In overeenstemming met Sectie 266 HGB bestaan vaste activa uit de volgende posten:

• Immateriële activa
• Materiële vaste activa
• Financiële activa

Activa met een lage aanschafwaarde van minder dan € 150 of € 410 hoeven niet te worden opgenomen als vaste activa. Alleen items die bedoeld zijn om de bedrijfsactiviteiten op een permanente basis te dienen, moeten worden opgenomen als vaste activa (§247 HGB).

In de detailhandel wordt de inventarisatie meestal uitgevoerd op de verslagdatum. De voorbereidingen voor de inventarisatie worden vaak in de dagen ervoor getroffen, zodat de inventarisatie zo snel en gemakkelijk mogelijk kan worden uitgevoerd. Inventarisatie in de detailhandel omvat het inventariseren van fysieke artikelen en wordt enerzijds gebruikt voor de noodzakelijke afsluiting van het boekjaar en anderzijds voor de afstemming en correctie van de voorraadniveaus voor boekhoudkundige doeleinden en de correcte opstelling van de balans.

Inventaris in de loop van de tijd door technologie

Zoals veel dingen in de detailhandel is het bijhouden van voorraden de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Vroeger was het bijvoorbeeld gebruikelijk om op 31 december aan het einde van het kalenderjaar de goederen te inventariseren. De hoeveelheden werden op kleine kaartjes genoteerd en vervolgens door een ander team gecontroleerd. In de loop van de tijd werden helpers toegevoegd aan het inventarisatieteam die de inventaris al vooraf hadden geteld of geanalyseerd. Als gevolg daarvan moesten veel kleine artikelen in tientallen worden gegroepeerd of moesten kabels per meter worden afgerold en gemeten. De inventariscontrole duurde vaak tot laat op oudejaarsavond. Na de invoering van de scannercode heeft de detailhandel veel voordelen, zowel bij de registratie van de verkoop als bij de ontvangst van goederen. Maar het inventariseren gaat op deze manier natuurlijk ook gemakkelijker en sneller, omdat medewerkers lezers krijgen en de schappen één voor één doorlopen. Een klassieke inventarisatie, zoals in een elektronicawinkel, vindt één keer per jaar plaats, waarbij alle artikelen worden geteld en gecontroleerd op volledigheid. Als een product een belangrijk onderdeel mist, moet dit door de teamleider worden genoteerd als onderdeel van de inventarisatie - tenslotte is alleen de daadwerkelijke en verkoopbare voorraad belangrijk.

Hoe worden stocktakes georganiseerd in de detailhandel?

Om nog beter met de resultaten van de inventarisatie te kunnen werken, worden inventarisaties tegenwoordig ook met kortere tussenpozen maandelijks uitgevoerd. Om de werkdruk voor het winkelpersoneel verder te verlagen, worden de tellingen tijdens kantooruren uitgevoerd en worden de gegevens onmiddellijk doorgestuurd naar het betreffende hoofdkantoor. De nieuwe voorraden worden onmiddellijk verwerkt en de hoeveelheden worden ingevoerd. Dit betekent dat er minder voorraadafwijkingen zijn en dat deze bijgewerkt kunnen worden geboekt. Er zijn ook externe dienstverleners zoals OMS Inventuren die, in overleg met de winkel, binnen een paar uur alles volledig tellen en de totalen van de inventaris doorgeven. De specialist maakt onderscheid tussen goederen- en artikelinventarisaties.

Hoe ontstaan voorraadtekorten eigenlijk en waarom ontstaan ze tijdens een inventarisatie?

Aan de ene kant kan dit gebeuren door per ongeluk verkeerd gelabelde goederen en kassaproblemen, maar aan de andere kant kan het ook komen door diefstal of breuk. Bijvoorbeeld, een pak zalm valt in een kruidenierswinkel en wordt per ongeluk met het winkelwagentje onder de goederendrager geduwd. Het artikel is niet langer fysiek aanwezig en kan niet worden teruggevonden. De hoeveelheid is echter onjuist in de computer en wordt gecorrigeerd tijdens het inventariseren. Hoe nauwkeuriger en betrouwbaarder het werk is, hoe nauwkeuriger het eindresultaat zal zijn. Het is daarom in het belang van de detailhandelaar om met echte cijfers te werken en ook om overtollige voorraad te reduceren.

Voorraadbeheer in de detailhandel met OMS

Het inventarisatiebedrijf OMS is de juiste partner voor het uitvoeren van een inventarisatie in de detailhandel. Ervaren inventarisatiemedewerkers voeren binnen enkele uren de inventarisatie van alle fysieke artikelen uit met behulp van onze eigen inventarisatietechnologie. Afhankelijk van de eisen van de klant omvat dit voorsorteer- en voortelwerk, evenals het registreren van de voorraad en controles achteraf. Op verzoek kan OMS de fysieke inventarisatie volledig voorbereiden en uitvoeren, zodat u na het succesvol afronden van de inventarisatie alleen nog maar de lijst met artikelen hoeft te importeren in uw systeem.

