Was ist eine Bestandsaufnahme?

Grundsätzlich sind alle physischen Bestände zu erfassen, die dem Unternehmen gehören. Dazu zählen der Waren- und Lagerbestand (alle Verkaufsprodukte und Vorräte), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Ebenfalls einzubeziehen sind Bargeld in Kassen und Tresoren, Maschinen, Werkzeuge, Ersatzteile oder Büromaterial. Entscheidend ist die Vollständigkeit: Alles, was an materiellem Bestand vorhanden ist, muss erfasst werden. Was nicht direkt gezählt werden kann – etwa Kleinteile in sehr grosser Menge (z. B. Schrauben, Nägel) – darf in Ausnahmefällen geschätzt werden.

Nicht physisch gezählt, aber dennoch Teil der Bestandsaufnahme, sind immaterielle Positionen wie Bankguthaben oder offene Forderungen. Diese Werte werden im Rahmen der Buchbestandsaufnahme über Kontoauszüge und Belege ermittelt. Ziel ist ein vollständiges Bild sämtlicher Vermögenswerte des Unternehmens.

Eine Bestandsaufnahme ist in mehreren Situationen erforderlich. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie in der Regel einmal pro Jahr zum Abschluss des Geschäftsjahres (meist zum Bilanzstichtag, z. B. 31. Dezember). Darüber hinaus verlangt das Unternehmensgesetzbuch (UGB) eine Bestandsaufnahme bei Unternehmensgründung, Übernahme oder Auflösung. Viele Unternehmen legen ihre Bilanzstichtagsinventur bewusst auf Zeitpunkte, an denen der Betrieb ruht oder wenig Kundenverkehr herrscht – etwa nach Ladenschluss oder am Wochenende –, um die Zählung ungestört durchführen zu können.

Neben diesen Pflichtterminen kann eine Bestandsaufnahme auch unterjährig sinnvoll sein, zum Beispiel bei Verdacht auf Diebstahl oder bei grossen Unstimmigkeiten im Lagerbestand. Grössere Betriebe können zwar Inventurvereinfachungsverfahren wie die Stichproben- oder permanente Bestandsaufnahme nutzen, dennoch ist mindestens einmal jährlich eine vollständige Erhebung vorgeschrieben. Wichtig bleibt: Mindestens einmal pro Jahr muss eine umfassende Bestandsaufnahme erfolgen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und verlässliche Zahlen zu erhalten.

Das Unternehmensgesetzbuch (UGB) erlaubt es Unternehmen in bestimmten Fällen, die Bestandsaufnahme zeitlich vom eigentlichen Bilanzstichtag (meist der 31. Dezember) zu verlegen. Es ist zulässig, die körperliche Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Der am Erhebungstag ermittelte Bestand muss dabei wertmässig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden – eine mengenmässige Anpassung ist nicht erforderlich.

Findet die Bestandsaufnahme zeitnah zum Bilanzstichtag statt, gilt eine engere Toleranz von zehn Tagen vor oder nach diesem Datum. In diesem Fall ist jedoch zwingend auch eine mengen- und wertmässige Fortschreibung oder Rückrechnung vorzunehmen.

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass immer zwei Personen gemeinsam die Bestände erfassen, um Fehler oder Manipulationen zu vermeiden. In der Praxis bildet man dafür ein Zweier-Team: Eine Person zählt die Artikel vor, die zweite Person trägt die Mengen in die Inventarliste ein. Diese doppelte Kontrolle stellt sicher, dass keine Zählfehler unbemerkt bleiben und niemand allein Zahlen verfälschen kann – Bestandsaufnahmen ohne Vier-Augen-Prinzip neigen erfahrungsgemäss zu Ungenauigkeiten.

Daher hat es sich bewährt, Zählteams aus mindestens zwei Personen einzusetzen. Bei sehr grossen Bestandsaufnahmen wird zusätzlich oft stichprobenartig vom Leiter der Bestandsaufnahme oder von einem Wirtschaftsprüfer nachgezählt, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Der Begriff Schwund bezeichnet im Rahmen der Bestandsaufnahme die ungewollte Verringerung des Lagerbestands – also die Differenz zwischen dem buchmässigen Sollbestand und dem tatsächlich bei der Bestandsaufnahme ermittelten Istbestand. Solche Verluste können unterschiedliche Ursachen haben: Ladendiebstahl durch Kunden oder Mitarbeitende, Fehlbuchungen, Zählfehler, Verderb oder Beschädigung von Waren sowie unerkannte Lagerentnahmen.

Man unterscheidet zwischen bekanntem Schwund, der bewusst entsteht – etwa durch Ausschusswaren, Verderb oder geplante Preisaktionen – und unbekanntem Schwund, dessen Ursachen unklar sind und oft auf organisatorische oder personelle Fehler zurückzuführen sind.

Aus buchhalterischer Sicht wird Schwund als Differenz der Bestandsaufnahme behandelt und üblicherweise als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Unternehmen sollten ihre Schwundquote kennen und regelmässig auswerten, um Verluste frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmassnahmen wie Mitarbeiterschulungen, eine optimierte Lagerorganisation oder zusätzliche Sicherheitsmassnahmen einzuleiten.

Nach der physischen Bestandsaufnahme werden die ermittelten Ist-Werte im Inventar schriftlich festgehalten. Dieses Inventar bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses. Treten Differenzen zwischen Buch- und Zählbestand auf, sind zwingend die tatsächlichen Ergebnisse der Bestandsaufnahme massgebend – solche Inventurdifferenzen sind in der Buchhaltung als Aufwand zu erfassen. In der Bilanz wird das Inventar in aggregierter Form dargestellt und bildet die Basis für die Abbildung sämtlicher Vermögenswerte und Schulden, einschliesslich des ausgewiesenen Eigenkapitals.

Eine sorgfältige Auswertung und Dokumentation der Ergebnisse ist erforderlich, um die Ordnungsmässigkeit der Buchführung sicherzustellen: Fehler oder unvollständige Inventare können die Finanzverwaltung zur Schätzung des Gewinns berechtigen oder dazu führen, dass der Jahresabschluss nicht als ordnungsgemäss anerkannt wird. Zusätzlich wird in der Regel geprüft, ob Abschreibungen notwendig sind – etwa bei beschädigten oder veralteten Lagerbeständen – und ob gegebenenfalls Rückstellungen zu bilden sind.