Co to jest inwentaryzacja?

Zasadniczo należy ująć wszystkie fizyczne zapasy należące do spółki. Obejmuje to towary i zapasy (wszystkie produkty sprzedaży i zapasy), surowce i materiały, produkcję w toku i wyroby gotowe, a także sprzęt operacyjny i biurowy. Gotówka w kasach i sejfach, a także maszyny, narzędzia, części zamienne i materiały biurowe są również uwzględnione w aktywach, które należy policzyć. Ważne jest, aby inwentaryzacja była kompletna: wszystkie środki trwałe muszą zostać zarejestrowane. Wszystko, czego nie można policzyć bezpośrednio - takie jak małe części w bardzo dużych ilościach (np. śruby, gwoździe) - można oszacować w wyjątkowych przypadkach.

Pozycje niematerialne, takie jak salda rachunków bankowych lub zaległe należności, nie są fizycznie liczone, ale są również częścią inwentaryzacji; ich wartości są rejestrowane przez inwentaryzację księgową przy użyciu wyciągów z kont i pokwitowań. Celem jest uzyskanie pełnego obrazu wszystkich aktywów firmy.

Inwentaryzacja jest wymagana w różnych sytuacjach. Z reguły jest ona wymagana przez prawo raz w roku na koniec roku obrotowego (zwykle w dniu bilansowym, np. 31 grudnia). Ponadto niemiecki kodeks handlowy nakazuje przeprowadzenie inwentaryzacji w przypadku założenia, przejęcia lub rozwiązania spółki(zakończenia działalności). Wiele firm planuje inwentaryzację w dniu, w którym firma jest zamknięta lub ruch klientów jest niewielki - na przykład po zamknięciu lub w weekend - aby można było spokojnie przeprowadzić liczenie.

Oprócz tych obowiązkowych dat, inwentaryzacja może być również przydatna w ciągu roku, np. w przypadku podejrzenia kradzieży lub poważnych rozbieżności w poziomach zapasów. Większe firmy mogą stosować procedury upraszczające inwentaryzację, takie jak losowe pobieranie próbek lub stała inwentaryzacja, ale pełna inwentaryzacja musi być przeprowadzana co najmniej raz w roku. Pozostaje to ważne: Kompleksowa inwentaryzacja musi być przeprowadzana co najmniej raz w roku w celu spełnienia wymogów prawnych i uzyskania wiarygodnych danych liczbowych.

W niektórych przypadkach niemiecki kodeks handlowy zezwala spółkom na odroczenie inwentaryzacji od dnia bilansowego (zwykle 31 grudnia). Zgodnie z § 241 (3) nr 1 HGB, dopuszczalne jest przeprowadzenie spisu z natury do trzech miesięcy przed lub do dwóch miesięcy po dniu bilansowym. Wartość zapasów ustalona na dzień inwentaryzacji musi zostać zaktualizowana lub przeliczona na dzień bilansowy - korekta ilościowa nie jest wymagana.

Jeśli inwentaryzacja może odbyć się blisko dnia bilansowego, możliwa jest węższa tolerancja 10 dni przed lub po dniu bilansowym. W tym przypadku jednak przeliczenie lub aktualizacja ilościowo-wartościowa jest również obowiązkowa.

Zasada podwójnej kontroli oznacza, że dwie osoby zawsze rejestrują zapasy razem, aby uniknąć błędów lub manipulacji. W praktyce tworzy się w tym celu dwuosobowy zespół: Jedna osoba wstępnie liczy pozycje, a druga zapisuje ilości na liście inwentaryzacyjnej. Ta podwójna kontrola gwarantuje, że żadne błędy w liczeniu nie pozostaną niezauważone i że nikt nie będzie w stanie samodzielnie zapisać nieprawidłowych danych - doświadczenie pokazuje, że inwentaryzacja bez zasady podwójnej kontroli jest zazwyczaj niedokładna i podatna na błędy. Dlatego też dobrym pomysłem okazało się korzystanie z zespołów liczących składających się z co najmniej dwóch osób. W przypadku bardzo dużych zapasów, kierownik ds. inwentaryzacji lub audytor często przeprowadza dodatkowe kontrole na miejscu w celu zapewnienia dokładności.

W kontekście inwentaryzacji termin "kurczenie się" odnosi się do niezamierzonego zmniejszenia stanu zapasów - tj. różnicy między docelowym stanem zapasów w księgach rachunkowych a rzeczywistym stanem zapasów ustalonym podczas inwentaryzacji. Takie straty zapasów mogą być spowodowane różnymi czynnikami: Kradzieże sklepowe dokonywane przez klientów lub pracowników, nieprawidłowe księgowania, błędy inwentaryzacyjne, zepsucie lub uszkodzenie towarów oraz nieuznane wycofania zapasów.

Rozróżnia się znane kurczenie się zapasów, które występuje celowo - na przykład z powodu odrzuconych towarów, zepsucia lub aktywnych promocji cenowych - oraz nieznane kurczenie się zapasów, którego przyczyny pozostają niejasne i często wynikają z błędów organizacyjnych lub personalnych.

Z księgowego punktu widzenia kurczenie się zapasów jest traktowane jako różnica inwentaryzacyjna i jest zwykle ujmowane jako koszt w rachunku zysków i strat. Firmy powinny być świadome wskaźnika kurczenia się zapasów i regularnie go oceniać, aby identyfikować straty na wczesnym etapie i wprowadzać odpowiednie środki zaradcze, takie jak szkolenia personelu, lepsza organizacja magazynu lub środki bezpieczeństwa.

Po przeprowadzeniu spisu z natury ustalone wartości rzeczywiste są zapisywane w inwentarzu i stanowią podstawę do sporządzenia bilansu i rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli występują różnice między inwentaryzacją księgową a inwentaryzacją zliczoną, zastosowanie mają rzeczywiste wyniki inwentaryzacji - te różnice inwentaryzacyjne należy ująć jako koszt w księgach rachunkowych. Zapasy są wykazywane w formie zagregowanej w bilansie, dzięki czemu stanowią podstawę prezentacji wszystkich aktywów i pasywów - w tym wykazanego kapitału własnego.

Staranna ocena i dokumentacja wyników inwentaryzacji jest niezbędna do zapewnienia poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych: Błędy lub niekompletne inwentaryzacje mogą uprawniać urząd skarbowy do oszacowania zysku lub nawet skutkować uznaniem rocznego sprawozdania finansowego za nieprawidłowe. Ponadto zazwyczaj sprawdza się, czy konieczne są korekty, takie jak amortyzacja, na przykład w przypadku uszkodzonych lub przestarzałych zapasów, oraz czy należy utworzyć rezerwy.