Mi az a leltár?
A készletek biztosítják a mérleg átláthatóságát és megbízhatóságát. A megfelelő számvitel alapját képezik, és lehetővé teszik a vállalatok számára az eszközök és források érthető módon történő bemutatását.
Ebben a cikkben megtudhatja, hogy mi a leltár, milyen feladatokat lát el, és miért marad nélkülözhetetlen a vállalatok számára.
1. Mi az a leltár?
A leltározás a vállalat azon folyamatának leírására használt kifejezés, amely az összes eszköz és kötelezettség egy adott beszámolási időpontra vonatkozó teljes és szisztematikus nyilvántartására szolgál. A fizikai javakat - mint például a készleteket, gépeket vagy járműveket - megszámolják, mérik vagy mérlegelik, míg az immateriális javakat, mint például a követeléseket, kötelezettségeket vagy licenceket a könyvelésben rögzítik.
A leltározás eredménye a leltárkészítés - egy részletes leltár, amely felsorolja az egyes tételek mennyiségét, értékét és bizonyos esetekben állapotát. Ez képezi a vállalat eszközeinek értékelésének alapját, és a vállalatirányítás ellenőrzésére szolgál.
2. Miért van szükség leltárra?
A leltározást a törvény írja elő, mivel ez biztosítja, hogy egy adott fordulónapon minden eszköz és kötelezettség teljes körűen, mennyiségben és értékben rögzítve legyen, és így a megfelelő könyvvezetés és számvitel alapját képezi (HGB 240. §).
A leltározás egy vállalatirányítási ellenőrzési funkciót is betölt: a tervezett és a tényleges adatok összehasonlítása feltárja az eltéréseket, például a hiányzó mennyiségeket, a fogyást vagy a lopást - ami elengedhetetlen az üzemzavarok elkerülése és a tervezési megbízhatóság javítása szempontjából.
Ezen túlmenően a leltár megbízható készletadatokat szolgáltat, és szilárd értékelési alapot jelent a vezetői döntésekhez és a likviditáskezeléshez.
A leltározásra szakosodott szolgáltató pontos, jogszabályoknak megfelelő leltározást biztosít, minimalizálja a hibákat és a felelősségi kockázatokat, valamint strukturált folyamatok és egyértelmű dokumentáció révén tehermentesíti a vállalatokat.
3. Hogyan működik a leltár?
A leltár két fő területre oszlik: a fizikai leltárra és a könyvleltárra. A fizikai leltározás során a vállalat valamennyi tárgyi eszközét típus és mennyiség szerinti megszámlálással, méréssel vagy mérlegeléssel rögzítik. A könyv szerinti leltár ezzel szemben az immateriális javakat (pl. banki egyenlegek, követelések, szabadalmak) és a tartozásokat tartja nyilván bizonylatok és számviteli bizonylatok alapján. A gyakorlatban a leltározás folyamata szintén három fázisra osztható:
4. GYIK a leltárakról
A gondosan elvégzett leltározás minden vállalat számára kötelező, és a megbízható mérleg alapját képezi. De mely eszközök kerülnek ténylegesen nyilvántartásba? Mikor kell leltározni, és hogyan biztosítja a kettős ellenőrzés elve a pontosságot? GYIK-rovatunkban kompakt áttekintést talál a leltározással kapcsolatos legfontosabb kérdésekről - kezdve attól, hogy mely eszközöket kell számba venni, a törvényi határidőkig és a bevált ellenőrzési mechanizmusokig.
Mit kell megszámolni a leltározás során?
Elvileg a vállalathoz tartozó valamennyi fizikai készletet el kell ismerni. Ez magában foglalja az árukat és készleteket (minden értékesítési terméket és készletet), a nyersanyagokat és készleteket, a befejezetlen és késztermékeket, valamint a működési és irodai berendezéseket. A pénztárgépekben és széfekben lévő készpénz, valamint a gépek, szerszámok, alkatrészek és irodaszerek szintén a számba veendő eszközök közé tartoznak. Fontos, hogy a leltár teljes legyen: minden tárgyi eszközt fel kell jegyezni. Ami nem számolható közvetlenül - például a nagyon nagy mennyiségben lévő kis alkatrészek (pl. csavarok, szögek) - kivételes esetekben becsléssel is megbecsülhető.
