Inventuren erklärt – Begriffe, Gesetze, Umsetzung

Das Anlagevermögen umfasst laut Unternehmensgesetzbuch (UGB) jene Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen langfristig dienen. Es gliedert sich in folgende Kategorien:

• Immaterielle Vermögensgegenstände
• Sachanlagen
• Finanzanlagen

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten unter 100 Euro (bzw. mit Anwendung der steuerlichen Wertgrenze von 800 Euro) können – je nach steuerlicher Regelung – sofort abgeschrieben werden und sind im Anlagevermögen nicht gesondert auszuweisen. Als Anlagevermögen sind nur jene Gegenstände auszuweisen, die voraussichtlich dauerhaft im Unternehmen genutzt werden (§ 189 Abs. 2 Z 2 UGB).

Im österreichischen Einzelhandel wird die Inventur in der Regel als Stichtagsinventur durchgeführt. Die Vorbereitung auf die Bestandsaufnahme erfolgt meist in den Tagen davor, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf sicherzustellen. Die Inventur umfasst die vollständige Erfassung aller körperlich vorhandenen Artikel. Sie dient sowohl dem gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluss als auch der Überprüfung und Korrektur der Lagerbestände im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung.

Technologische Entwicklungen in der Inventurdurchführung

Wie viele Prozesse im Handel hat sich auch die Inventur in den vergangenen Jahren stark verändert. Früher war es üblich, am 31. Dezember eine vollständige Bestandsaufnahme durchzuführen. Mengen wurden handschriftlich auf Zähllisten notiert und anschließend überprüft. Zahlreiche Hilfskräfte unterstützten die Zählung und Gruppierung von Waren – etwa durch Zusammenlegen kleiner Artikel oder das manuelle Abmessen von Kabeln. Die Bestandsaufnahme zog sich häufig bis in die Abendstunden des Silvestertags.

Mit der Einführung von Barcodescannern konnten viele Abläufe deutlich vereinfacht werden – sowohl bei der Warenbewegung als auch bei der Inventur. Mitarbeitende erhalten mobile Erfassungsgeräte und zählen die Artikel systematisch Regal für Regal. In größeren Märkten, etwa im Elektronikhandel, wird diese Form der Inventur einmal jährlich durchgeführt. Fehlende oder beschädigte Artikel werden durch das Inventurteam dokumentiert und gegebenenfalls aus dem Bestand ausgebucht – denn maßgeblich ist nur der tatsächlich verkaufsfähige Warenbestand.

Organisation von Inventuren im Handel

Um aktuelle und verlässliche Lagerdaten zu erhalten, setzen viele Handelsbetriebe mittlerweile auch auf unterjährige – häufig monatliche – Inventuren. Diese werden während der regulären Öffnungszeiten durchgeführt, wodurch das Verkaufspersonal weniger stark beansprucht wird. Die erfassten Daten werden direkt an die Zentrale übermittelt und stehen zeitnah zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich Differenzen im Warenbestand frühzeitig erkennen und entsprechend korrigieren.

Zudem greifen viele Unternehmen auf spezialisierte Dienstleister wie OMS Inventuren zurück. Die Durchführung erfolgt durch geschultes Personal in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Markt – zügig, effizient und innerhalb weniger Stunden. Dabei wird zwischen der Erfassung von Anlagevermögen und Verkaufsartikeln unterschieden.

Fehlbestände: Ursachen und Korrektur

Fehlbestände können auf unterschiedliche Ursachen zurückgeführt werden: falsch etikettierte Artikel, technische Probleme an der Kasse, Diebstahl oder Bruch. Wird etwa in einem Supermarkt ein Produkt beschädigt und unbemerkt unter ein Regal geschoben, bleibt es im System zunächst als verfügbar vermerkt – obwohl es de facto nicht mehr auffindbar ist. Eine sorgfältig durchgeführte Inventur identifiziert solche Diskrepanzen und trägt zur Korrektur bei. Je genauer die Durchführung, desto verlässlicher das Inventurergebnis – ein wesentlicher Faktor für eine realistische Bestandsführung und die Reduktion von Übermengen.

Professionelle Inventur im Einzelhandel mit OMS

Für eine verlässliche Bestandsaufnahme im Einzelhandel ist OMS ein erfahrener Partner. Das geschulte Inventurteam übernimmt die vollständige Durchführung der Inventur inklusive Vorarbeiten, Erfassung und Kontrolle. Die Stichtagsinventur kann auf Wunsch vollständig organisiert und umgesetzt werden. Nach Abschluss erhalten Sie eine aufbereitete Artikelliste, die sich problemlos in Ihr System integrieren lässt.

Langjährige Erfahrung und individuelle Betreuung

OMS verfügt über umfassende Erfahrung in der Organisation und Umsetzung von Inventuren im Einzelhandel. Auch bei der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen Inventur steht Ihnen OMS zur Seite – von der Planung bis zur operativen Durchführung. Ein erfahrener Projektleiter begleitet den Prozess und sorgt für eine strukturierte und effiziente Umsetzung.

