Fysieke en permanente inventaris - wat is het verschil?
In de detailhandel is inventarisatie wettelijk verplicht en cruciaal voor een correct voorraadniveau. Maar welke methode is verstandiger - de fysieke inventarisatie op de rapportagedatum of de permanente inventarisatie?
Ontdek de verschillen tussen de twee methoden, waarom de inventarisatie op peildatum duidelijke voordelen biedt voor veel retailers en hoe OMS Retail uw inventarisatie professioneel, efficiënt en zonder onderbrekingen kan implementeren.
Overzicht van de inventaris op balansdatum
De inventaris op peildatum is de traditionele en meest gebruikte vorm van inventariseren in de detailhandel. Alle goederen worden op een vaste balansdatum - meestal aan het einde van het boekjaar - volledig geregistreerd en vergeleken met de boekvoorraad. Afwijkingen tussen de beoogde en werkelijke voorraadniveaus kunnen zo onmiddellijk worden herkend en gecorrigeerd.
Deze methode biedt een nauwkeurige momentopname van de inventaris, voldoet aan de wettelijke vereisten (§§ 240, 241 HGB) en vormt een betrouwbare basis voor de jaarrekening. Ze wordt gekenmerkt door een hoge nauwkeurigheid en een duidelijke structuur, maar vereist een zorgvuldige planning om operationele onderbrekingen tijdens de telling te vermijden.
De permanente inventaris in een oogopslag
De permanente inventaris is toegestaan in overeenstemming met Sectie 241 (2) HGB als het type en de hoeveelheid van de voorraad duidelijk kan worden afgeleid uit de boekhouding en een volledige voorraadboekhouding gegarandeerd is. De permanente inventaris vervangt de inventaris op balansdatum met doorlopend voorraadbeheer, maar vereist een jaarlijkse fysieke telling van elk artikel. Bovendien is § 240 HGB van toepassing, dat een volledige en correcte inventarisatie voorschrijft.
Alle inventariswijzigingen moeten volledig en tijdig worden gedocumenteerd in overeenstemming met de GoB om de controleerbaarheid te garanderen. Een betrouwbaar inventarisbeheersysteem en controleerbare documenten vormen de basis voor een jaarrekening die aan de wettelijke eisen voldoet.
In vergelijking met permanente inventarisatie biedt inventarisatie op basis van peildata een hoge mate van nauwkeurigheid, duidelijk gestructureerde processen en betrouwbare resultaten - vooral wanneer deze professioneel worden voorbereid en uitgevoerd.
Vergelijking van fysieke en permanente inventaris
Beide inventarisatietypes leiden tot een geverifieerde eindejaarsinventaris, maar verschillen in termen van proces, inspanning en vereisten. Terwijl de fysieke inventaris op de rapporteringsdatum wordt gekenmerkt door duidelijke structuren en een hoge betrouwbaarheid, vereist de permanente inventaris een continu onderhoud van de gegevens. De belangrijkste verschillen in één oogopslag:
Wat zijn de voordelen van de sleuteldatuminventarisatie?
Ondanks nieuwe voorraadmethodes vertrouwen retailers nog steeds vaak op fysieke inventarisatie op de rapportagedatum - en met een goede reden. Vooral in de detailhandel, waar nauwkeurige voorraadniveaus en een soepele jaarafsluiting belangrijk zijn, biedt inventarisatie op de rapportagedatum tal van positieve aspecten:
Hoge voorraadnauwkeurigheid:
Omdat alle goederen volledig worden geteld op een belangrijke datum, ontvangt u exacte, actuele cijfers over uw voorraad en voorraadniveaus. Niets blijft ongeteld - krimp, voorraadtekorten of te grote voorraden worden volledig gedetecteerd. Deze nauwkeurige voorraadregistratie creëert vertrouwen in de cijfers en vormt de perfecte basis voor een nauwkeurige jaarrekening.