Az olyan immateriális javakat, mint a bankszámlaegyenlegek vagy a kintlévőségek, fizikailag nem számolják meg, de szintén a leltár részét képezik; értéküket a számlakivonatok és bizonylatok segítségével könyv szerinti leltározással rögzítik. A cél az, hogy teljes képet kapjunk a vállalat összes eszközéről.
Mikor kell leltárt készíteni?
A leltározásra különböző helyzetekben van szükség. Általában évente egyszer, az üzleti év végén (általában a mérleg fordulónapján, pl. december 31-én) jogszabály ír ja elő. Ezen túlmenően a német kereskedelmi törvénykönyv leltározást ír elő , ha egy társaságot alapítanak, átvesznek vagy megszüntetnek (üzlet megszűnése). Sok vállalat olyan időpontra tervezi a leltározást, amikor az üzlet zárva van, vagy amikor kevés az ügyfélforgalom - például zárás után vagy hétvégén -, hogy a leltározás nyugodtan elvégezhető legyen.
Ezeken a kötelező időpontokon kívül a leltározás év közben is hasznos lehet, például lopás gyanúja vagy a készletszintek jelentős eltérése esetén. A nagyobb vállalatok alkalmazhatnak leltározás egyszerűsítő eljárásokat, mint például a véletlenszerű mintavétel vagy a folyamatos leltározás, de a teljes leltározást továbbra is legalább évente egyszer el kell végezni. Ez továbbra is fontos: Legalább évente egyszer teljes körű leltározást kell végezni a jogszabályi követelmények teljesítése és a megbízható számadatok megszerzése érdekében.
Meddig lehet elhalasztani a leltározást?
Bizonyos esetekben a német kereskedelmi törvénykönyv lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a leltározást a mérlegfordulónaptól (általában december 31.) kezdve elhalasszák. A HGB 241. § (3) bekezdésének 1. pontja szerint a fizikai leltározás a mérlegfordulónap előtt legfeljebb három hónappal, illetve a mérlegfordulónap után legfeljebb két hónappal végezhető el. A leltárnapon megállapított leltárértéket a mérlegfordulónapra kell aktualizálni vagy újraszámítani - mennyiségi kiigazítás nem szükséges.
Ha a leltározás a mérlegfordulónaphoz közel történhet, akkor a mérlegfordulónapot megelőző vagy követő 10 napnál szűkebb tűréshatár is lehetséges. Ebben az esetben azonban szintén kötelező a mennyiségi és értékalapú újraszámítás vagy aktualizálás.
Mi a kettős ellenőrzés elve a leltározásnál?
A kettős ellenőrzés elve azt jelenti, hogy a hibák és a manipuláció elkerülése érdekében mindig két személy együtt rögzíti a készletet. A gyakorlatban erre a célra egy kétfős csapatot alakítanak ki: Az egyik személy előszámlálja a tételeket, a második személy pedig rögzíti a mennyiségeket a leltárjegyzékben. Ez a kettős ellenőrzés biztosítja, hogy a számlálási hibák ne maradjanak észrevétlenek, és hogy senki sem rögzíthet egyedül hibás számokat - a tapasztalat azt mutatja, hogy a kettős ellenőrzés elve nélküli leltározás általában pontatlan és hibára hajlamos. Ezért jó ötletnek bizonyult, hogy legalább kétfős számlálócsoportokat alkalmazzanak. Nagyon nagy leltárak esetében a leltárfelelős vagy egy ellenőr gyakran további szúrópróbaszerű ellenőrzéseket végez a pontosság biztosítása érdekében.
Mit jelent a készlet zsugorodása?
A leltározással összefüggésben a "zsugorodás" kifejezés a készlet nem szándékos csökkenésére utal - azaz a számviteli célkészlet és a leltározás során megállapított tényleges készlet közötti különbségre. Az ilyen készletcsökkenést különböző tényezők okozhatják: A vevői vagy alkalmazottai által elkövetett bolti lopások, helytelen könyvelések, leltárhibák, az áruk megromlása vagy sérülése, valamint az el nem ismert készletkivonások.