Kontaktieren Sie OMS für ein unverbindliches Angebot zur Durchführung Ihrer nächsten Inventur im Einzelhandel.

Die körperliche Inventur ist ein Verfahren zur Ermittlung von Vermögensgegenständen im Unternehmen, die durch Zählen, Messen oder Wiegen festgestellt werden können. Im Lebensmitteleinzelhandel bedeutet dies beispielsweise die vollständige Erfassung aller lagernden Lebensmittelartikel.

Präzision durch physische Bestandsaufnahme

Die körperliche Inventur liefert besonders genaue Ergebnisse hinsichtlich der vorhandenen Bestände. Daher sollte sie – trotz des mitunter beträchtlichen organisatorischen Aufwands – möglichst umfassend durchgeführt werden. In Ausnahmefällen, in denen eine körperliche Erfassung nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, können Werte auch mittels Schätzung und anschließender Bewertung ermittelt werden.

Professionelle Durchführung durch OMS

Für die Durchführung einer körperlichen Inventur ist OMS ein erfahrener Partner – sowohl im Einzelhandel als auch in der Industrie und im Versandhandel. Das Inventurteam von OMS übernimmt die vollständige Bestandsaufnahme aller körperlich vorhandenen Artikel unter Einsatz firmeneigener Erfassungstechnologien – effizient und präzise innerhalb weniger Stunden.

Je nach Bedarf umfasst der Leistungsumfang Vorsortierungen, Vorzählungen, die eigentliche Bestandsaufnahme sowie eine abschließende Kontrolle. Auf Wunsch organisiert OMS die gesamte Stichtagsinventur und übergibt Ihnen nach Abschluss eine strukturierte Artikelliste, die Sie direkt in Ihr System übernehmen können.

Bei der Produktgruppeninventur werden die Waren auf Produktgruppenebene erfasst.

Bei der Stichprobeninventur wird der Bestand von Vermögensgegenständen anhand ausgewählter Teilmengen ermittelt. Diese Methode beruht auf mathemisch-statistischen Verfahren und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine verlässliche Hochrechnung auf den Gesamtbestand. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet § 192 UGB in Verbindung mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Die Inventur ist grundsätzlich zum Bilanzstichtag – also dem letzten Tag des Geschäftsjahres – durchzuführen. In begründeten Ausnahmefällen, etwa bei sehr umfangreichen Warenbeständen, ist es zulässig, die Inventur an einem anderen Stichtag vorzunehmen. Dieser darf bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag liegen. In diesen Fällen ist eine ordnungsgemäße Fortschreibung bzw. Rückrechnung auf den Bilanzstichtag sicherzustellen – gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (§ 191 UGB).

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, zu Beginn seines Unternehmens, zum Ende eines Wirtschaftsjahres sowie bei der Veräußerung oder Auflösung des Betriebes eine körperliche Inventur durchzuführen. Diese Bestandsaufnahme umfasst alle Vermögensgegenstände und erfolgt durch Zählen, Messen oder Wiegen – gemäß den Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung (§§ 189 ff. UGB).

Besonderes Augenmerk ist auf die sorgfältige Durchführung der Inventur zu legen, da sie die Grundlage für eine korrekte Erfolgsermittlung bildet. Die Ergebnisse der Inventur sind essenziell für die Buchführung und die Erstellung des Jahresabschlusses.

Ein MDE-Scanner – auch als Barcode-Scanner bekannt – ist ein mobiles elektronisches Gerät zur digitalen Erfassung von Daten. Mittels Barcode können Informationen zu einem Produkt oder Gegenstand abgerufen werden, die zuvor im System hinterlegt wurden. Solche Geräte werden insbesondere bei der Inventur, der Warenannahme und in der Lagerlogistik eingesetzt, um Arbeitsabläufe effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Die Inventur ist so durchzuführen, dass die Ergebnisse innerhalb angemessener Frist von einer sachverständigen dritten Person – etwa einem Wirtschaftsprüfer – nachvollzogen und geprüft werden können. In der Praxis ist bei vielen Inventuren die Revision direkt vor Ort anwesend, um die ordnungsgemäße und qualitativ hochwertige Durchführung zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Vermögensgegenstände, deren Bestand sich regelmäßig verändert, werden als Umlaufvermögen bezeichnet. Sie verbleiben nicht dauerhaft im Unternehmen, sondern sind dazu bestimmt, kurzfristig umgesetzt – also verbraucht, verkauft oder verarbeitet – zu werden.

Gemäß den Bestimmungen des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) sowie der Bundesabgabenordnung (BAO) ist jeder Unternehmer verpflichtet, zum Abschluss seines Geschäftsjahres eine vollständige Bestandsaufnahme des Vermögens vorzunehmen. Diese Inventur muss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) durchgeführt werden und bildet eine wesentliche Grundlage für den Jahresabschluss.

