Was ist eine Inventur?

Grundsätzlich müssen alle physischen Bestände erfasst werden, die dem Unternehmen gehören. Dazu gehören der Waren- und Lagerbestand (alle Verkaufsprodukte und Vorräte), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Auch Bargeld in Kassen und Tresoren sowie Maschinen, Werkzeuge, Ersatzteile oder Büromaterial fallen unter die zu zählenden Vermögenswerte. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit der Bestandsaufnahme: Alles, was an materiellem Bestand vorhanden ist, muss erfasst werden. Was nicht direkt zählbar ist – etwa Kleinteile in sehr großer Menge (z. B. Schrauben, Nägel) – darf in Ausnahmefällen geschätzt werden. 

Nicht physisch gezählt, aber ebenfalls Teil der Inventur, sind immaterielle Positionen wie Bankkontostände oder offene Forderungen; deren Werte werden per Buchinventur über Kontoauszüge und Belege erfasst. Das Ziel ist ein vollständiges Bild aller Vermögenswerte des Unternehmens zu erhalten. 

Eine Inventur ist in verschiedenen Situationen erforderlich. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie in der Regel einmal pro Jahr zum Abschluss des Geschäftsjahres (meist zum Bilanzstichtag, z. B. 31. Dezember). Darüber hinaus schreibt das Handelsgesetzbuch eine Inventur bei Unternehmensgründung, Firmenübernahme oder Auflösung (Geschäftsaufgabe) vor. Viele Unternehmen planen ihre Stichtagsinventur auf einen Zeitpunkt, an dem der Betrieb ruht oder wenig Kundenverkehr herrscht – etwa nach Ladenschluss oder am Wochenende – damit in Ruhe gezählt werden kann.

Neben diesen Pflichtterminen kann eine Inventur auch unterjährig sinnvoll sein, z. B. bei Verdacht auf Diebstahl oder großen Unstimmigkeiten im Lagerbestand. Größere Betriebe können zwar Inventurvereinfachungsverfahren wie Stichproben- oder permanente Inventur nutzen, doch muss trotzdem mindestens einmal im Jahr eine vollständige Bestandsaufnahme erfolgen. Wichtig bleibt: Mindestens jährlich ist eine umfassende Inventur durchzuführen, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen und verlässliche Zahlen zu erhalten.

Das Handelsgesetzbuch erlaubt Unternehmen in bestimmten Fällen, die Inventur vom Bilanzstichtag (meist der 31. Dezember) zeitlich zu verlegen. Gemäß § 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB ist es zulässig, die körperliche Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Dabei muss der am Inventurstichtag ermittelte Bestand wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder rückgerechnet werden – eine mengenmäßige Anpassung ist nicht erforderlich.

Wenn die Inventur zeitnah um den Stichtag stattfinden kann, ist eine engere Toleranz von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag möglich. In diesem Fall ist jedoch zwingend auch eine mengen- und wertmäßige Rückrechnung oder Fortschreibung erforderlich.

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass immer zwei Personen gemeinsam die Bestände erfassen, um Fehler oder Manipulation zu vermeiden. In der Praxis wird dafür ein Zweier-Team gebildet: Eine Person zählt die Artikel vor, die zweite Person schreibt die Mengen in die Inventurliste mit. Diese doppelte Kontrolle stellt sicher, dass keine Zählfehler unbemerkt bleiben und niemand allein Zahlen falsch erfassen kann – Inventuren ohne Vier-Augen-Prinzip neigen erfahrungsgemäß zu Ungenauigkeiten und Fehlern. Deshalb hat es sich bewährt, Zählteams aus mindestens zwei Personen einzusetzen. Bei sehr großen Inventuren wird zusätzlich oft stichprobenartig vom Inventurleiter oder einem Wirtschaftsprüfer nachgezählt, um die Genauigkeit zu gewährleisten. 

Der Begriff „Schwund“ bezeichnet im Rahmen der Inventur die ungewollte Verringerung des Lagerbestands – also die Differenz zwischen dem buchmäßigen Sollbestand und dem tatsächlich bei der Inventur festgestellten Istbestand. Solche Bestandsverluste können durch verschiedene Ursachen entstehen: Ladendiebstahl durch Kunden oder Mitarbeiter, Fehlbuchungen, Inventurfehler, Verderb oder Beschädigung von Waren sowie unerkannte Lagerentnahmen.

Man unterscheidet zwischen bekanntem Schwund, der bewusst entsteht – etwa durch Ausschusswaren, Verderb oder aktive Preisaktionen – und unbekanntem Schwund, bei dem die Ursachen unklar bleiben und oft auf organisatorische oder personelle Fehler zurückzuführen sind.

Aus buchhalterischer Sicht wird Schwund als Inventurdifferenz behandelt und üblicherweise als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Unternehmen sollten die Schwundquote kennen und regelmäßig auswerten, um Verluste frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen wie Mitarbeiterschulungen, bessere Lagerorganisation oder Sicherheitsmaßnahmen einzuleiten.

Nach der physischen Bestandsaufnahme werden die ermittelten Ist-Werte im Inventar schriftlich festgehalten und bilden die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses. Liegen Differenzen zwischen Buch- und Zählbestand vor, gelten zwingend die tatsächlichen Inventurergebnisse – diese Inventurdifferenzen sind in der Buchhaltung als Aufwand zu erfassen. Das Inventar wird in der Bilanz in aggregierter Form abgebildet, wobei es die Grundlage für die Darstellung sämtlicher Vermögenswerte und Schulden darstellt – inklusive des ausgewiesenen Eigenkapitals.

Eine sorgfältige Auswertung und Dokumentation der Inventurergebnisse ist notwendig, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen: Fehler oder unvollständige Inventare können das Finanzamt zur Schätzung des Gewinns berechtigen oder sogar dazu führen, dass der Jahresabschluss als nicht ordnungsgemäß gilt. Zusätzlich wird typischerweise geprüft, ob Anpassungen wie Abschreibungen notwendig sind, etwa bei beschädigten oder veralteten Lagerbeständen, und gegebenenfalls Rückstellungen gebildet werden müssen.