Ervaring met inventariseren in de detailhandel

U kunt ook profiteren van de jarenlange ervaring van OMS in het uitvoeren van inventarisaties in de detailhandel bij het plannen en voorbereiden van de inventarisatie, die wettelijk eenmaal per jaar moet worden uitgevoerd in uw bedrijf.
De inventarisatie wordt voorbereid en beheerd door een ervaren projectmanager die u met raad en daad terzijde staat. Neem contact op met OMS voor een vrijblijvende offerte voor uw inventarisatie in de detailhandel!

De fysieke inventaris is een procedure voor het bepalen van de inventaris van bedrijfsmiddelen die kan worden vastgelegd door te tellen, meten of wegen. Als je een detailhandelaar in voedingsmiddelen bent, betekent de fysieke inventarisatie het registreren van alle voedingsmiddelen.

Nauwkeurigheid met fysieke inventarisatie

Fysieke inventarisatie geeft zeer nauwkeurige resultaten van bestaande voorraden. Daarom moet het zo uitgebreid mogelijk worden gebruikt, ook al kost het veel operationele inspanning. In gevallen waar fysieke inventarisatie onmogelijk of onredelijk is, kunnen operationele activa ook worden bepaald door middel van een schatting met daaropvolgende waardering.

Fysieke inventarisatie met OMS

Het inventarisatiebedrijf OMS is de juiste partner voor het uitvoeren van een fysieke inventarisatie, zowel in de detailhandel, de industrie als voor postorderbedrijven. Ervaren inventarisatiemedewerkers voeren binnen enkele uren de inventarisatie van alle fysieke items uit met behulp van onze eigen inventarisatietechnologie. Afhankelijk van de eisen van de klant omvat dit voorsorteren en voortellen, evenals het registreren van de voorraad en controles achteraf. Op verzoek kan OMS de fysieke inventarisatie volledig voorbereiden en uitvoeren, zodat u na het succesvol afronden van de inventarisatie alleen nog maar de lijst met artikelen hoeft te importeren in uw systeem.

In de productgroepinventaris worden goederen geregistreerd op productgroepniveau.

Bij inventarissteekproeven wordt de inventaris van activa bepaald op basis van steekproeven met behulp van mathematisch-statistische methoden (Sectie 241 HGB).

De inventaris moet worden uitgevoerd op de balansdatum (laatste dag van het boekjaar) of 10 dagen voor of na elke jaarrekening van het boekjaar. Als dit om bepaalde redenen niet mogelijk is (bv. zeer grote voorraden), kan de inventaris ook worden uitgevoerd op een dag die is gepland binnen drie maanden vóór of twee maanden na de balansdatum.

Elke handelaar moet een fysieke inventaris uitvoeren van alle activa aan het begin van zijn bedrijf, aan het einde van een boekjaar en wanneer het bedrijf wordt verkocht of ontbonden. Deze inventarisatie wordt uitgevoerd door meten, tellen en wegen (§240 HGB).

Er moet voor worden gezorgd dat de inventaris grondig wordt uitgevoerd, omdat alleen dan de exacte bepaling van de winst kan worden gegarandeerd. De resultaten van de inventarisatie vormen de basis voor de boekhouding en de jaarrekening.

Een MDE-scanner (mobile data capture) of een zogenaamde barcodescanner is een mobiel elektronisch apparaat dat wordt gebruikt voor het digitaal vastleggen van gegevens. Een barcode kan worden gebruikt om informatie over het product of item op te halen die eerder in het systeem was opgeslagen.

De inventarisatie moet zodanig worden uitgevoerd dat de resultaten binnen een redelijke termijn door een deskundige derde partij (bijvoorbeeld een auditor) kunnen worden geanalyseerd. Voor veel inventarisaties is de auditafdeling direct ter plaatse om de professionele en hoogwaardige uitvoering te controleren.

Activa waarvan de voorraad regelmatig verandert, worden vlottende activa genoemd. Vlottende activa worden niet permanent aangehouden door het bedrijf en dienen om te worden gerealiseerd.

Volgens artikel 240 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) is elke handelaar verplicht om zijn inventaris op te maken aan het einde van zijn boekjaar. Dit moet gebeuren in overeenstemming met de principes van een goede boekhouding.

Een inventarisbedrijf is een dienstverlenend bedrijf dat gespecialiseerd is in het inventariseren van de bedrijfsmiddelen en/of vaste activa van een bedrijf. Volgens § 240 HGB en §§ 140/141 AO moet deze activiteit, bekend als inventarisatie, door elke ondernemer worden uitgevoerd als onderdeel van een goede boekhouding, meestal één keer per jaar. De inventaris bepaalt en registreert de activa en passiva van een bedrijf.