Onmiddellijke correctie van inventarisverschillen:
Voorraadverschillen (bijvoorbeeld door diefstal, breuk of onjuiste boekingen) komen onvermijdelijk voor. De inventaris op peildatum brengt dergelijke verschillen tussen de doelvoorraad en de werkelijke voorraad onmiddellijk aan het licht en maakt het mogelijk om ze onmiddellijk te corrigeren in de boekhouding. Uw systeem wordt dus minstens één keer per jaar "opgeschoond", wat erg belangrijk is voor de financiële boekhouding en het goederenbeheer.
Wettelijke, erkende methode:
De einddatuminventaris voldoet aan alle vereisten van de Duitse boekhoudkundige verplichtingen (Artikel 240, 241 HGB) en wordt door de belastingdienst en accountants erkend als een betrouwbare methode. De volledige documentatie van alle inventarissen zorgt voor maximale transparantie voor accountants en minimaliseert juridische en fiscale risico's. Kortom: met een correct uitgevoerde einddatuminventarisatie zit u aan de veilige kant.
Eenvoud en voorspelbaarheid:
Vergeleken met de permanente inventarisatie is de inventarisatie op sleuteldatum eenvoudiger te organiseren. Het kan in principe worden gepland op elke datum die je uitkomt (vaak aan het einde van de periode) en vereist geen ingewikkeld systeem - zorgvuldige planning is alles wat nodig is. Veel detailhandelaren vinden het praktisch om één keer per jaar een grote inventarisatiedag te organiseren in plaats van zich voortdurend bezig te houden met tellingen.
Detectie van zwakke punten:
Een grote voorraaddatum heeft ook een neveneffect: een volledige inventarisatie brengt vaak zwakke punten in het magazijn en het productassortiment aan het licht. Je kunt bijvoorbeeld traaglopende artikelen, gaten in het assortiment of organisatorische tekortkomingen in het magazijn sneller identificeren als alles in één keer wordt bekeken. Dit geeft je de mogelijkheid om na de inventarisatie gerichte verbeteringen door te voeren.
De inventarisatie van sleuteldata kan ook organisatorische uitdagingen met zich meebrengen, zoals meer personeelsbehoeften in korte tijd of tijdelijke beperkingen in lopende activiteiten. Deze lasten kunnen echter aanzienlijk worden verminderd door een ervaren inventarisatiedienstverlener in te schakelen.
Met de full-service inventaris van OMS Retail profiteert u van nauwkeurige resultaten, een soepele planning en minimale inspanningen voor uw team.
Uw inventaris in de beste handen - met OMS Retail
Een inventarisatie is niet alleen wettelijk verplicht, maar is ook een centraal onderdeel van goed bedrijfsbeheer. Als het zorgvuldig wordt uitgevoerd, creëert het transparantie, brengt het afwijkingen aan het licht en levert het betrouwbare kerncijfers voor controle en management.
In de detailhandel is een correcte inventarisatie van cruciaal belang om de goederenstroom nauwkeurig te controleren en economische beslissingen te nemen op basis van betrouwbare gegevens. Met name de inventarisatie op basis van peildata biedt een duidelijke, wettelijke en eenvoudig te plannen oplossing.
OMS Retail ondersteunt retailers en winkelketens al meer dan 20 jaar bij het uitvoeren van inventarisaties - met ervaren teams, moderne scantechnologie en gestandaardiseerde processen in heel Europa. Onze full-service oplossingen garanderen een efficiënte, controleerbare en wettelijk conforme inventarisatie - ongeacht de bedrijfsgrootte en sector.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen
Boek nu uw full-service inventarisatie en krijg een betrouwbare partner die u op de lange termijn zal ontlasten. Bel ons of gebruik ons contactformulier voor een offerte op maat en u en uw winkelnetwerk zullen ook in de toekomst profiteren van onze volledige service voor een snelle en efficiënte inventarisatie.
Uw directe contact met ons!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefoon: +49 (0)511 / 515 283-0