Aufnahme des Teilbestands: Rascher zum korrekten Ergebnis
Die Teilbestandsaufnahme ermöglicht Unternehmen eine schnelle und kostensparende Bestandsaufnahme.
Mit anerkannten statistischen Methoden und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben stellt sie eine gleichwertige Alternative zur Vollinventur dar – ideal für Handel und Industrie.
Was ist eine Teilbestandsaufnahme?
Die Teilbestandsaufnahme ist ein gesetzlich anerkanntes Verfahren zur Bestandsaufnahme, bei dem nicht alle Artikel gezählt werden müssen. Stattdessen wird eine statistisch ausgewählte Stichprobe erfasst und mit anerkannten Methoden auf den Gesamtbestand hochgerechnet. Seit 1977 ist dieses Vorgehen nach § 241 HGB zulässig, sofern die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung eingehalten werden.
Unternehmen können damit ihre Inventur deutlich zeitsparender und effizienter durchführen, ohne an Verlässlichkeit gegenüber einer Vollinventur einzubüssen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Damit die Teilbestandsaufnahme als vollwertiger Inventurnachweis anerkannt wird, müssen rechtliche und statistische Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehören die Beachtung der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 958 OR), eine verlässliche Lagerbuchführung sowie der Einsatz anerkannter mathematisch-statistischer Methoden. Entscheidend ist, dass die Auswahl der Stichproben zufällig erfolgt und die Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden, sodass ein sachkundiger Dritter den Prozess prüfen kann.
Nicht alle Vorräte eignen sich für dieses Verfahren: Verderbliche Waren oder hochwertige Einzelstücke müssen weiterhin vollständig gezählt werden. Werden die Anforderungen erfüllt, ist die Methode rechtlich zulässig und wird von Steuerbehörden sowie Revisoren anerkannt.
Die Teilbestandsaufnahme spart Zeit und Kosten und liefert dennoch rechtssichere, verlässliche Ergebnisse – eine effiziente Alternative zur Vollinventur.
Vorteile der Teilbestandsaufnahme
Die Umstellung von einer traditionellen Vollinventur auf die Teilbestandsaufnahme bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Besonders in Branchen mit grossen Lagerbeständen oder einer Vielzahl an Artikeln lässt sich der Inventurprozess deutlich optimieren. Nachfolgend die wichtigsten Vorteile der Teilbestandsaufnahme im Überblick:
Der Ablauf einer Teilbestandsaufnahme – Schritt für Schritt
Die Teilbestandsaufnahme erfolgt in klar definierten Schritten, die sowohl rechtliche als auch praktische Anforderungen berücksichtigen. Ziel ist ein transparenter Prozess, der Nachvollziehbarkeit, Rechtssicherheit und wirtschaftliche Effizienz sicherstellt:
1. Planung und Vorbereitung:
In dieser ersten Phase werden die Lagerbestände und Stammdaten überprüft, die Grundgesamtheit klar abgegrenzt und das passende Verfahren, etwa Hochrechnung oder Sequentialtest, festgelegt.
2. Stichprobenziehung:
Im Anschluss erfolgt die zufällige Auswahl der Artikel oder Lagerplätze. Dabei wird die Grösse der Stichprobe festgelegt und die Auswahl vollständig dokumentiert, um eine transparente Grundlage für die Teilbestandsaufnahme zu schaffen.
3. Physische Zählung:
Die ausgewählten Artikel werden vor Ort gezählt, oft mit Unterstützung durch Scanner oder Inventursoftware. So lassen sich die Ergebnisse rasch und fehlerarm erfassen sowie zuverlässig protokollieren.
4. Auswertung:
Die gezählten Bestände werden mit den Soll-Daten verglichen, Abweichungen dokumentiert und die Ergebnisse statistisch ausgewertet. So wird überprüft, ob die zulässigen Fehlergrenzen eingehalten werden.
5. Entscheidung:
Auf Grundlage der Auswertung wird entschieden, ob die Buchbestände gültig sind. Liegen die Ergebnisse im zulässigen Rahmen, gelten sie als korrekt. Andernfalls sind zusätzliche Stichproben oder eine Vollinventur notwendig.
6. Dokumentation:
Am Ende werden alle Schritte sorgfältig dokumentiert. Das Protokoll dient als Nachweis für Steuerbehörden und Revisoren und sichert damit die rechtliche Anerkennung des Inventurverfahrens.
Der strukturierte Ablauf stellt sicher, dass die Stichprobeninventur effizient und prüfungssicher durchgeführt werden kann. Unternehmen profitieren von einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis, ohne Abstriche bei Genauigkeit oder Rechtssicherheit machen zu müssen.
Durch die Kombination aus sorgfältiger Vorbereitung, transparenter Durchführung und vollständiger Dokumentation wird ein Inventurergebnis erreicht, das von Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern voll anerkannt wird.
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Mit der Teilbestandsaufnahme von OMS Retail senken Sie den Aufwand Ihrer Inventur deutlich, ohne auf Genauigkeit oder Rechtssicherheit zu verzichten. Statt alle Artikel zu zählen, wird eine statistisch ausgewählte Stichprobe erfasst und auf den Gesamtbestand hochgerechnet – ein seit Jahrzehnten gesetzlich anerkanntes Verfahren.
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