Wat is een inventaris?

In principe moeten alle fysieke voorraden die aan het bedrijf toebehoren, worden opgenomen. Dit omvat goederen en voorraden (alle verkoopproducten en voorraden), grondstoffen en voorraden, onderhanden werk en eindproducten, evenals bedrijfs- en kantooruitrusting. Contant geld in kassa's en kluizen en machines, gereedschap, reserveonderdelen en kantoorbenodigdheden behoren ook tot de activa die geteld moeten worden. Het is belangrijk dat de inventaris volledig is: alle materiële activa moeten worden geregistreerd. Alles wat niet direct geteld kan worden - zoals kleine onderdelen in zeer grote hoeveelheden (bijv. schroeven, spijkers) - mag in uitzonderlijke gevallen geschat worden.

Immateriële zaken zoals banktegoeden of uitstaande vorderingen worden niet fysiek geteld, maar maken ook deel uit van de inventaris; hun waarde wordt vastgelegd door middel van een boekhoudkundige inventaris aan de hand van rekeningafschriften en kwitanties. Het doel is om een volledig beeld te krijgen van alle activa van het bedrijf.

Een inventaris is vereist in verschillende situaties. In de regel is het bij wet eenmaal per jaar vereist aan het einde van het boekjaar (meestal op de balansdatum, bijv. 31 december). Daarnaast schrijft het Duitse Wetboek van Koophandel een inventaris voor wanneer een bedrijf wordt opgericht, overgenomen of ontbonden (bedrijfsbeëindiging). Veel bedrijven plannen hun inventarisatie op een datum waarop het bedrijf gesloten is of er weinig klantenverkeer is - bijvoorbeeld na sluitingstijd of in het weekend - zodat de telling rustig kan worden uitgevoerd.

Naast deze verplichte data kan een inventarisatie ook nuttig zijn gedurende het jaar, bijvoorbeeld in het geval van vermoedelijke diefstal of grote afwijkingen in de voorraadniveaus. Grotere bedrijven kunnen gebruik maken van vereenvoudigde inventarisatieprocedures zoals steekproeven of permanente inventarisatie, maar er moet nog steeds minstens één keer per jaar een volledige inventaris worden uitgevoerd. Dit blijft belangrijk: Een volledige inventaris moet minstens één keer per jaar worden uitgevoerd om aan de wettelijke vereisten te voldoen en betrouwbare cijfers te verkrijgen.

In bepaalde gevallen staat het Duitse Wetboek van Koophandel bedrijven toe om de inventaris uit te stellen vanaf de balansdatum (meestal 31 december). In overeenstemming met Sectie 241 (3) Nr. 1 HGB is het toegestaan om de feitelijke inventaris tot drie maanden voor of tot twee maanden na de balansdatum uit te voeren. De waarde van de inventaris bepaald op de inventarisdatum moet worden bijgewerkt of herberekend tot de balansdatum - een kwantitatieve aanpassing is niet vereist.

Als de inventaris dicht bij de balansdatum kan plaatsvinden, is een striktere tolerantie van 10 dagen voor of na de balansdatum mogelijk. In dit geval is echter ook een herberekening of bijwerking op basis van hoeveelheid en waarde verplicht.

Het dubbele controleprincipe houdt in dat twee mensen altijd samen de voorraad opnemen om fouten of manipulatie te voorkomen. In de praktijk wordt hiervoor een team van twee personen gevormd: Eén persoon telt de artikelen voor, de tweede persoon noteert de hoeveelheden op de inventarislijst. Deze dubbele controle zorgt ervoor dat er geen telfouten onopgemerkt blijven en dat niemand alleen onjuiste cijfers kan noteren - de ervaring leert dat inventariseren zonder het principe van dubbele controle vaak onnauwkeurig en foutgevoelig is. Het is daarom een goed idee gebleken om telteams van ten minste twee personen in te zetten. Bij zeer grote voorraden voert de voorraadbeheerder of een controleur vaak extra steekproeven uit om de nauwkeurigheid te garanderen.

In de context van voorraadtelling verwijst de term "krimp" naar de onbedoelde vermindering van de voorraad - d.w.z. het verschil tussen de doelvoorraad in de boekhouding en de feitelijke voorraad die tijdens de voorraadtelling is vastgesteld. Dergelijke voorraadverliezen kunnen door verschillende factoren worden veroorzaakt: Winkeldiefstal door klanten of werknemers, onjuiste boekingen, inventarisfouten, bederf of beschadiging van goederen en niet-erkende voorraadonttrekkingen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bekende krimp, die opzettelijk optreedt - bijvoorbeeld door afgekeurde goederen, bederf of actieve prijspromoties - en onbekende krimp, waarbij de oorzaken onduidelijk blijven en vaak te wijten zijn aan organisatorische of personeelsfouten.

Vanuit boekhoudkundig oogpunt wordt krimp behandeld als een voorraadverschil en meestal opgenomen als een last in de winst- en verliesrekening. Bedrijven moeten zich bewust zijn van het krimpcijfer en dit regelmatig evalueren om verliezen in een vroeg stadium te identificeren en passende tegenmaatregelen te nemen, zoals opleiding van personeel, een betere organisatie van het magazijn of veiligheidsmaatregelen.

Na de feitelijke inventarisatie worden de vastgestelde werkelijke waarden schriftelijk vastgelegd in de inventaris en vormen ze de basis voor het opstellen van de balans en de jaarrekening. Als er verschillen zijn tussen de boekhoudkundige inventaris en de getelde inventaris, zijn de werkelijke inventarisresultaten van toepassing - deze inventarisverschillen moeten worden geboekt als een uitgave. De inventaris wordt in geaggregeerde vorm weergegeven in de balans, waarbij deze de basis vormt voor de presentatie van alle activa en passiva - inclusief het gerapporteerde eigen vermogen.

Zorgvuldige evaluatie en documentatie van de inventarisresultaten is noodzakelijk om de juistheid van de boekhouding te garanderen: Fouten of onvolledige inventarisaties kunnen de belastingdienst het recht geven om de winst te schatten of zelfs ertoe leiden dat de jaarrekening als onjuist wordt beschouwd. Daarnaast wordt meestal gecontroleerd of aanpassingen zoals afschrijvingen nodig zijn, bijvoorbeeld in het geval van beschadigde of verouderde voorraad, en of er voorzieningen moeten worden opgenomen.