Eine Inventurfirma ist ein auf die Durchführung von Bestandsaufnahmen spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen. Sie übernimmt die Erfassung von Betriebsmitteln und/oder Anlagegütern in Unternehmen. Diese Tätigkeit – auch als Inventarisierung oder Inventur bezeichnet – ist nach den Vorgaben des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) sowie der Bundesabgabenordnung (BAO) von jedem Unternehmer im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung in der Regel einmal jährlich durchzuführen. Ziel der Inventur ist es, sämtliche Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens festzustellen und zu dokumentieren.

Professionelle Unterstützung durch externe Inventurpartner

Für eine fachgerechte, effiziente und revisionssichere Inventur empfiehlt sich der Einsatz eines erfahrenen Inventur-Dienstleisters. Eine Inventurfirma bringt das notwendige Know-how sowie standardisierte Abläufe mit und verfügt über geschultes Personal. Im Vergleich zur Durchführung mit eigenem Personal liegt der Vorteil klar in der Routine, der technischen Ausstattung und der neutralen Durchführung durch externe Fachkräfte.

OMS – Ihr erfahrener Inventurpartner

Die Inventurfirma OMS ist ein verlässlicher Partner für die Durchführung von Inventuren im Einzelhandel, in der Industrie und bei Versandhändlern. Erfahrenes Inventurpersonal übernimmt die vollständige Bestandsaufnahme aller körperlich vorhandenen Artikel und Anlagegüter mit eigener Erfassungstechnik – rasch, präzise und innerhalb weniger Stunden.

Je nach Kundenwunsch umfasst das Leistungsspektrum Vorsortierungen, Vorzählungen, die eigentliche Zählung sowie eine abschließende Kontrolle. Die Stichtagsinventur kann auf Wunsch vollständig durch OMS organisiert und durchgeführt werden. Nach Abschluss erhalten Sie eine aufbereitete Artikelliste, die Sie direkt in Ihr System übernehmen können.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Nicht gelistete Artikel sind Waren, die im Zuge der Inventur physisch erfasst wurden, jedoch im Warenwirtschaftssystem nicht hinterlegt sind. Sie gelten dort als unbekannt und müssen im Anschluss überprüft und gegebenenfalls manuell nacherfasst oder korrigiert werden.

RFID steht für „Radio Frequency Identification“ und bezeichnet eine Technologie zur berührungslosen Identifizierung von Gegenständen mittels Funkwellen.

Ein RFID-System besteht aus einem Transponder, der an einem Objekt angebracht ist, sowie einem mobilen Lesegerät, das die vom Transponder gesendeten Daten erfasst und verarbeitet. Diese Technik wird unter anderem zur Lagerverwaltung, Warenerfassung und Inventurdurchführung eingesetzt.

Die verlegte Inventur ist ein Verfahren zur Vereinfachung der Inventurdurchführung. Dabei wird die körperliche Bestandsaufnahme nicht exakt am Bilanzstichtag vorgenommen, sondern in einem zulässigen Zeitraum – bis zu drei Monate davor oder bis zu zwei Monate danach. Diese Methode ermöglicht es Unternehmen, den Inventurzeitpunkt besser an interne Betriebsabläufe anzupassen.

Ein wesentlicher Vorteil dieser auch als zeitversetzte Inventur bezeichneten Vorgehensweise liegt in der organisatorischen Flexibilität: Unterschiedliche Lager oder Warenbereiche können zu separaten Terminen gezählt werden, wodurch der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand entsteht dabei vor allem durch die notwendige Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Bestände auf den Bilanzstichtag.

Im Gegensatz zur permanenten Inventur ist die verlegte Inventur auch bei Unternehmen zulässig, die kein Lagerbuch führen. Nach erfolgter körperlicher Erfassung der Vermögensgegenstände wird der mengenmäßige Bestand mithilfe der Buchhaltung auf den Bilanzstichtag angepasst – ausschließlich durch wertmäßige Korrekturen.

Die Bewertung der Lagerabgänge zwischen Inventurstichtag und Bilanzstichtag erfolgt in der Regel anhand durchschnittlicher Einkaufspreise. Bei einer vorgezogenen Inventur werden die Abgänge abgezogen, bei einer nachgelagerten Inventur hinzugerechnet. Gleiches gilt sinngemäß für Zugänge, die entsprechend berücksichtigt werden müssen.

Rechtliche Grundlage für dieses Verfahren bilden die Bestimmungen des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) in Verbindung mit den steuerlichen Richtlinien, insbesondere der Einkommensteuerrichtlinie (EStR). Für bestimmte Warengruppen – wie verderbliche oder besonders wertvolle Güter sowie solche mit steuerlichen Begünstigungen – ist die verlegte Inventur nicht zulässig. Diese Einschränkungen gelten ebenso für die permanente Inventur.

Die Fortschreibung bzw. Rückrechnung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Dabei ist sicherzustellen, dass das Inventurergebnis der verlegten Inventur dem entspricht, was bei einer Inventur am Bilanzstichtag erzielt worden wäre. Fehlt eine körperliche Bestandsaufnahme oder weist das Inventarverzeichnis wesentliche Mängel auf, kann dies zur Aberkennung der ordnungsgemäßen Buchführung führen. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt.