Ce este un inventar?

În principiu, toate stocurile fizice care aparțin societății trebuie să fie recunoscute. Acestea includ mărfurile și stocurile (toate produsele de vânzare și stocurile), materiile prime și consumabilele, lucrările în curs de execuție și produsele finite, precum și echipamentele de exploatare și de birou. Numerarul din casele de marcat și seifuri, precum și utilajele, uneltele, piesele de schimb și furniturile de birou sunt, de asemenea, incluse în activele care trebuie numărate. Este important ca inventarul să fie complet: toate activele corporale trebuie să fie înregistrate. Tot ceea ce nu poate fi numărat direct - cum ar fi piesele mici în cantități foarte mari (de exemplu, șuruburi, cuie) - poate fi estimat în cazuri excepționale.

Elementele necorporale, cum ar fi soldurile conturilor bancare sau creanțele restante, nu sunt numărate fizic, dar fac, de asemenea, parte din inventar; valorile lor sunt înregistrate prin inventariere contabilă folosind extrase de cont și chitanțe. Scopul este de a obține o imagine completă a tuturor activelor întreprinderii.

Un inventar este necesar în diferite situații. De regulă, acesta este impus de lege o dată pe an, la sfârșitul exercițiului financiar (de obicei la data bilanțului, de exemplu 31 decembrie). În plus, Codul comercial german prevede un inventar în cazul înființării, preluării sau dizolvării unei societăți(închiderea activității). Multe întreprinderi își planifică inventarierea la o dată la care afacerea este închisă sau la care traficul de clienți este redus - de exemplu, după ora închiderii sau în weekend - astfel încât numărătoarea să poată fi efectuată în liniște.

Pe lângă aceste date obligatorii, un inventar poate fi util și pe parcursul anului, de exemplu, în caz de suspiciune de furt sau de discrepanțe majore în nivelul stocurilor. Întreprinderile mai mari pot utiliza proceduri de simplificare a inventarului, cum ar fi eșantionarea aleatorie sau inventarul permanent, dar un inventar complet trebuie totuși efectuat cel puțin o dată pe an. Acest lucru rămâne important: Un inventar complet trebuie efectuat cel puțin o dată pe an pentru a îndeplini cerințele legale și pentru a obține cifre fiabile.

În anumite cazuri, Codul comercial german permite societăților să amâne inventarierea de la data bilanțului (de obicei 31 decembrie). În conformitate cu secțiunea 241 (3) nr. 1 HGB, este permisă efectuarea inventarului fizic cu până la trei luni înainte sau cu până la două luni după data bilanțului. Valoarea inventarului determinată la data inventarului trebuie actualizată sau recalculată la data bilanțului - nu este necesară o ajustare cantitativă.

În cazul în care inventarul poate avea loc aproape de data bilanțului, este posibilă o toleranță mai restrânsă de 10 zile înainte sau după data bilanțului. Cu toate acestea, în acest caz, este obligatorie, de asemenea, o recalculare sau o actualizare pe bază cantitativă și valorică.

Principiul controlului dublu înseamnă că două persoane înregistrează întotdeauna stocurile împreună pentru a evita erorile sau manipulările. În practică, se formează o echipă de două persoane în acest scop: O persoană numără în prealabil articolele, iar a doua persoană înregistrează cantitățile în lista de inventar. Această dublă verificare garantează că nicio eroare de numărare nu trece neobservată și că nimeni nu poate înregistra singur cifre incorecte - experiența a arătat că inventarierea fără principiul controlului dublu tinde să fie inexactă și predispusă la erori. Prin urmare, s-a dovedit a fi o idee bună să se utilizeze echipe de numărare formate din cel puțin două persoane. În cazul unor stocuri foarte mari, responsabilul cu inventarul sau un auditor efectuează adesea verificări suplimentare prin sondaj pentru a asigura acuratețea.

În contextul inventarierii, termenul "diminuare" se referă la reducerea neintenționată a stocurilor - și anume diferența dintre stocul țintă din contabilitate și stocul real determinat în timpul inventarierii. Astfel de pierderi de stoc pot fi cauzate de diverși factori: furturi din magazine de către clienți sau angajați, înregistrări incorecte, erori de inventariere, deteriorarea sau deteriorarea mărfurilor și retrageri din stoc nerecunoscute.

Se face o distincție între micșorarea cunoscută, care are loc în mod deliberat - de exemplu, din cauza mărfurilor respinse, a deteriorării sau a promoțiilor active de prețuri - și micșorarea necunoscută, ale cărei cauze rămân neclare și se datorează adesea unor erori de organizare sau de personal.

Din punct de vedere contabil, micșorarea este tratată ca o diferență de inventar și este de obicei recunoscută ca o cheltuială în contul de profit și pierdere. Întreprinderile ar trebui să fie conștiente de rata scăderilor și să o evalueze periodic pentru a identifica pierderile într-un stadiu incipient și pentru a introduce contramăsuri adecvate, cum ar fi formarea personalului, o mai bună organizare a depozitelor sau măsuri de siguranță.

După inventarierea fizică, valorile reale determinate sunt înregistrate în scris în inventar și constituie baza pentru întocmirea bilanțului și a situațiilor financiare anuale. În cazul în care există diferențe între inventarul contabil și inventarul contabilizat, se aplică rezultatele efective ale inventarului - aceste diferențe de inventar trebuie să fie înregistrate ca o cheltuială în contabilitate. Inventarul este prezentat în formă agregată în bilanț, constituind astfel baza pentru prezentarea tuturor activelor și pasivelor - inclusiv a capitalurilor proprii raportate.

Evaluarea și documentarea atentă a rezultatelor inventarierii este necesară pentru a asigura corectitudinea evidenței contabile: Erorile sau inventarele incomplete pot da dreptul administrației fiscale să estimeze profitul sau chiar să determine ca situațiile financiare anuale să fie considerate necorespunzătoare. În plus, se verifică de obicei dacă sunt necesare ajustări precum amortizarea, de exemplu în cazul stocurilor deteriorate sau învechite, și dacă trebuie să se constituie provizioane.