Het inventarisatiebedrijf als dienstverlener

Een ervaren inventarisatiebedrijf staat garant voor een professionele en controleerbare inventarisatie. Een ervaren inventarisatiedienstverlener heeft de nodige expertise om de inventaris voor te bereiden en uit te voeren. Het voordeel van een inventarisatiebedrijf ten opzichte van de eigen werknemers van het bedrijf is duidelijk de ervaring en routine van de dienstverlener.

OMS - ervaren inventarisatiebedrijf

Het inventarisatiebedrijf OMS is de juiste partner voor het uitvoeren van inventarisaties in de detailhandel, de industrie en voor postorderbedrijven. Ervaren inventarisatiemedewerkers voeren binnen een paar uur de inventarisatie uit van alle fysieke artikelen en vaste activa met behulp van hun eigen inventarisatietechnologie. Afhankelijk van de eisen van de klant omvat dit voorsorteren en voortellen, maar ook het registreren van de voorraad en controles achteraf. Op verzoek kan de inventarisatie volledig worden voorbereid en uitgevoerd door het inventarisatiebedrijf OMS, zodat u alleen de itemlijst die is voorbereid volgens uw vereisten hoeft te importeren in uw systeem nadat de inventarisatie met succes is voltooid.

Neem nu contact met ons op

Niet-genoteerde items zijn items die werden geregistreerd tijdens de inventarisatie, maar niet zijn opgeslagen in het systeem. Ze worden daarom als onbekend in het systeem beschouwd en moeten opnieuw worden bewerkt.

RFID staat voor Radio Frequency Identification. RFID-technologie maakt de contactloze identificatie van voorwerpen mogelijk.

Een RFID-systeem bestaat uit een transponder en een mobiele lezer die de gegevens registreert die door de transponder worden verzonden.

Uitgestelde inventarisatie is een procedure om de inventarisatie te vereenvoudigen. De inventarisatie kan worden uitgevoerd binnen een periode van maximaal drie maanden voor en maximaal twee maanden na de balansdatum.

Het voordeel van deze procedure, die ook bekend staat als uitgestelde inventarisatie, is dat de datum van de inventarisatie kan worden afgestemd op de omstandigheden van operationele processen. Verschillende magazijnen of goederen kunnen zelfs op verschillende dagen worden geïnventariseerd. Op deze manier kan de inventarisatie zo getimed worden dat de productieve processen zo min mogelijk verstoord worden. Aan de andere kant wordt het extra werk dat de verschoven inventarisatie ongetwijfeld met zich meebrengt uitgevoerd in de bedrijfsadministratie.

In tegenstelling tot permanente inventarisatie is uitgestelde inventarisatie ook toegestaan voor bedrijven die geen voorraadadministratie bijhouden. De reden hiervoor is dat zodra de fysieke hoeveelheid van de activa is vastgelegd door de inventarisatie, aanpassingen die nodig zijn om de activa op de balansdatum op te nemen, alleen worden gedaan in termen van waarde. De benodigde cijfers worden geleverd door de boekhoudafdeling.

De waardering van vervreemdingen tussen de inventaris en de balansdatum is niet problematisch omdat hiervoor de gemiddelde aankoopprijzen worden gebruikt. De voorraden worden dan bijgewerkt door de verkopen tijdens de eerste inventarisatie af te trekken, terwijl deze moeten worden toegevoegd tijdens de daaropvolgende inventarisatie. Voor toevoegingen moet de omgekeerde procedure worden gevolgd.

Deze bepalingen zijn gebaseerd op artikel 241 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en EStR (Income Tax Guideline) 2008 R 5.3, volgens welke goederen die de neiging hebben te krimpen, breekbaar of bederfelijk worden door hun aard, waardevolle goederen en goederen waarvoor belastingverminderingen zijn aangevraagd, worden uitgesloten van de uitgestelde inventaris. Dit principe is ook van toepassing op de permanente inventaris.

De waarde van de inventarisgoederen moet worden bijgewerkt of teruggerekend naar de balansdatum in overeenstemming met de beginselen van een goede boekhouding. In het bijzonder moet ervoor worden gezorgd dat de uitgestelde inventaris een resultaat oplevert dat overeenkomt met de inventaris op de balansdatum. De bovengenoemde richtlijnen voor de inkomstenbelasting bepalen ook dat de boekhouding wordt geacht niet correct te zijn uitgevoerd als de feitelijke inventaris ontbreekt of de inventarislijst significante tekortkomingen vertoont. In geval van twijfel moet de procedure worden overeengekomen met het verantwoordelijke belastingkantoor.