet wettelijk toe verplicht bent, wordt het aanbevolen voor een operationeel overzicht.

Het optimale moment om de balans op te maken hangt af van je bedrijfsmodel. Traditioneel wordt de inventaris aan het einde van het jaar opgemaakt, omdat dan de rekeningen worden afgesloten. Veel winkeliers stellen de datum direct na Kerstmis of aan het begin van het jaar vast.

Het is belangrijk dat de voorraadniveaus zo laag en rustig mogelijk zijn op het moment van de telling - dit versnelt de telling. Seizoensgebonden retailers nemen bijvoorbeeld graag de voorraad op na het hoogseizoen, wanneer het magazijn leger is. Dankzij de uitgestelde inventaris in overeenstemming met artikel 241 HGB kun je ook enkele weken of maanden voor of na de sluitingsdatum tellen.

Een datum die de bedrijfsactiviteiten weinig verstoort is ideaal: bijvoorbeeld op een zondag, op een vrije dag of 's avonds/'s nachts buiten de openingstijden. Dan hoef je de winkel niet te sluiten en het klantenverkeer verstoort de telling niet.

Kortom: Plan de inventarisatie voor een periode van lage verkoop en stem de datum intern en met je dienstverlener ruim van tevoren af.

De duur van een inventarisatie hangt af van de grootte van de verkoopruimte of opslagruimte en het aantal artikelen. In een kleine winkel kan de telling in 2-3 uur voltooid zijn, terwijl een grote supermarkt meerdere uren of zelfs een hele werkdag in beslag kan nemen.

Met de hulp van een professioneel inventarisatieteam kan de tijd aanzienlijk worden verkort - ervaren inventariseerders slagen er vaak in om een hele winkel binnen een paar uur te tellen. Voorbereiding is belangrijk: als de goederen goed gesorteerd en gelabeld zijn, verloopt het proces sneller.

De methodologie speelt ook een rol: de teltijd wordt verkort met een inventarisatiesteekproef (indien toegestaan), terwijl een volledige inventarisatie natuurlijk langer duurt. Een inventarisatiedienstverlener zoals OMS Retail kan meestal van tevoren vrij nauwkeurig inschatten hoeveel tijd een inventarisatieproject in beslag zal nemen.

Als algemene regel geldt dat het beter is om een kleine buffer in te plannen - voor het geval er ongepland herwerk nodig is - en vroeg op de dag te beginnen, zodat je indien nodig 's avonds klaar bent.

Dit hangt af van het type inventaris en de organisatie. Veel detailhandelaars sluiten hun winkel voor de duur van de inventarisatie (bv. een halve dag) zodat er ongestoord geteld kan worden. Dit is vooral gebruikelijk in het geval van een inventarisatie op sleuteldatum om alle artikelen in korte tijd te kunnen opnemen.

Theoretisch is het ook mogelijk om te tellen tijdens lopende werkzaamheden - bijvoorbeeld door gebied voor gebied af te zetten - maar dit brengt risico's met zich mee: klanten kunnen goederen verplaatsen of kopen terwijl de telling bezig is, wat tot verwarring leidt. Het is praktischer om de inventarisatie buiten openingstijden uit te voeren.

OMS Retail biedt hier maximale flexibiliteit: we kunnen desgewenst 's nachts, 's ochtends vroeg of in het weekend tellen, zodat uw dagelijkse werkzaamheden niet worden beïnvloed. In sommige gevallen (bijv. 24-uurs supermarkten) kan een volledige sluiting niet worden georganiseerd; in dat geval kan de inventarisatie in secties worden uitgevoerd, waarbij afzonderlijke gangpaden tijdelijk voor klanten worden gesloten.

In het algemeen is de aanbeveling: voer het proces indien mogelijk uit zonder klantenverkeer om een schoon en snel resultaat te bereiken.

Inventarisatiesteekproeven zijn een speciaal soort inventarisatie waarbij slechts een deel van de voorraad wordt geteld en op basis daarvan de totale voorraad wordt geschat. Het is wettelijk toegestaan in Duitsland (Sectie 241 (1) HGB), maar is onderworpen aan strikte voorwaarden.

Om inventarissteekproeven te mogen gebruiken, moet je voorraadadministratie zeer goed worden bijgehouden en moet je een erkende mathematisch-statistische methode gebruiken. Bovendien moet het resultaat even nauwkeurig zijn als een volledige inventarisatie met een waarschijnlijkheid van 95%.

Praktisch gezien betekent dit dat de methode vooral geschikt is voor grote magazijnen met veel vergelijkbare artikelen. Voor een normale detailhandelaar zou de statistische inspanning meestal te groot zijn. Voordat je een steekproef uitvoert, moet je altijd je accountant of belastingadviseur raadplegen.

In veel gevallen vereisen accountants ten minste willekeurige hertellingen om de plausibiliteit te controleren ondanks inventarissteekproeven. Kortom: Ja, inventarissteekproeven zijn toegestaan en besparen tijd, maar het vereist deskundige kennis en duidelijke documentatie om erkend te worden.

Daarom blijven de meeste detailhandelaren - vooral in het MKB - voor de zekerheid uitgaan van de volledige inventaris (op de rapportagedatum of verplaatst).