Was ist eine Bestandesaufnahme?

Grundsätzlich müssen alle physischen Bestände erfasst werden, die dem Unternehmen gehören. Dazu gehören der Waren- und Lagerbestand (alle Verkaufsprodukte und Vorräte), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Auch Bargeld in Kassen und Tresoren sowie Maschinen, Werkzeuge, Ersatzteile oder Büromaterial fallen unter die zu zählenden Vermögenswerte. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit der Bestandsaufnahme: Alles, was an materiellem Bestand vorhanden ist, muss erfasst werden. Was nicht direkt zählbar ist – etwa Kleinteile in sehr großer Menge (z. B. Schrauben, Nägel) – darf in Ausnahmefällen geschätzt werden.

Nicht physisch gezählt, aber ebenfalls Teil der Inventur, sind immaterielle Positionen wie Bankkontostände oder offene Forderungen; deren Werte werden per Buchinventur über Kontoauszüge und Belege erfasst. Das Ziel ist ein vollständiges Bild aller Vermögenswerte des Unternehmens zu erhalten.

Eine Bestandesaufnahme ist in verschiedenen Situationen erforderlich. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie in der Regel einmal pro Jahr zum Abschluss des Geschäftsjahres (meist am Bilanzstichtag, z. B. 31. Dezember). Darüber hinaus verlangt das Obligationenrecht (OR) eine Bestandesaufnahme bei Unternehmensgründung, Übernahme oder Auflösung. Viele Unternehmen legen ihre Bilanzstichtagsinventur bewusst auf Zeitpunkte, an denen der Betrieb ruht oder wenig Kundenverkehr herrscht – etwa nach Ladenschluss oder am Wochenende –, damit die Zählung ungestört erfolgen kann.

Neben diesen Pflichtterminen kann eine Bestandesaufnahme auch unterjährig sinnvoll sein, beispielsweise bei Verdacht auf Diebstahl oder grösseren Unstimmigkeiten im Lagerbestand. Zwar können grössere Betriebe Verfahren wie die Stichproben- oder permanente Bestandesaufnahme nutzen, dennoch muss mindestens einmal im Jahr eine vollständige Erhebung durchgeführt werden. Wichtig bleibt: Mindestens jährlich ist eine umfassende Bestandesaufnahme notwendig, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und verlässliche Zahlen zu erhalten.

Das Obligationenrecht (OR) erlaubt es Unternehmen in bestimmten Fällen, die Bestandesaufnahme zeitlich vom eigentlichen Bilanzstichtag (meist der 31. Dezember) zu verlegen. So kann die körperliche Bestandesaufnahme bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Der am Erhebungstag festgestellte Bestand muss dabei wertmässig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden – eine mengenmässige Anpassung ist nicht erforderlich.

Findet die Bestandesaufnahme zeitnah zum Bilanzstichtag statt, gilt eine engere Toleranz von zehn Tagen vor oder nach diesem Datum. In diesem Fall ist jedoch zwingend auch eine mengen- und wertmässige Fortschreibung oder Rückrechnung vorzunehmen.

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass stets zwei Personen gemeinsam die Bestände erfassen, um Fehler oder Manipulationen zu vermeiden. In der Praxis wird dazu ein Zweier-Team gebildet: Eine Person zählt die Artikel vor, die zweite Person trägt die Mengen in die Inventarliste ein. Diese doppelte Kontrolle stellt sicher, dass keine Zählfehler unbemerkt bleiben und niemand allein Zahlen verfälschen kann – Bestandesaufnahmen ohne Vier-Augen-Prinzip neigen erfahrungsgemäss zu Ungenauigkeiten.

Darum hat es sich bewährt, Zählteams aus mindestens zwei Personen einzusetzen. Bei sehr grossen Bestandesaufnahmen wird zusätzlich oft stichprobenartig vom Leiter der Bestandesaufnahme oder von einem Wirtschaftsprüfer nachgezählt, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Der Begriff Schwund bezeichnet im Rahmen der Bestandesaufnahme die ungewollte Verringerung des Lagerbestands – also die Differenz zwischen dem buchmässigen Sollbestand und dem tatsächlich bei der Bestandesaufnahme ermittelten Istbestand. Solche Verluste können verschiedene Ursachen haben: Ladendiebstahl durch Kunden oder Mitarbeitende, Fehlbuchungen, Zählfehler, Verderb oder Beschädigungen von Waren sowie unerkannte Lagerentnahmen.

Es wird zwischen bekanntem Schwund, der bewusst entsteht – etwa durch Ausschusswaren, Verderb oder gezielte Preisaktionen – und unbekanntem Schwund unterschieden, dessen Ursachen unklar bleiben und häufig auf organisatorische oder personelle Fehler zurückzuführen sind.

Aus buchhalterischer Sicht gilt Schwund als Differenz der Bestandesaufnahme und wird üblicherweise als Aufwand in der Erfolgsrechnung verbucht. Unternehmen sollten ihre Schwundquote kennen und regelmässig analysieren, um Verluste frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmassnahmen wie Mitarbeiterschulungen, eine verbesserte Lagerorganisation oder zusätzliche Sicherheitsmassnahmen einzuleiten.

Nach der physischen Bestandesaufnahme werden die ermittelten Ist-Werte im Inventar schriftlich festgehalten. Dieses bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses. Treten Differenzen zwischen Buch- und Zählbestand auf, sind zwingend die tatsächlichen Ergebnisse der Bestandesaufnahme massgebend – solche Differenzen sind in der Buchhaltung als Aufwand zu erfassen. In der Bilanz wird das Inventar in aggregierter Form dargestellt und bildet die Basis für die Abbildung sämtlicher Aktiven und Passiven, einschliesslich des ausgewiesenen Eigenkapitals.

Eine sorgfältige Auswertung und Dokumentation der Ergebnisse ist notwendig, um die Ordnungsmässigkeit der Buchführung sicherzustellen: Fehler oder unvollständige Inventare können die Steuerbehörden zur Schätzung des Gewinns berechtigen oder sogar dazu führen, dass der Jahresabschluss nicht als ordnungsgemäss gilt. Zusätzlich wird in der Regel geprüft, ob Abschreibungen erforderlich sind – etwa bei beschädigten oder veralteten Lagerbeständen – und ob gegebenenfalls Rückstellungen zu bilden sind.