Qu'est-ce qu'un inventaire ?

En principe, tous les stocks physiques qui appartiennent à l'entreprise doivent être enregistrés. Il s'agit des marchandises et des stocks (tous les produits de vente et les approvisionnements), des matières premières et des fournitures, des produits en cours de fabrication et des produits finis ainsi que de l'équipement industriel et commercial. L'argent liquide dans les caisses et les coffres-forts ainsi que les machines, les outils, les pièces de rechange ou le matériel de bureau font également partie des actifs à recenser. Il est important que l'inventaire soit complet: tout ce qui existe en tant que stock matériel doit être recensé. Ce qui ne peut pas être compté directement - par exemple les petites pièces en très grande quantité (vis, clous, etc.) - peut être estimé dans des cas exceptionnels.

Les postes immatériels tels que les soldes de comptes bancaires ou les créances ouvertes ne sont pas comptés physiquement, mais font également partie de l'inventaire ; leurs valeurs sont saisies par inventaire comptable via les relevés de compte et les justificatifs. L'objectif est d'obtenir une image complète de tous les actifs de l'entreprise.

Un inventaire est nécessaire dans différentes situations. La loi l'impose généralement une fois par an, à la clôture de l'exercice (généralement à la date de clôture du bilan, par exemple le 31 décembre). En outre, le code de commerce impose un inventaire lors de la création d'une entreprise, de son rachat ou de sa dissolution (cessation d'activité). De nombreuses entreprises planifient leur inventaire à une date où l'entreprise est à l'arrêt ou où il y a peu de clients - par exemple après la fermeture du magasin ou le week-end - afin de pouvoir effectuer le comptage en toute tranquillité.

Outre ces dates obligatoires, un inventaire peut également être utile en cours d'année, par exemple en cas de suspicion de vol ou d'importantes incohérences dans les stocks. Les grandes entreprises peuvent certes utiliser des méthodes de simplification de l'inventaire telles que l'inventaire aléatoire ou permanent, mais un inventaire complet doit tout de même être effectué au moins une fois par an. Ce qui reste important : Un inventaire complet doit être réalisé au moins une fois par an afin de satisfaire aux exigences légales et d'obtenir des chiffres fiables.

Le code de commerce permet aux entreprises, dans certains cas, de décaler l'inventaire dans le temps par rapport à la date de clôture du bilan (généralement le 31 décembre). Conformément à l'article 241, paragraphe 3, point 1, du HGB, il est permis d'effectuer l'inventaire physique jusqu'à trois mois avant ou jusqu'à deux mois après la date de clôture du bilan. Dans ce cas, le stock déterminé à la date de l'inventaire doit être mis à jour ou recalculé en valeur à la date du bilan - un ajustement quantitatif n'est pas nécessaire.

Si l'inventaire peut avoir lieu à une date proche de la date de référence, une tolérance plus étroite de 10 jours avant ou après la date de clôture du bilan est possible. Dans ce cas, il est toutefois impératif de procéder également à un calcul rétroactif ou à une mise à jour en termes de quantité et de valeur.

Le principe du double contrôle signifie que deux personnes saisissent toujours ensemble les stocks afin d'éviter les erreurs ou les manipulations. Dans la pratique, une équipe de deux personnes est constituée à cet effet : Une personne pré-compte les articles, la deuxième personne note les quantités sur la liste d'inventaire. Ce double contrôle garantit qu'aucune erreur de comptage ne passe inaperçue et que personne ne peut saisir seul des chiffres de manière erronée - l'expérience montre que les inventaires sans le principe des quatre yeux ont tendance à être imprécis et à comporter des erreurs. C'est pourquoi il s'est avéré utile de faire appel à des équipes de comptage composées d'au moins deux personnes. Pour les très grands inventaires, le responsable de l'inventaire ou un expert-comptable procède en outre souvent à un recomptage aléatoire afin de garantir l'exactitude.

Dans le cadre de l'inventaire, le terme "démarque" désigne la diminution involontaire du stock - c'est-à-dire la différence entre le stock théorique comptable et le stock réel effectivement constaté lors de l'inventaire. De telles pertes de stock peuvent être dues à différentes causes : le vol à l'étalage par des clients ou des collaborateurs, des erreurs de comptabilisation, des erreurs d'inventaire, la détérioration ou l'endommagement de marchandises ainsi que des sorties de stock non détectées.

On distingue la démarque inconnue, dont les causes restent floues et qui est souvent due à des erreurs d'organisation ou de personnel, et la démarque connue, qui est le résultat d'une prise de conscience - par exemple, des marchandises mises au rebut, de l'altération ou de promotions actives sur les prix.

D'un point de vue comptable, la démarque est traitée comme une différence d'inventaire et est généralement comptabilisée comme une charge dans le compte de résultat. Les entreprises devraient connaître le taux de démarque inconnue et l'évaluer régulièrement afin d'identifier les pertes à un stade précoce et de mettre en place des mesures correctives appropriées, telles que la formation du personnel, une meilleure organisation des stocks ou des mesures de sécurité.

Après l'inventaire physique, les valeurs réelles déterminées sont consignées par écrit dans l'inventaire et constituent la base pour l'établissement du bilan et des comptes annuels. S'il existe des différences entre l'inventaire comptable et l'inventaire physique, les résultats réels de l'inventaire s'appliquent obligatoirement - ces différences d'inventaire doivent être enregistrées en tant que charges dans la comptabilité. L'inventaire est représenté sous forme agrégée dans le bilan, où il constitue la base de la présentation de l'ensemble des actifs et des dettes - y compris les fonds propres déclarés.

Une évaluation et une documentation minutieuses des résultats de l'inventaire sont nécessaires pour garantir la régularité de la comptabilité : Des erreurs ou des inventaires incomplets peuvent autoriser l'administration fiscale à estimer le bénéfice ou même à considérer les comptes annuels comme non conformes. En outre, il est typiquement vérifié si des ajustements tels que des amortissements sont nécessaires, par exemple en cas de stocks endommagés ou obsolètes, et si des provisions doivent être constituées le cas échéant.