Különbséget kell tenni az ismert készletcsökkenés között, amely szándékosan következik be - például selejtes áruk, romlás vagy aktív árpromóciók miatt -, és az ismeretlen készletcsökkenés között, amelynek okai tisztázatlanok, és gyakran szervezési vagy személyzeti hibákból erednek.
Számviteli szempontból a zsugorodást készletkülönbözetként kezelik, és általában költségként jelenítik meg az eredménykimutatásban. A vállalatoknak tisztában kell lenniük a zsugorodás mértékével, és rendszeresen értékelniük kell azt annak érdekében, hogy a veszteségeket idejekorán felismerjék, és megfelelő ellenintézkedéseket, például a személyzet képzését, a raktár jobb szervezését vagy biztonsági intézkedéseket vezessenek be.
Mi történik a leltározás befejezése után?
A fizikai leltározást követően a megállapított tényleges értékeket írásban rögzítik a leltárban, és ezek képezik a mérleg és az éves beszámoló elkészítésének alapját. Ha a könyv szerinti és a megszámlált leltár között eltérés van, akkor a tényleges leltáreredményeket kell alkalmazni - ezeket a leltárkülönbségeket ráfordításként kell elszámolni a könyvelésben. A leltár összesítve jelenik meg a mérlegben, így az képezi az összes eszköz és kötelezettség - beleértve a kimutatott saját tőkét is - bemutatásának alapját.
A leltározási eredmények gondos értékelése és dokumentálása szükséges a könyvelés helyességének biztosításához: A hibás vagy hiányos leltározás feljogosíthatja az adóhivatalt a nyereség becslésére, vagy akár az éves beszámoló nem megfelelőnek minősítését is eredményezheti. Emellett jellemzően azt is ellenőrzik, hogy szükség van-e kiigazításokra, például értékcsökkenésre, például sérült vagy elavult készletek esetén, és hogy kell-e céltartalékot képezni.
A gondosan megtervezett és dokumentált leltározási folyamat biztosítja az átláthatóságot és védelmet nyújt a kellemetlen meglepetésekkel szemben. Ha minden jogi követelmény teljesül, a leltár megbízható számadatokat szolgáltat a vállalatvezetés számára. Ez lehetővé teszi, hogy áttekintést tartson fenn eszközeiről, és szilárd alapot teremtsen a könyveléshez.
5. a legjobb kezekben a készlet - az OMS Retail segítségével
A leltározás sokkal több, mint jogi szükségszerűség - döntő fontosságú betekintést nyújt a vállalat aktuális eszközhelyzetébe és tényleges leltárkészletébe. Ha helyesen tervezik és végzik el, átláthatóságot teremt, feltárja az eltéréseket, és megalapozott döntések alapját képezi a beszerzés, az ellenőrzés és a gazdálkodás terén.
Azok a vállalatok, amelyek nem tudják vagy nem akarják ezt a folyamatot belsőleg feltérképezni, jól járnak, ha egy tapasztalt partner áll mellettük. Az OMS Retail több mint 20 éve támogatja a vállalatokat professzionális, személyre szabott leltározási szolgáltatásokkal - Németországban és egész Európában. Képzett csapataink, modern szkennelési technológiánk és bevált folyamataink hatékony, pontos és időtakarékos leltározást biztosítanak - akár a rendes munkaidőn kívül is.
Az OMS Retail megbízható leltározási eredményeket biztosít Önnek, csökkenti belső munkaterhelését, és időt szabadít fel az alaptevékenységére. Legyen szó egyetlen telephelyről vagy egy egész Európára kiterjedő bolthálózatról: mi biztosítjuk, hogy a leltározás zökkenőmentesen, átláthatóan és teljes körűen dokumentáltan folyjon - teljes körű szolgáltatásként, egyetlen forrásból.
Ne habozzon kapcsolatba lépni velünk
Foglalja le most a teljes körű leltárt, és szerezzen egy megbízható partnert, aki hosszú távon leveszi Önről a terhet. Hívjon fel minket, vagy használja kapcsolatfelvételi űrlapunkat személyre szabott árajánlatért, és Ön és bolthálózata a jövőben is élvezheti teljes körű szolgáltatásunkat a gyors és hatékony leltározás érdekében.
Az Ön közvetlen kapcsolata velünk!
e-mail: info@oms-retail.com
Telefon: +49 (0)511 / 515 283-0